На підставі пункту 5.26 зазначеного ГОСТУ, відмітка про завірення копії оформляється для підтвердження відповідності копії документа (виписки з документа) оригіналу документа.
Відмітка про завірення копії проставляється під реквізитом «підпис» і включає: слово «Вірно»; найменування посади особи, яка засвідчує копію; його власноручний підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення копії (виписки з документа).
Якщо копія видається для подання в іншу організацію, відмітка про завірення копії доповнюється написом про місце зберігання документа, з якого була виготовлена копія ( «Оригінал документа знаходиться в (найменування організації) в справі №. За. Рік») та засвідчується печаткою організації.
Для здійснення відмітки про завірення копії може використовуватися штамп.
Наприклад, роботодавці при звільненні працівника зобов'язані будуть правильно завірити копії необхідних документів. Вимога завіряти копії документів встановлено ст. 62 ТК РФ.
Який штраф загрожує компанії, якщо буде допущена помилка при засвідченні копії документа?
На підставі ст. 5.27 КоАП РФ, попередження або накладення адміністративного штрафу на посадових осіб (індивідуальних підприємців) у розмірі від 1000 до 5000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян; на юридичних осіб - штраф від 30 тис.руб. до 50 тис. руб. рублів (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
При повторному порушенні:
- адміністративний штраф на посадових осіб (індивідуальних підприємців) у розмірі від 10 000 до 20 000 рублів або дискваліфікацію на строк від одного року до трьох років;
- на юридичних осіб - штраф від 50 000 до 70 000 рублів ((п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).