На перший погляд термін резервування відпускних днів може здатися нісенітницею, але бухгалтерам і людям, які ведуть на підприємстві звітність, він більш ніж просто ясний.
Відповідно до чинного російського законодавства, кожен найманий співробітник має право отримати оплачувану відпустку, надається він щорічно і фіксується в документації належним чином. «Відгуляти» працівник повинен не менше 24 календарних днів за останні 365 днів.
Однак трапляється й так, що працівник не бажає йти у відпустку або хоче взяти його під час гарячих літніх днів, коли відпочити збирається мало не половина колективу, але т. К. Комусь доводиться працювати, йому відмовляють. Таким чином, на балансі накопичується безліч часу для відпочинку, на який працівник має право розраховувати. Але ось настає довгоочікуваний момент, коли відпустка узгоджена з начальством і можна вирушати відпочивати.
У цьому випадку працівник має право вибрати для себе найкращий із запропонованих варіантів:
- витребувати компенсаційну виплату, призначену за накопичилася кількість відпусток;
- використовувати за один раз відразу все відпустки, тим самим полегшивши долю роботодавця, тепер він нічого не винен.
Якщо начальство не погоджується відпустити вас відпочивати в рахунок повних відпусток, нагадайте йому, що тоді ви претендуєте на грошову компенсацію. У більшості випадків це відчутні витрати для підприємства, нікому не вигідно просто так розлучатися з грошима.
Якщо керівництво не згодне з одноразовою виплатою, закон дозволяє розділити всю суму на кілька місяців, протягом яких працівник буде отримувати так звану допомогу в грошовому еквіваленті. Ці витрати якраз припадають на резерв відпускних. Бухгалтер зобов'язаний відобразити цю витратну частину в бухгалтерській звітності. Як тільки настає сезон відпусток, фірма погашає заборгованість з резерву, таким чином, зникає проблема, звідки взяти вільні суми на оплату по відпустках.
Резерв відпусток утворюється виключно для щорічних відпусток, до яких відносяться основні і додаткові, сюди ж входять відпустки з дітьми. Всі інші різновиди відпусток не сприймають формування резерву відпусток.
Особливості резервування відпускних відрахувань
Щоб не помилитися у вказівці величин, краще орієнтуватися на дані про суми за попередній звітний період.
Розрахувати щомісячний відсоток за відпускними, покладеним працівникові, нескладно, просто підставте під формулу числові показники:
% Виплат в резерв = можлива величина витрат на виплати по відпустках за 1 рік / можлива величина витрат на заробітну плату за 1 рік × 100%.
розмір щомісячних відрахувань у резерв відпусток = (сума реальних витрат на заробітну плату за 1 місяць + розмір обов'язково вносяться страхових внесків) ×% відрахувань в резерв на виплати за відпускними / 100%.
Підраховувати щомісячні відрахування, належні на формування та облік резерву, потрібно в спеціально призначеному для цього податковому регістрі, який називається кошторисом.
- На останнє число кожного місяця повинна припадати одна і та ж сума відрахувань, які йдуть в витратну частину на заробітну плату працівникам до тих пір, поки величина резерву зрівняється з розміром витрат на виплати по відпускним за 1 рік. Після цього нарахування в резерв відпусток перестають розраховуватися, відповідно, до податкових витрат вони теж не входять.
- Реальні витрати по оплаті відпускних днів, в тому числі суми підрахованих страхових внесків, протягом календарного року в податкових витратах не враховуються. Якщо роботодавець виділив гроші на компенсацію за невикористану відпустку, в рахунок резервної складової ця сума не може бути списана, компенсацію відносять до витрат на заробітну плату.
Для прояснення питання розглянемо часто зустрічаються на підприємствах ситуації.
Ситуація 1. Компанія ініціює формування і подальший облік резерву щодо виплат відпусток в майбутньому році.
Завдання бухгалтера - визначити, скільки відпускних днів, які заплановані на поточний календарний рік, співробітники не використовували. Ведучи облік по кожному співробітнику, який не використав відпустку або використав не в повному розмірі, визначитеся з грошовою масою, необхідної для здійснення виплат невикористаних діб. Для цього існує формула:
потрібна для виплати по невикористаним відпускними днях сума = (середньоденний заробіток працівника × 2 × сукупний тариф щодо обов'язкових страхових відрахувань) × чисельність днів невикористаної частини відпустки.
Підсумуйте грошові маси, потрібні для погашення виплат невикористаних відпускних щодо кожного працівника. Отриманий показник є залишком резерву відпусток, який бухгалтер зобов'язаний перенести на майбутній рік.
Ситуація 2. Підприємство відклало в сторону формування резерву відпусток в наступаючому році, це рішення було відображено в обліковій політиці організації.
Т. к. Підприємство відмовилося вести облік резерву за відпускними, орієнтиром стає сума реальних витрат на оплату відпусток:
Облік резерву відпусток на прикладі
ТОВ «Рембуд» починає формування в бухгалтерському обліку резерву на оплату відпускних. Нехай всі працівники фірми до початку підзвітної періоду «відгуляли» належні їм відпустки. Облік резерву на оплату відпусток в даному випадку обчислюється за правилами:
Фактичні витрати на виплати по відпускним рівні:
Решта проводки робляться за подобою зазначених.