Важливі дрібниці: як оформляти первинні документи за торговельними операціями, щоб отримати з покупця прострочену дебіторку
Постановою Держкомстату Росії від 25.12.98 N 132 затверджено уніфіковані форми первинної облікової документації. До них відносяться товарна накладна (уніфікована форма ТОРГ-12), специфікація (форма № ТОРГ-10) і товарно-транспортна накладна (форма №1-Т). Однією з відмінностей № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» є те, що замість уніфікованих форм організації будуть розробляти свої форми і затверджувати їх в облікову політику підприємства. Проте, власні форми організації зобов'язані утримувати всі необхідні реквізити.
Далі ми розглянемо обов'язкові реквізити, які повинні бути відображені в первинних документах на паперових носіях, а також причини, за якими ці документи можуть бути визнані недійсними.
1. Найменування документа
Перше, на що важливо звертати увагу, це реквізити договору в накладній. Часто в графі «Підстава» товарною накладною можна зустріти напис «договір поставки» або «основний договір». Це не вірно. Графа повинна містити посилання на реквізити Договору поставки (номер договору і дату його складання), якщо поставка здійснюється в рамках певного договору. В іншому випадку, таке відвантаження вважається внедоговорной. І в суді нічого не візьмеш.
2. Дата складання документа
Необхідно уважно відслідковувати дату складання вхідних і вихідних первинних документів. «Первинка» повинна виписуватися строго в момент здійснення господарської операції, або відразу після її закінчення. Цілком можливо, документ із запізненням надійде в компанію, але дата виписки повинна відповідати дню, коли проведена операція.
3. Найменування організації, від імені якої складено документ
Тут все гранично зрозуміло, питань виникнути не повинно.
5. Вимірники операції в натуральному і грошовому вираженні
Вся первинна документація складається строго в рублях. Неприпустимо використовувати в якості вимірювача «у.о.» або валюту. При необхідності компанія може внести в свою або уніфіковану форму документів додатковий реквізит для відображення суми в іншій валюті, крім рублів. Також додатковими реквізитами можуть бути логотип компанії і ін.
6. Особисті підписи і найменування посад співробітників, які відповідальні за здійснення операції
Прикладами некоректного оформлення первинних документів можуть служити невідповідність підпису уповноваженої * особи в розшифровці або відсутність розшифровки, а також підписання первинних документів невстановленою особою або використання факсимільного підпису. Ці порушення може виглядати по-різному, але наслідки завжди має неприємні. Закон N 402-ФЗ не регламентує порядок надання права підпису первинних облікових документів, не містить переліку посад осіб, які підписують документи, якими оформляються операції з грошовими коштами. Очевидно, дані питання можуть вирішуватися всередині компанії по-різному. Угода, в якій стоїть підпис неуповноваженого особи, може бути визнана укладеною від імені і в інтересах підписанта. Отже, відповідальність в даному випадку несе фізична особа, а не організація.
Якщо уповноважена особа, візуючи документ, 1) не вказує номер наказу (довіреності), що наділяє його такими повноваженнями 2) не робить розшифровки свого підпису (прізвище та ініціали), залишаючи незаповненим вбиті в друковану форму П.І.Б. генерального директора та / або головного бухгалтера, вважається, що підпис поставлена невстановленими особами. У разі, коли документи підписує індивідуальний підприємець, необхідно вказати реквізити свідоцтва про його державну реєстрацію.
Факсимільне відтворення підпису покупця не є доказом поставки товару, якщо можливість використання факсиміле не передбачена договором.
7. Наявність відбитка печатки
Первинні документи, як правило, завіряються печатками. Друк повинна містити повне фірмове найменування юридичної особи на російській мові і вказівку на його місце знаходження. Саме така печатка повинна стояти поряд з абревіатурою «М.П.» в самій формі товарною накладною.
Друку, які використовуються організаціями в своїх філіях та відокремлені підрозділи, повинні містити всі обов'язкові реквізити: ІПН організації, повне найменування організації російською мовою, місцезнаходження організації та найменування структурного підрозділу. Порядок використання печаток уповноваженими особами повинен бути затверджений розпорядчим документом по організації.
Саме ці реквізити важливо перевіряти в першу чергу як в тій «первинці», яку розробляє компанія самостійно, так і в тій, яку вона приймає від своїх контрагентів.
При видачі вантажоперевізником довіреності на свою довірену особу для приймання вантажу, відмітка цієї особи про прийняття вантажу до перевезення (дата, підпис, ініціали та прізвище) може бути проставлена в приймально-передавального документі вантажоперевізників, або в накладній Постачальника. Для підтвердження факту отримання товару покупцем (одержувачем) Постачальника може знадобитися товарно-транспортна накладна (форма №1-Т) з заповненим розділом №2: «Транспортний розділ».
Виправлення в первинних документах
При необхідності в будь-первинні облікові документи, крім банківських і касових, можна вносити виправлення. Для цього неправильний текст / сума закреслюється горизонтальною лінією, а над ним вказується вірний, ставиться дата виправлення, печатка і підпис. Виправлення повинно бути обумовлено надписом "виправлено". Правити документи можна тільки в момент їх виписки, а завіряти виправлення повинні виключно ті особи, які їх підписували.
- наявність номенклатури і кількості товару в товарною накладною (не повинно бути ніяких «канцтоварів» і «транспортних послуг»;
- наявність «живої» підпису та печатки. тому як, якщо в розшифровках стоять різні прізвища, а підпис в обох випадках одна, найімовірніше, це підпис довіреної особи, але без вказівки наказу або доручення вона може бути визнана недійсною;
- повноту реквізитів вантажоодержувача, відправника вантажу, постачальника і платника, в тому числі банківських. В прийняття компанією форми первинної облікової документації (за деякими винятками), організація при необхідності може вносити додаткові реквізити, зберігши при цьому всі обов'язкові реквізити.
Ці прості правила допоможуть Вам тримати руку на пульсі і бути впевненими в тому, що при зверненні до суду, ваша правота буде підкріплена документально і знайде підтримку з боку охоронців закону. Якщо у вас виникнуть питання щодо оформлення первинки, звертайтеся в НФК - складно знайти іншу галузь, де проходить стільки документів з торговельних операцій.
* Уповноважена особа - особа, наділена офіційними повноваженнями здійснення певних дій.