На цьому уроці ми познайомимося з можливостями "трійки" (1С: Бухгалтерія 8.3, редакція 3.0) в частині виплати заробітної плати співробітників через банк.
У бухгалтерів, які стикаються з такими виплатами вперше, виникає багато питань і ми сьогодні постараємося розібрати основні з них.
Виплачувати зарплату через банк можна двома способами:
- За допомогою зарплатного проекту.
- Без зарплатного проекту.
За зарплатним проектом
Під зарплатних проектом розуміється угоду з банком, згідно з яким банк відкриває для кожного працівника організації свій особовий рахунок.
У день зарплати організація перераховує заробітну плату всіх працівників на спеціальний зарплатний рахунок в цьому банку однією сумою.
При цьому до платіжці прикладається відомість із зазначенням особових рахунків працівників і сум до виплати. Банк відповідно до цієї декларації сам розподіляє кошти по особових рахунках працівників.
При цьому у різних банків є різні можливості і вимоги по роботі з зарплатних проектом, якщо мова йде про електронний документообіг, тобто, коли ми перераховуємо гроші на зарплатний рахунок через клієнт-банк.
У цьому випадку (банк-клієнта) після відправки платіжного доручення в банк посилається лист у довільній формі з додатком до нього одного з наступних варіантів (залежить від вимог та можливостей банку):
- роздрукована і відсканована відомість виплат по особових рахунках
- файл вивантаження прямо з 1С
- файл вивантаження зі спеціальної програми, яку дає банк
Якщо ми посилаємо в банк відомість у вигляді файлу (вивантаження), то зазвичай банк у відповідь надсилає нам файл-підтвердження, який ми можемо також завантажити в 1С.
Створення зарплатного проекту
Заходимо в розділ "Зарплата і кадри" пункт "Зарплатні проекти":
Створюємо зарплатний проект для ощадбанку:
Ось його картка:
Галку "Використовувати обмін електронними документами" навмисно не ставимо, щоб розібрати випадок, коли ми відправляємо відомість банк в надрукованому вигляді.
Вводимо особові рахунки для співробітників
Припустимо, що банк створив особовий рахунок для кожного зі співробітників. Як занести ці рахунки в систему? До речі навіщо ми це хочемо зробити? Потім, щоб у відомості, яку ми будемо формувати для банку навпроти ПІБ співробітника стояв ще й його особовий рахунок.
Якщо у нас багато співробітників - можна скористатися обробкою "Введення особових рахунків":
Але в прикладі у нас всього 2 співробітника, тому занесемо їх особові рахунки вручну, прямо в їх картки (заодно будемо знати де вони зберігаються).
Заходимо в розділ "Зарплата і кадри" пункт "Співробітники":
Відкриваємо картку першого співробітника:
І переходимо в розділ "Виплати і облік витрат":
Тут вибираємо зарплатний проект і вводимо номер особового рахунку, отриманий з банку:
Те ж саме робимо з другим співробітником:
нараховуємо зарплату
Заходимо в розділ "Зарплата і кадри" пункт "Всі нарахування":
Нараховуємо та проводимо заробітну плату:
виплачуємо зарплату
Далі заходимо в розділ "Зарплата і кадри" пункт "Ведомости в банк":
Створюємо новий документ, в якому вказуємо зарплатний проект і вибираємо співробітників (зверніть увагу, щоб підхопилися їх особові рахунки):
Проводимо документ і роздруковуємо відомість для банку:
Ось як вона виглядає:
На підставі відомості формуємо платіжне доручення:
У ньому загальною сумою переводимо зарплату на зарплатний рахунок банку, в якому у нас відкритий зарплатний проект:
Разом з цією платіжкою не забуваємо докласти відомість (з реєстром особових рахунків і виплат), роздруковану вище в тому вигляді, в якому вимагає банк (зазвичай це довільне лист через банк клієнт).
Робимо вивантаження реєстру в банк
Розглянемо можливість вивантаження відомості (реєстру) у вигляді файлу в банк. Якщо ваш банк підтримує таку можливість (або це його вимога), то заходимо в розділ "Зарплата і кадри" пункт "Зарплатні проекти":
Відкриваємо наш зарплатний проект і ставимо галку "Використовувати обмін електронними документами":
Знову переходимо в розділ "Зарплата і кадри" і бачимо, що з'явилося два нових пункти. Нас цікавить пункт "Обмін з банками (зарплата)":
Тут є три базові можливості вивантаження в банк:
- зарахування зарплати
- Відкриття особових рахунків
- Закриття особових рахунків
Зупинимося на першому пункті. Він дозволяє зробити вивантаження нашої відомості в файл, який потім відправляється довільним листом через клієнт-банк.
Для цього виділяємо потрібну нам відомість і натискаємо кнопку "Вивантажити файл":
Коли з банку прийде відповідь, в ньому буде файл-підтвердження. Потрібно зайти в цю ж обробку і завантажити цей файл через кнопку "Завантажити підтвердження". За допомогою цього чудового механізму ми зможемо відстежувати які відомості були оплачені банком, а які ні.
Без зарплатного проекту
У цьому випадку кожен працівник сам відкриваємо рахунок в будь-якому банку (на його розсуд) і повідомляє організації повні реквізити цього рахунку. Також співробітник пише заяву на перерахування його заробітної плати на цей рахунок.
Організація в день виплати перераховує суму належну співробітнику на його рахунок окремим платіжним дорученням.
Цей спосіб дуже незручний для бухгалтерії. особливо, коли в компанії великий штат співробітників, тому багато бухгалтерів воліють замовчувати про цю можливість.
В цьому випадку ми у відомості на виплату не вказуємо зарплатний проект:
І створюємо окреме платіжне доручення на кожного зі співробітників з видом операції "Перерахування заробітної плати працівнику".
У цьому дорученні вибираємо одержувач "Співробітник", вказуємо співробітника і звідси ж створюємо або вибираємо розрахунковий рахунок співробітника. На жаль, в останній версії бухгалтерії цей рахунок можна створити тільки з платіжного доручення:
Ми молодці, на цьому все