У кожній організації систематично видаються грошові кошти в підзвіт, цілі для їх отримання досить різні, головне завдання працівників бухгалтерії, є контроль і здача авансових звітів, в даній статті вчимося заповнювати авансовий звіт.
Компанія видає кошти з каси для господарських потреб, а так само на різні витрати, які можуть бути пов'язані з відрядженнями своїх працівників. При видачі з каси оформляється видатковий касовий ордер, після його заповнення він повинен бути підписаний керівником і головним бухгалтером. Підзвітна особа після видачі йому готівки повинен заповнити авансовий звіт, який містить інформацію про витрачених коштах. Видача грошових коштів під звіт дозволяється тільки тим особам, які перебувають у трудових відносинах з підприємством. Видача іншим особам забороняється. Для обліку виданих грошей заповнюється авансовий звіт. Форма авансового звіту затверджена Міністерством фінансів.
Вчимося заповнювати авансовий звіт
Бланк авансового звіту виглядає у вигляді двостороннього документа. Підзвітні особи свої відомості заповнюють на лицьовій стороні, а так же ними заповнюватися 1 і 6 графа на перевертнів боці несуча інформацію про витрачених сумах при цьому додається документ, який дані витрати підтверджує. Бухгалтерія перевіряє заповнення авансового звіту і наявність всіх необхідних документів, які підтверджують вироблені витрати. 7 і 10 графа містить відомості про витрати, які бухгалтер приймає до уваги. Перевірений звіт завіряється керівником підприємства.
Підстава для відпуску грошових коштів, є заява, в якому повинна бути вказана мета для отримання авансу, а так само передбачуваний термін отримання грошових коштів. Після заяву вирушає до керівника підприємства, згодом воно передається в бухгалтерію для видачі готівки.
Прикладені документи до авансового звіту повинні виглядати наступним чином:
* Документи повинні подаватися в оригіналі;
* Форма повинна відповідати прийнятим вимогам;
* Повинна бути зв'язок додаткових документів до авансового звіту, за яким буде відбуватися видача грошей;
* Якщо є залишок грошових коштів їх необхідно повернути до каси підприємства за прибутковим ордером, якщо гроші, що залишилися співробітником не повернуто, то організація має повне право вилучити не повернуті гроші з заробітної плати співробітника.
Як заповнити авансовий звіт
* Заповнення авансового звіту відбувається в єдиному екземплярі;
* На титульному аркуші пишеться найменування підприємства, яке наприклад, направила свого співробітника у відрядження;
* Далі пишеться підрозділ, в якому співробітник працює;
* В графі "Підзвітна особа" вказується прізвище, ім'я, по батькові, а так же посаду;
* Призначення авансу, тобто куди будуть витрачені видані гроші, наприклад, витрати на відрядження;
* На титульному аркуші бухгалтер вказує номер і дату документа;
* Внизу авансового звіту є розділ, який містить розписку бухгалтера підтверджує, що звіт пройшов перевірку і прийнятий до уваги;
* Після повного заповнення авансового звіту, бухгалтером відривається розписка по лінії відриву та надається підзвітній особі.
Якщо авансовий звіт не відповідає наведеним вище вимогою, то він не приймається бухгалтерією. Перевірений звіт підписується керівником підприємства, для цього є спеціальний рядок, яка знаходиться у верхній частині титульного аркуша. При затвердженні звіту документ приймається і починається списання грошових коштів та видача їх у встановлений термін.
У даній статті кожен бажаючий може самостійно навчитися заповнювати авансовий звіт. щоб при його потреби не допустити помилок в оформленні.