Кожен співробітник чекає від роботодавця поваги його прав, вчасно виплаченої заробітної плати і заслуженої відпустки. Керівник, в свою чергу, очікує від працівника чіткого виконання обов'язків. Крім того, будь-який власник бізнесу повинен бути юридично захищена. Всі ці моменти регулює кадровий облік. Ведення кадрового діловодства в ТОВ допоможе вам розкласти по поличках усі відносини зі своїми співробітниками.
Ведення кадрового діловодства в ТОВ - це спосіб управління кадрами і роботи з документообігом організації, пов'язаним з персоналом. Це може бути переміщення персоналу, розрахунок з працівниками та графік робочого часу.
Способи ведення кадрового обліку
На відміну від ІП, кадрове виробництво в ТОВ - обов'язкова складова, навіть якщо в ТОВ зареєстрований тільки один учасник, який виконує функції бухгалтера та генерального директора. Пояснюється це тим, що засновник і ТОВ є двома різними суб'єктами. Отже, ТОВ виконує роль роботодавця, а засновник - працівника.
Ведення кадрового діловодства в ТОВ - це спосіб управління кадрами і роботи з документообігом організації, пов'язаним з персоналом.
Облік кадрів можна вести 3 основними способами:
1. Взяти на себе роль кадровика.
Якщо ви не боїтеся «запустити» процес, маєте час і ваша організація не настільки велика.
2. Прийняти на службу працівника-кадровика.
Сучасний спеціаліст з кадрового діловодства повинен креативно мислити, бути юридично підкований і педантичний.
3. Довіритися аутсорсингової компанії, що спеціалізується в кадровому діловодстві.
Існує кілька програм, призначених для кадрового обліку. Це АСУП (автоматизована система управління персоналом), система ERP (планування ресурсів підприємства), ведення кадрового обліку в хмарі (SaaS). Якщо говорити про програмне забезпечення, то це 1С.
Самостійне ведення кадрового обліку
Покрокова інструкція по веденню кадрового документообігу:
1. Необхідно визначитися з нормативно-правової та інформаційної базами, які будуть потрібні для ведення кадрової роботи.
Далі наведемо приблизний список документів, який знадобиться вам для вивчення системи ведення кадрового виробництва:
Документи, необхідні для зарахування працівника в штат:
- Паспорт (прописка і реєстрація).
- СНІЛС (пенсійне страхове свідоцтво).
- Військовий квиток.
- ІПН (індивідуальний податковий номер).
- Медичний поліс.
- Диплом спеціаліста.
Важливість кадрової документації полягає в тому, що вона дозволяє закріплювати юридично вагомі факти, чітко регламентує права і обов'язки працівника і керівника.
Залежно від особливостей організації пакет документів для ведення обліку кадрів може бути розширено. Керівник, вирішуючи кадрові питання, може самостійно приймати нормативні акти місцевого характеру в межах своїх повноважень, якщо вони не суперечать закону.
Залежно від особливостей організації пакет документів для ведення обліку кадрів може бути розширено.
2. Слід оформити статутну документацію організації.
У статуті повинні бути чітко прописані умови зарахування на роботу директора, терміни роботи керівника, розмір його окладу, а також порядок затвердження розкладу робочого процесу.
3. Потрібно оформити керівника.
Оформлення керівника є першим наказом по кадрам, створеним в організації. У ньому вказується дата, з якої керівник приступає до виконання своїх обов'язків.
4. Необхідно скласти список кадрової документації, яка бере участь в кадровому виробництві організації.
До неї відносяться:
- Регламент внутрішнього трудового розпорядку організації.
- Структура кадрів.
- Штатний розклад.
- Графік оформлення відпусток працівників.
- Документація, яка визначає протекцію особистих даних співробітників.
Також список обов'язкових документів містить трудові угоди, трудові книжки і книгу з обліку їх руху, графік обліку робочого часу, персональні картки співробітників, кадрові розпорядження і підстави на їх видачу (заяви, доповідні, акти, записки і т.д.), реєстр нарахування і виплат заробітної плати, листки розрахунку, посадові інструкції.
5. Прийом співробітників на роботу.
На кожного майбутнього співробітника повинен бути заведений пакет документів. Залишається лише заповнити трудові книжки, персональні картки, оформити інші кадрові документи (про нарахування заробітної плати, обліку відпусток, лікарняних, відряджень; підписати згоду про нерозголошення особистих даних співробітника).
Ведення кадрового діловодства в ТОВ - дуже тонке й відповідальна справа. Від правильного документообігу та обраної програми кадрового обліку залежать багато юридичні особливості, що впливають на дотримання ваших прав і прав працівників. Всі кадрові документи мають законної силою і можуть бути використані в суді.