Вибираємо секретаря-референта
Співробітники рекрутингових агентств однією з поширених проблем, які зустрічаються керівникам, відзначають підбір секретаря-референта. Якщо секретар хороший, то він збільшить ефективність роботи компанії вдвічі, а якщо поганий, то може знизити її наполовину.
Наведемо приклад. У процесі пояснення фахівця кадрового агентства вимог, якими повинен володіти секретать-референт, представник організації довго пояснював, яким повинен бути цей чоловік в розумінні їх керівника. Але ця розповідь показував лише технічні дані кандидата - знання діловодства, хороший користувач ПК та ін.
За таких даних неможливо намалювати психологічний портрет потрібного працівника. Нарешті, словниковий запас і фантазія представника закінчилися, і він прямо заявив, що їх секретар повинен бути розумним, як Пушкарьова Катя з серіалу «Не родись вродливою», привабливою, як Вікторія Клочкова та ділової, як Кіра Воропаєва. Цікава ситуація, комічна. І, звичайно, не кожен керівник таким способом складає портрет свого секртаря-референта. Але це яскравий приклад стереотипного підходу до підбору кандидатури на цю посаду.
Від чого так виходить? По-перше, самі керівники нечітко уявляють, який повинен бути людина, яка працює на посаді секретаря-референта. По-друге, керівник часто шукає людини не на посаду, а на виконання конкретних обов'язків, які лише частково належать до цієї посади. Проаналізувавши цю ситуацію, можна визначити кілька стереотипів секретарів-референтів, якими користуються керівники компаній при виборі співробітника.
Секретар-референт є обличчям компанії. Це поширений шаблон, який прийшов до нас із Заходу ще в середині 80-х років, де зовнішнім виглядом людини на цій посаді приділялася велика значення. Але там строго дотримувався критерій професійності. А у нас, при відмінних зовнішніх даних, не звертали уваги на здатності кандидатури.
Такий вибір теж має свої переваги. Наприклад, якщо під час переговорів зайде з чаєм секретар, типу Памели Андерсон в молоді роки, то незалежно від результатів зустрічі, партнер по бізнесу неодмінно загляне в ваш офіс ще раз для того, щоб переглянути будь-який пункт договори або обговорити елементи угоди.
Але при такому методі підбору набагато більше негативних нюансів. До зовнішніх даних необхідні ще й інтелектуальні здібності, які стали б забезпечувати належний рівень роботи в приймальні. Навіть якщо керівник зразковий сім'янин, все одно будуть з'являтися розмови підлеглих: між ними щось є, інакше не може бути і т.д. З іншого боку, якщо «Памелу з приймальні» тримати на належному відстані, то через певний час вона почне вважати, що у неї тут немає можливості «реалізуватися» і у неї з'явиться бажання знайти нову роботу, де оцінять її «гідності». А розповідями про негативне ставлення до її кандидатури на попередньому місці роботи вона похитне репутацію і компанії, і її керівника.
На початку статті не просто так були згадані герої популярного серіалу. Багато типажі серіалу є реальними образами. Наприклад, Вікторія Клочкова - стереотип образу секретаря.
Кожному начальнику, крім великого бажання керувати, хочеться знати, що думають про нього співробітники, про що вони розмовляють в курилці і ін. Іноді це турбувався б служба безпеки, особливо, якщо вона організована вихідцями з МВС або СБУ. Використовуючи звичні методи роботи, вони забезпечують начальство секретною інформацією.
У невеликій компанії, де всю службу безпеки представляють три вахтера, то ці функції керівник перекладає на секретаря. Кандидатуру підбирають відповідну: красива, але не варта, артистична, щоб в будь-якій обстановці при необхідності стати «своєю», кмітлива на стільки, щоб не видати себе.
Знати, чим живе і дихає компанія зсередини - це завжди корисно. Але, коли вибирається секретар для цих цілей, то треба розуміти, що рано чи пізно, колектив зрозуміє, хто є джерелом витоку інформації. А потім, щоб компенсувати відсутність інформації, секретар почне її придумувати. Також, можливий варіант, коли така людина стане «прибирати» незручних для нього людей руками керівника, а це можуть виявитися співробітники, цінні для компанії. Тоді начальник буде в ролі кадрової маріонетки. Також, маючи в своєму розпорядженні до себе співробітників компанії, секретар буде розпускати чутки про самому керівника.
Часто на таку роль вибирають жінку старої радянської школи, від 45 років. Знайомлячи її з колективом, начальник вимовляє фразу «Вона - це я».
Таким чином, з одного боку, керівник домагається порядку, суворої дисципліни, чіткого виконання розпоряджень і наказів. Але, з іншого боку, між підлеглими і начальником буде велика прірва, яка з часом буде все більше і більше. У цій ситуації секретар може виявитися маніпулятором як співробітниками ( «менеджер Петров з такого-то відділу не бажає виконувати ваші розпорядження»), так і самим керівником ( «мені потрібні додаткові повноваження для втілення ваших геніальних ідей в реальність»).
Звалити на неї все
Часто директора кажуть: «на посаду секретаря мені потрібна розумна проста дівчинка, яка буде займатися різними папірцями ...» Тоді підбирається людина, як правило, без серйозного досвіду роботи, але з нахилами трудоголіка. Під фразою «різними папірцями» маються на увазі розпорядження, листи, облік та ін. Але з часом на дівчинку секретаря начальник і його заступники, а нерідко і начальники підрозділів перекладають частково свою паперову роботу. Через певний період часу у такого секретаря прийде межа можливостей, і тоді, або людина звільниться, або завалить роботу.
Але найстрашніше не те, що співробітник звільнився, а то, що керівник буде впевнений, що він просто не впорався зі своїми обов'язками і знайде нову «дівчинку секретаря». І все повториться спочатку.
Щоб не потрапити в такі ситуації, як «обличчя компанії» «своя людина», треба перестати орієнтуватися при виборі секретаря-референта стереотипами, а прислухатися до рекомендацій фахівців. Вони зовсім по-іншому класифікують цю професію. Кожному начальнику потрібен такий секретар, який буде відповідати його психотипу. Ось цим підбором і повинні займатися бізнес-психологи. Вони визначають наступні типи секретарів-референтів.
Має хороші професійні навички, високий рівень інтелекту, вміє спілкуватися з клієнтами та співробітниками, відмінно знає свою справу, підкорятися керівництву, завжди беззаперечний влади керівника.
Виконавча, поступлива, покірна, чітко виконує вказівки і інструкції начальника, не проявляє індивідуальності, емпатії, працює чітко за схемою, яку вказав начальник. Повністю підвладна керівнику. Роботу виконує добре, хоч і не любить спілкуватися з відвідувачами, не завжди коректна з ними.
Уважна, акуратна, хороший виконавець, чітко виконує інструкції та доручення, поважає керівника, вміє підкорятися, ввічливо звертається з відвідувачами, з повагою ставиться до особистості керівника та його статусу.
Має високі інтелектуальні здібності. Завжди розраховує на свої знання, сили, вміння і навички. У особливої допомоги в роботі не потребує. З клієнтами спілкується ввічливо, роботу виконує чітко, емоційно стійка, не відповідає на дратівливі емоції. Вказівки керівництва виконує в строк і якісно.
Потенціал IQ середній, стримана, терпляча, поступлива, володіє розвиненими професійними вміннями та навичками, в процесі роботи розмірене, чітка, чемна з відвідувачами. Має життєвий досвід і практику роботи, відповідно яким готова до будь-яких несподіваних поворотів з боку начальника і клієнтів. Може працювати під тиском.
Підпорядковується легко, покірна, своєю поведінкою не дає приводу проявляти агресію до себе з боку відвідувачів і керівництва, чітко справляється з обов'язками і знає свою справу.
Відмінно знає свою справу, досить розумна, може працювати самостійно, по відношенню до керівника лояльна, в спілкуванні з відвідувачами тактовна, володіє емпатією, поважає себе. Налаштована на співпрацю. Виконує функцію особистого асистента.
Інтелектуальні здібності - вище середнього. Делікатна, терпляча, знає свою справу, з повагою ставиться до начальника і до його обов'язків. У спілкуванні з відвідувачами врівноважена, в роботі самостійна. Справляється з «розмитими» і «нечіткими» завданнями і цілями, відчуває, що потрібно отримати керівнику в результаті.
Відмінно знає свою справу, активна, енергійна, доброзичлива, хороший утешитель і помічник керівника, має здібності лідера, може дати пораду шефу, якщо він розташований його вислухати.
Впевнений в собі людина, що знає фахівець, розумний, домінантний, з високою самооцінкою, з відвідувачами звертається жорстко, лідер по натурі, може впливати на керівника. Любить говорити про свою думку, коли цього вимагають.
Розвинена інтелектуально, свою справу знає добре. Має твердий характер. Комунікабельна, самостійна, відвідувачів оцінює правильно. Може вселити керівнику те, що вважає за потрібне, яскраво виявляє свою особистість, наполеглива і завзята, самореалізується в роботі.
З усього вищеописаного видно, що різноманітні психотипи цього професійного підрозділу вимагає уважного обліку поведінкових і особистісних особливостей тієї людини, для якого вибирається секретар. При підборі даний факт враховується рідко, а основним психологічним аспектом роботи секретаря-референта є тісна взаємодія і ув'язка з роботою начальника. Тому не професійно говорити про негативні або позитивні сторони психологічного типу секретаря-референта. При виборі треба виходити з того, що конкретному директору компанії підходить, який ступінь самостійності секретаря в роботі він готовий прийняти.
Тому, важливо на самому початку визначити тип керівника, якому підбирається співробітник, виділити компетенції і посадові обов'язки секретаря. Тільки тоді можна буде досягти ефективної роботи в підборі секретаря.