Для виконання цієї вимоги при автоматичному заповненні в програмі розділу 2 всі ці факти повинні бути зафіксовані в ній належним чином - в строгому хронологічному порядку із зазначенням реальних дат і сум за фактом кожного нарахування доходу і утримання з нього податку.
Однак історично сформований в програмі облік ПДФО в першу чергу орієнтований на помісячну реєстрацію таких подій (з точністю до місяця. А не до дня). Тепер же, з метою автоматичного заповнення розділу 2 форми 6-ПДФО такої точності не завжди достатньо, і в загальному випадку перед заповненням звіту рекомендується "навести порядок" в обліку за допомогою нового інструменту "Ланцюжок документів обліку ПДФО".
Він доступний в пункті "Зміна порядку обліку документів" меню "Податки та внески". (Дивіться малюнок 1.)
Основне призначення цього інструменту - приведення дат виплати (фактичного отримання) доходів до реальних дат, в які відповідні доходи були фактично отримані співробітниками.
Спочатку в програмі передбачено два варіанти облікової політики по ПДФО, вибір варіанту проводиться прапорцем "При нарахуванні ПДФО приймати обчислений податок до обліку як утриманий".
Якщо прапорець знятий (далі цей варіант називається "звичайний облік"), то утриманий податок реєструється в обліку тільки документами, що відображають факт виплати працівникові коштів: "Зарплата до виплати організацій" при спрощеному обліку взаєморозрахунків або "Видатковий касовий ордер", "Виписка з банку на перерахування зарплати "," Депонування організацій "при звичайному обліку взаєморозрахунків (порядок обліку взаєморозрахунків налаштовується на закладці" Виплата зарплати "в формі" Налаштування параметрів обліку ", зображеної на малюнку 2). Реєстрація в обліку утриманих сум проводиться датою, відповідної дати таких документів.
Якщо прапорець встановлений (далі цей варіант називається "спрощений облік"), то утриманий податок реєструється в обліку одночасно з обчисленим, тобто тим же самим документом і зазначеної в ньому датою. Документи реєстрації фактичної виплати при цьому не реєстрацію утриманого податку не впливають. (Дивіться малюнок 2.)
Робота інструменту дещо різниться для цих варіантів облікової політики, тому далі розглянута окремо.
Для простоти в прикладах розглядається тільки варіант спрощеного обліку взаєморозрахунків (коли виплата реєструється тільки документом "Зарплата до виплати організацій"). Документ "Зарплата до виплати" далі скорочено називається "відомості".
звичайний облік
При звичайному обліку в таблиці інструменту відображаються як документи-нарахування, якими зареєстрований дохід і обчислений з нього податок, так і документи виплати, якими реєструється утриманий податок. Відображаються документи, дата виплати яких входить в обраний звітний період.
Для виправлення цієї ситуації можна скористатися новим інструментом, без необхідності зміни дати безпосередньо в документі нарахування відпустки і його перепроведення. В його таблиці видно, що для одного і того ж відпустки виявилася зареєстровані різні дати виплати. (Дивіться малюнок 6.)
Якщо ж дата спочатку зазначена в самій відомості з якоїсь причини відрізняється від фактичної дати виплати доходу, то в першу чергу слід вказати реальну дату виплати у відомості. Це можна зробити тут же, в інструменті, в колонці "Дата виплати" по рядку з цією відомістю.
Після заповнення дат в таблиці слід відобразити цю зміну на документах по кнопці "Застосувати". Після цього 6-ПДФО заповниться очікуваним чином. (Дивіться малюнок 8.)
Потім співробітнику нараховують відпускні. (Дивіться малюнок 10.)
І ці відпускні виплачують до виплати зарплати. (Дивіться малюнок 11.)
Для виправлення цієї ситуації можна скористатися новим інструментом, без необхідності перепроведення документів в хронологічному порядку (нарахування відпустки - виплата відпустки - нарахування зарплати - виплата зарплати).
Спочатку в ньому видно, що нарахування зарплати передує нарахуванню та виплаті відпускних. (Дивіться малюнок 14.)
Після побудови ланцюжка слід відобразити цю зміну на документах по кнопці "Застосувати". Після цього 6-ПДФО заповниться очікуваним чином. (Дивіться малюнок 16.)
Спрощений облік
При спрощеному обліку в таблиці інструменту відображаються тільки документи-нарахування, оскільки ними реєструється як нарахований, так і утриманий податок.
Крім того, є можливість:
- вказати, що зарплата попереднього місяця виплачена до початку оброблюваного кварталу. Якщо це не так (прапорець не встановлений), то до обробки пропонуються також нарахування цього попереднього місяця;
- для зручності роботи з інструментом відібрати і обробити тільки документи певного виду.
Для виправлення цієї ситуації можна скористатися новим інструментом, без необхідності зміни дати безпосередньо в документі нарахування відпустки і його перепроведення. В його таблиці необхідно вказати реальну дату виплати для документа нарахування відпустки. (Дивіться малюнок 20.)
Для того щоб не доводилося заповнювати дату вручну, можна скористатися командою "Побудувати ланцюжок нарахування за документами виплати" (однойменна кнопка). З цієї кнопці дата виплати, зазначена при реєстрації нарахування, буде заповнена фактичною датою виплати, зазначеної у відповідній відомості. (Дивіться малюнок 21.)
Якщо ж дата, спочатку зазначена в самій відомості з якоїсь причини відрізняється від фактичної дати виплати доходу, то в першу чергу слід вказати реальну дату виплати у відомості, і вже після цього скористатися інструментом.
Після заповнення дат в таблиці слід відобразити цю зміну на документах по кнопці "Застосувати". Після цього 6-ПДФО заповниться очікуваним чином. (Дивіться малюнок 22.)
Матеріал підготовлений співробітникам Лінії Консультацій компанії «Мікос» на основі матеріалів фірми «1С»