9. Відмітка про завірення копії
Копія документа - документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили. Для надання юридичної сили копії вона повинна бути відповідним чином завірена. Запевнення вимагають також виписки з документів.
Копії документів завіряються спеціально уповноваженим для цього працівником.
Відмітка проставляється на вільному місці в нижній частині документа і включає: напис "Вірно"; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату запевнення, друк, наприклад:
Інспектор загального відділу Підпис М.В. Завалішина
10. Візи узгодження документа
Начальник юридичного відділу Підпис В.А. Сидоров
При наявності зауважень до проекту документа візу оформлюють таким чином:
Начальник юридичного відділу Підпис В.А. Сидоров
Документ візується виконавцем, керівником підрозділу, який підготував проект документа, керівниками зацікавлених підрозділів та відповідальними особами фінансових і економічних служб, якщо це необхідно, заступником керівника організації, що курирує підрозділ, якщо документ підписує керівник, і всіма перерахованими особами, крім заступника, якщо документ підписується ним .
20. Загальні вимоги до тексту документа
Текст - головний реквізит, заради якого складається і оформляється весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвя-щенний тексту документа, починається з вказівки на мову тек-ста. «Документ може бути складений як на російській, так і на-національному мові в відповідно до законодавства про дер-жавних мовах Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації». ГОСТ визначає також випадки, коли тек-сти документів пишуться тільки російською мовою. Тільки російською мовою текст оформляється при направленні документів:
• в федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів Російської Федерації;
• на підприємства, в організації та їх об'єднання, що не на-ходячи у веденні даного суб'єкта Російської Федерації або розташовані на території інших суб'єктів-тов Російської Федерації.
При складанні документа керуються такими правилами.
Спочатку уточнюються доцільність, мета документа і коло питань, які підлягають вирішенню. Це дозволяє пра-вильно вибрати для фіксації управлінського рішення вид документа, його форму, багато в чому визначають стиль і харак-тер викладу тексту.
Далі вивчаються раніше видані документи як вишестоя-щей, так і своєї організації, щоб уникнути суперечності з ними і дублювання, загострити увагу на невирішених сто-ронах проблеми. Цей етап особливо важливий при підготовці рас-порядітельних документів.
Потім приступають до збору інформації по суті поставлений-ного в документі конкретного питання. Для цього можуть бути при-тягти довідки, звіти, доповідні записки, акти, листи і т.д.
Знаючи на підставі законодавчо-нормативних актів, як вирішуються подібні питання, і зібравши всю необхідну ін-формацію, складають проект документа.
У практиці документування склалися загальні вимоги, що пред'являються до текстів документів.
Перш за все слід пам'ятати, що найчастіше службовий документ покликаний спонукати до якого-небудь дії, переконати. Це досягається аргументованістю і логічністю приво-дімих фактів і доказів. Формулювання службового документа повинні бути бездоганні в юридичному відношенні.
Найважливішими є вимоги достовірності та об'єктивним тивности інформації, що фіксується в документі, максималь-ний стислості документа при повноті інформації, точності, яка виключає можливість двоякого розуміння тексту.
Під достовірністю інформації розуміється відображення фактичного стану справи, неупереджене опис і оціню-ка подій.
Повнота інформації передбачає, що в документі ізло-дружина вся інформація, необхідна для вирішення питання, по-ставленного в документі. Саме неповнота інформації найчастіше змушує запитувати відсутні відомості, породжує листування і затримує вирішення питання.
Стислість досягається насамперед відбором необхідної та достатньої інформації, виключенням повторень та зайвий-них подробиць. Другорядні факти, які не впливають на ре-шення питання, краще відкинути. Кожне слово в тексті доку-мента має нести смислове навантаження.
Досягти ясності у викладі допомагають ретельний підбір слів, правильна композиційна структура тексту, продуманий-ність формулювань і прямий порядок слів у реченні, коли присудок слід за підметом, визначення варто пе-ред визначеним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження падає на дію, використовується зворотний порядок слів. наприклад:
Підвищити дисципліну допоміг перехід на господарський розрахунок.
Відповідно до наказу Федеральної архівної служби Росії від 11.12.97 № 401 «Про організацію обліку особливо цінних документів. »
Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 1'5.06.95 № тисячі чотиреста сімдесят чотири-РП «Про заходи щодо стимулювання житлового будівництва».
До особливостей ділового стилю відноситься широке примі-ня стійких мовних формул - мовних зворотів, ис-пользуемих в незмінному вигляді. Вони викликані насамперед по-вторяемостью управлінських ситуацій і порівняльної огра-ніченний ділового мовлення. При використанні комп'ютера ці стандартні фрази і вирази вводяться в пам'ять машини.
Для стилю службових документів характерно також вжив-ня стійких словосполучень, так як в діловій докумен-тації більшість слів вживається тільки з одним або ог-зпечних групою слів. У методичних рекомендаціях щодо уніфікації текстів управлінських документів наведено об-Ширн алфавітний список найбільш уживаних в ділового мовлення дієслівно-іменних словосполучень за другим (саме-му) компоненту *. Наприклад: акт - здійснювати, складати, підписувати, затверджувати; заявка - виконувати, давати, робити, по-давати, приймати, відхиляти, задовольняти і т.д.
Приклади вживання стандартних фраз, виразів і сло-восочетаній в службових документах рекомендується давати як додатки в інструкціях з діловодства або в правилах складання та оформлення документів конкретних установ.
Неприпустимо вживання в службових документах розмова-них і застарілих слів, архаїзмів. Наприклад: канцелярист і т.д.
Службові документи відрізняє нейтральний тон. Пере-писку ведеться від третьої особи, єдиного або множест-венного числа, займенники замінюються іменниками (фірма просить, банк не заперечує, завод направляє або на-правляться, вважаємо за можливе, перераховуємо і т.п.). У распоря-дітельного документах, що відображають принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи. Так само пишуться поясни тільні записки, заяви, велика частина доповідних записок (наказую, пропоную, прошу).
У розпорядчих документах, що видаються на принципах колегіальності, використовується форма викладу від третьої ли-ца однини (рада постановляє, правління вирішило).
У спільних документах текст викладається від першої особи множини особи (постановили, вирішили, пропонуємо).
У протоколах використовується форма викладу тексту від третьої особи множини особи (слухали, виступили, поста-новілі), а запис виступів ведеться від третьої особи единст-венного числа (Іванов заперечує. І пропонує).
Документи діляться залежно від кількості порушених у них питань на прості і складні. Прості, тобто містять одне питання, документи значно легше в обробці (регістра-ція, постановка на контроль, формування у справи), напрямку на виконання. Складні документи найчастіше стосуються неяк-ких самостійних питань і виконавців або навіть різних структурних підрозділів. З них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. Їх обробка викликає деякі труднощі (при реєстрації вноситься кілька питан-сов, при постановці на контроль виділяється кожне питання і т.д.). Складно вирішити питання про приміщення такого документа в де-ло. Тому при складанні найбільш численних видів інформаційно-довідкових документів (листи, доповідні за-писки, довідки) рекомендується включати в них по одному питанню.
При читанні документа велике значення має послідовно-ність подання інформації, чітке виділення її ос-новних частин, тобто структура тексту. Під структурою тексту розуміється сукупність текстових компонентів, розташований-них в певній послідовності.
Зазвичай в тексті документа виділяються дві смислові годину-ти: в одній викладаються причини, підстави або цілі складанні цьо-ня документа, в інший - висновки, пропозиції, прохання, рас-започаткували, рішення, рекомендації. наприклад:
Просимо взяти участь і підготувати свої пропозиції.
Декан факультету І.А. Скокшіна
В останні десятиліття для полегшення сприйняття ін-формації і виділення суті документа рекомендується починати його з заключній частині, тобто з викладу суті питання: прохання, пропозиції і т.п. а потім підкріплювати їх обгрунтування-нями. наприклад:
Прошу додатково виділити 30 тис. Руб. на придбання ПЕОМ для лабораторії.
Передбачається проведення лабораторних занять по складу-лення документів, редагування текстів, організації спра-вочной роботи, контролю за виконанням документів. Кількість ПЕОМ в лабораторії розраховується на забезпечення занять од-ної підгрупи студентів.
Можна складати документи тільки з заключній частині, наприклад, листи і заяви з проханням - без мотиви-ровки, накази - з одного розпорядчої частиною. наприклад:
ГОСТ рекомендує друкувати абзац, відступивши п'ять друкованих знаків. У США і Великобританії рекомендується текст документів друкувати через один інтервал, а кожен новий абзац відокремлювати від попереднього подвійним інтервалом, але починати від полів.
Тексти документів складних, великих за обсягом (огляди, звіти, довідки тощо) поділяються на частини: розділи, подрузі-дели, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими циф-рами. Порядок нумерації повинен відповідати вимогам ГОСТ Р 1.5-92 * Номер кожної частини включає номери відпо-ціалу складових частин більш високих ступенів ділення. Наприклад, номер підпункту включає номери розділу, подрузі-справи, пункту і порядковий номер підпункту. Всі вони розділені-ються точками, але в кінці номера крапка не ставиться. Наприклад: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 і т.д.
Структура тексту окремих видів документів може бути пре-допредела нормативними актами, в яких вказується, з ка-ких частин документ складається. Так, наприклад, складаються долж-ностно інструкція, положення про структурний підрозділ.
Особливі вимоги пред'являються до складання бухгалтер-ських документів.
Первинні бухгалтерські документи виконуються, як пра-вило, на уніфікованих бланках, при їх складанні лише вписуються (заповнюються) частини тексту. До їх заповнення нормативні акти пред'являють особливі вимоги.
Записи в первинних фінансових документах виробляються чорнилом, пастою кулькової ручки або за допомогою пишу-чих машин і засобів механізації. Вільні рядки прочер-Ківа.
Інформація в первинних документах фіксується як у вигляді тексту, так і в цифровому вигляді. На відміну від документів інших систем документації, в бухгалтерських документах підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.
Якщо допущена помилка, то неправильний текст або сума не замазують, як це робиться в звичайних документах, а за-підкреслювала однією рисою так, щоб можна було прочитати закреслене, і над закресленим надписується виправлений текст або сума. Потім виправлення обмовляється написом «виправлено» та підтверджено підписом особи, яка підписала документ, і датою виправлення. *
У певних видах фінансових документів виправлення не допускаються. Про це сказано в п. 5 ст. 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік»: «Внесення виправлень в касові і банківські документи не допускається. В інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише за зго-женням з учасниками господарських операцій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень ».
У первинних бухгалтерських документах показники грошових сум часто виражаються не тільки цифрами, але щоб уникнути можливих помилок даються і в словесному варіанті. При їх на-писанні слід пам'ятати, що кількісні числівники схиляються, при цьому змінюються всі частини складних і склад-них числівників. Наприклад: з восьмьюстамі тридцятьма пя-ма рублями, до трьохсот сімдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
В даний час широкого поширення набули ан-кети - «опитувальні листи для отримання певних відомостей-ний» *. Найбільш відомі кадрові анкети для отримання дан-них про тих, хто їх заповнює.
Анкетування - один з основних методів в соціологи-чеських дослідженнях. З його допомогою зручно збирати будь-які відомості за заздалегідь розробленою певною програмою. В анкеті текст формалізований, інформація розташована в строго зафіксованої послідовності. Їх легко обро-ють за допомогою ЕОМ. Постійна інформація в анкеті повинна бути представлена в ретельно продуманих і сфор-мулірованних, з однозначним розумінням питаннях. Якщо питання може бути зрозумілий по-різному, відповіді звести буде вкрай складно. У ГОСТ Р 6.30-97 зазначено: «При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак характеризує-мого об'єкту повинні бути виражені ім'ям существітель-ним в називним відмінку або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або прошед-шего часу (« маєте », «володієте» або «були», «перебували» і т.д.). Характеристики, виражені словесно, повинні злагоди-совиваются з найменуваннями ознак ».
Змінна інформація в анкеті може бути виражена за-раніше підготовленою відповіддю типу «так-ні», розгорнутою відповіддю, числовими показниками.