Одна із загальноприйнятих і поширених форм зовнішньополітичної діяльності урядів, відомств іноземних справ, дипломатичних представництв та дипломатів - дипломатичні прийоми. Прийоми проводяться як в ознаменування важливих подій (національних свят, ювілейних дат, річниць підписання договорів, а також з нагоди перебування в країні високого гостя або делегації), так і в порядку повсякденної діяльності міністерств закордонних справ та посольств.
Прийоми, що організовуються дипломатичним представництвом, сприяють встановленню, підтримці і розвитку контактів посольства з країною перебування. На таких прийомах іноземні дипломати пояснюють політику своїх країн, збирають інформацію про країну перебування, обмінюються думками з важливих міжнародних проблем.
Тому будь-який дипломатичний прийом має велике політичне значення як для тих, хто його влаштовує, так і для присутніх на ньому гостей.
Ще більш важливий політичний характер мають прийоми, організовувані керівними органами країни в честь високих іноземних гостей або делегацій.
Традиції проведення прийомів сягають своїм корінням у сиву давнину. Гостинність було і залишається істотним показником честі і гідності народу і держави. Країни дбайливо зберігають історичні традиції прийому гостей як символи миролюбності і добросердя. Традиції слов'янської гостинності і понині відзначають іноземні гості.
Багаторічна міжнародна практика встановила види дипломатичних прийомів, методи їх підготовки, дипломатичний етикет, якого дотримуються учасники прийомів. Протокольна практика має деякі особливості в організації прийомів, але в цілому вона збігається з міжнародною.
У дипломатичному протоколі прийоми підрозділяються на денні та вечірні, прийоми з розсадженням і без розсадження за столом.
До денним відносяться прийоми типу «келих шампанського», «келих вина», сніданки.
«Келих шампанського» починається, як правило, о 12 годині і триває близько години. Приводом для організації такого прийому можуть бути річниця національного свята, від'їзд посла, перебування в країні делегації, відкриття виставки (фестивалю). Під час прийому гостям крім шампанського можуть бути запропоновані й інші напої (вино, соки, мінеральна вода). Напої і закуски розносять офіціанти. З точки зору організації - це найбільш проста форма прийому, що не вимагає великої і тривалої підготовки.
Аналогічним є прийом типу «келих вина». Назва в даному випадку підкреслює особливий характер прийому.
Сніданок влаштовується між 12 і 15 годинами. Зазвичай сніданок починається о 12.30 або 13.00. Меню сніданку складається з урахуванням національних традицій. При організації сніданку меню включає одну-дві холодні закуски, одне рибне або м'ясне блюдо і десерт. Не виключається подача за сніданком першої страви і (або) гарячої закуски.
Перед сніданком гостям пропонуються соки. В ході сніданку можлива подача сухих виноградних вин, а на закінчення - шампанського, кави, чаю. Мінеральна вода, соки подаються під час всього сніданку.
Сніданок триває зазвичай годину-півтори, з них близько години - за столом і приблизно 30 хвилин - за кавою, чаєм (кава, чай можуть бути подані за тим же столом або у вітальні).
Гості, як правило, приходять на сніданок в повсякденному одязі, якщо форма одягу спеціально не вказана в запрошенні.
У протоколі сніданок - один з найбільш поширених видів дипломатичних прийомів. Сніданки влаштовуються з нагоди приїзду і від'їзду послів, річниці договорів та інших ювілейних дат, на честь високих іноземних гостей, в порядку підтримки контактів МЗС з іноземними дипломатичними представництвами.
У міжнародній протокольній практиці прийнято вважати, що денні прийоми менш урочисті, ніж вечірні.
Вечірні прийоми бувають декількох типів.
«Коктейль» починається між 17 і 18 годинами і триває близько двох годин. Під час прийому офіціанти розносять напої і холодні закуски (у вигляді канапе - невеликих бутербродів). Можлива подача гарячих страв. Іноді влаштовується буфет, де бажаючим офіціанти пропонують напої.
Прийом типу «а ля фуршет» проводиться в ті ж години, що і «коктейль». Однак на фуршетном прийомі можуть накриватися столи з закусками, включаючи гарячі страви. Гості самі підходять до столів, набирають закуски і відходять, даючи можливість підійти і іншим присутнім.
Прийоми типу «коктейль» і «а ля фуршет» проводяться стоячи. В обох випадках, щоб підкреслити особливу урочистість прийому, до його кінця можлива подача шампанського, мороженого, кава.
Обід вважається найбільш почесним видом прийому. Він зазвичай починається о 20 годині або в 20.30, але не пізніше 21 години. За протокольною практикою обід може починатися і в більш ранній час.
Меню обіду відповідно до національних традицій включає дві-три холодні закуски, перше, гаряче рибне, гаряче м'ясне страви і десерт. Подача напоїв та ж, що і на сніданку. Обід триває зазвичай два-три години і навіть довше. Після столу, за яким гості знаходяться приблизно годину, всі переходять в вітальні для бесіди; сюди подаються кава, чай. У деяких випадках кава, чай можуть бути подані за обіднім столом.
Нерідко обід припускає спеціальну форму одягу (смокінг або фрак - для чоловіків, а для жінок - вечірнє плаття).
Вечеря починається о 21 годині і пізніше. Від обіду відрізняється лише часом початку.
У деяких країнах в особливо урочистих випадках в зв'язку з перебуванням в країні глави держави або делегації на чолі з державним діячем найвищого рівня влаштовуються підряд два прийоми: відразу ж після обіду для високих гостей проводиться прийом типу «коктейль» або «а ля фуршет».
До вечірніх прийомів відноситься також «чай». влаштовується між 16 і 18 годинами, як правило, для жінок. Дружина міністра закордонних справ запрошує «на чай» дружин послів, інших жінок. Така форма прийому використовується і при нанесенні прощальних візитів подружжям глав дипломатичних представництв дружині міністра закордонних справ.
Для «чаю» накриваються один або кілька столів з урахуванням кількості запрошених. Подаються цукерки, печиво, фрукти, напої. Не виключаються невеликі бутерброди (канапе).
У міжнародній практиці все рідше зустрічається прийом типу «журфікс». Дружина міністра закордонних справ або дружина посла призначає на весь сезон день і годину кожного тижня, коли вона очікує гостей. На початку осінньо-зимового сезону один раз розсилається запрошення, дійсне на весь період, якщо не буде особливого повідомлення. Цей прийом, званий іноді «середовищами», «Четвер», «п'ятницями», за формою і змістом такий же, що і «чай».
Є й інші види дипломатичних прийомів: музичні, літературні, танцювальні вечори, зустрічі дипломатів під час спортивних змагань.
Проведенню кожного прийому передує ретельна підготовка. Потрібно визначити вид прийому з урахуванням мети, заради якої він організовується, місце проведення, скласти список запрошених, заздалегідь заповнити і розіслати запрошення, скласти меню і план розсадження за столом, якщо мова йде про сніданок, обід, вечерю. Якщо прийом організовується в резиденції посла або в посольстві, то дружина посла повинна приділити особливу увагу підготовці приміщень, сервіровці столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом.
Правила підготовки і організації прийомів, що влаштовуються стороною, що запрошує для іноземних гостей в країні і дипломатичними представництвами за кордоном, хоча в цілому і близькі, однак мають і деякі суттєві відмінності.
При організації прийому на честь іноземних гостей і делегацій дипломатичним протоколом не доводиться вирішувати такі питання, як пошук приміщення (якщо мова йде про прийом з великою кількістю учасників), обслуговування прийому, оскільки в кожній країні до проведення державних прийомів залучаються висококваліфіковані офіціанти. Досить швидко і ефективно вирішується і таке питання, як організація концерту після прийому, якщо виникає необхідність надати прийому особливої урочистості.
Представництва за кордоном нерідко стикаються з труднощами у вирішенні таких питань, як місце прийому і кількість гостей, день і годину прийому. Посол, природно, вважає за краще влаштовувати прийоми в своїй резиденції або в будівлі посольства. З урахуванням правового статусу резиденції посла та посольства приходять до посла гості виявляються в цьому випадку як би на території держави, яку представляють послом.
Якщо прийом влаштовується поза посольства, то вибирається ресторан з гарною кухнею і високою культурою обслуговування. В такому випадку в орендованому посольством приміщенні нерідко вивішуються національні прапори країни посла і країни перебування, а також портрети глав обох держав.
Такого ж типу прийоми влаштовуються і посольствами в зарубіжних країнах.
При визначенні дати прийому слід виходити з того, що прийоми не організовуються в святкові і неробочі дні, а в мусульманських країнах - в релігійне свято «рамадан». Прийоми не проводяться і в дні національної жалоби, а призначені раніше - скасовуються.
Складання списку запрошених - один з найважливіших елементів підготовчої роботи. На прийом на честь високого гостя або іноземної делегації, які перебувають з офіційним візитом в країні, крім супроводжуючих осіб, членів делегації запрошуються посол країни гостя і старші дипломатичні співробітники посольства.
З приймаючої сторони на прийомі присутні керівники держави, міністри, інші офіційні особи, що брали участь в переговорах або здійснюють співробітництво з країною гостя з економічних, науково-технічних, культурних та інших напрямках. Якщо гість прибув в країну з дружиною, то на прийомі присутні подружжя офіційних осіб.
Визначається загальна кількість яких запрошують на прийом. Береться до уваги ділова необхідність контакту з тим або іншим запрошеним. Розміри приміщень, де влаштовується прийом, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування. Слід уникати тісноти на прийомі.
На прийом, що влаштовується посольством, запрошуються керівники країн, офіційні особи відомств і громадських організацій, представники культурних та наукових кіл. Якщо прийом присвячений ювілейній даті в двосторонніх відносинах, то запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Іноземні дипломати присутні на прийомах, посвятять національних свят країн, а також на представницьких заходах посольств, що проводяться в порядку їх повсякденній діяльності.
Навіть при самій ретельного опрацювання списку не можна уникнути того, що хтось із запрошених з різних причин не зможе бути присутнім на прийомі. Цей «відсоток відсіву» враховується при складанні кошторису витрат на прийом.
Сучасна міжнародна протокольна практика свідчить про прагнення країн робити дипломатичні прийоми скромними, уникати зайвої пишності, обмежувати або виключати подачу спиртних напоїв, відмовлятися від занадто дорогих страв.
Меню на дипломатичному прийомі повинно мати національний колорит. Приймаються, однак, до уваги смаки гостей, їх національні і релігійні традиції. Заздалегідь слід подумати про тих, хто вживає тільки вегетаріанську їжу або не їсть свинини. Телефон не дзвонить на прийомі дичину в період заборони полювання на неї в країні.
На прийомі в посольстві дружина посла повинна простежити за тим, щоб в меню були включені національні страви. Чи будуть це пироги або млинці, м'ясо або риба, приготовані особливим, специфічним для даної країни способом, або десерт з фруктів, якими славиться країна, - це справа смаку і обліку місцевих умов.