Бібліографічний опис:
В процесі діяльності будь-яка організація, незалежно від форми власності та виду діяльності, «обростає« величезною кількістю документів, що містять різну за цінністю інформацію. Більшість цієї інформації втрачає свою цінність через деякий час. З кожним роком кількість таких, які втратили свою значимість, документів тільки збільшується, під їх зберігання потрібно виділення великих за площею і спеціально-обладнаних приміщень. У зв'язку з цим виникає необхідність виділити і знищити документи з простроченим терміном зберігання.
Для того щоб знищити документи з простроченим терміном зберігання необхідно виконати наступні види робіт
- Виділити справи, документи, які підлягає знищенню.
- Затвердити акт про виділення до знищення архівних документів, що не підлягають зберіганню.
- Передати справи, документи на знищення.
Етап 1. Виділення справ ідокументов, що підлягають знищенню
Виділення справ і документів з простроченим терміном зберігання до знищення є однією з основних цілей проведення експертизи цінності документів в організації. Експертиза цінності документів - етоізученіе документів на підставі критеріїв їх цінності для визначення термінів зберігання документів.
Важливо! Експертизі цінності підлягають всі документи організації незалежно від видів носіїв і способів запису. До проведення експертизи цінності знищення документів забороняється.
Експертиза цінності документів проводиться на основі:
-Дія законодавства та інших нормативних правових актів Російської Федерації в галузі архівної справи, інформації та документаційного забезпечення управління;
-типові, відомчих та інших переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових і примірних номенклатур справ.
Працівники служби діловодства, відповідальні фахівці за діловодство в структурних підрозділах організації спільно з експертною комісією проводять відбір документів на зберігання або знищення.
Роботи по виділенню документів до знищення можуть також проходити в архіві організації і проводитися працівниками архіву при проведенні експертизи цінності документів, що підлягають передачі до державного (муніципальний архів) - для джерел комплектування державних / муніципальних архівів, або в процесі проведення планових робіт з упорядкування справ архівного фонду (для організацій, які не є джерелами комплектування державних муніципальних архівів) /
Важливо! Для організації та проведення роботи з експертизи цінності документів наказом керівника створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК), в організаціях, що мають підвідомчу мережу, створюються постійно діючі центральні експертних комісії (ЦЕК).
Основним нормативним документом для визначення термінів зберігання документації є Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання. Перелік включає типові управлінські архівні документи, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій при здійсненні однотипних (загальних для всіх або більшості) управлінських функцій, незалежно від форми власності, із зазначенням термінів зберігання.
Об'єктами процесу знищення справ, документів є:
- справи з простроченим терміном зберігання, що знаходяться в структурних підрозділах організації, а також документи з простроченим терміном зберігання, в тому числі копії документів, вилучені зі справ, які підлягають передачі в архів організації;
- справи тимчасових термінів зберігання (понад 10 років), терміни зберігання яких минули, сформовані, описані і враховані в річних розділах описів справ, документи в архіві організації.
Виділення справ, документів до знищення в діловодстві здійснюється працівником структурного підрозділу, який повинен виконати наступні дії:
Етап 2. Порядок складання акту овиделеніі кунічтоженію архівних документів, що не підлягають зберіганню
Підготовка акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, в діловодстві включає:
- підготовку в структурних підрозділах пропозицій до акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню;
- підготовку службою діловодства проекту акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню всіх структурних підрозділів організації;
- погодження та затвердження акта.
При складанні акта зазначаються назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням термінів зберігання на підставі, якого документи виділяються до знищення.
Таблична форма акта містить опис виділених до знищення справ.
Графа 1 «№ п / п« - Порядковий номер у графі 1 ставиться арабськими цифрами в валовому порядку, починаючи з «1«.
Графа 2 - «Заголовок справи (груповий заголовок документів)«. На відміну від описів, де кожна справа вноситься під самостійним номером, заголовки однорідних справ в акті допускається вносити під загальним заголовком. Якщо в акті вказані справи кількох структурних підрозділів, то назва кожного структурного підрозділу вказується перед групою заголовків справ цього підрозділу.
Графа 3 «Роки«. Вказуються роки самого раннього і пізнього справи.
Графа 4 «№ опису« і графа 5 «№ од. хр. за описом «акту не заповнюються.
Графа 6 «Кількість одиниць зберігання«. Вказується загальна (сумарна) кількість справ групи (графа 6 акту).
Графа 7 «Терміни зберігання і номери статей за переліком«. Вказується термін зберігання справи і номер статті за переліком, який використовувався при виділенні до знищення документів, що не підлягають зберіганню.
Графа 8 «Примітка«. Вказується додаткова інформація про справи, які підлягають знищенню, а саме індекс (індекси) справ по номенклатурі справ (Додаток 1).
Працівник архіву організації, що виділяє справи, які не підлягають зберіганню, до знищення, також в робочому порядку формує таблицю зі списком цих справ для включення в акт про виділення до знищення архівних документів, що не підлягають зберіганню.
Акт про виділення до знищення архівних документів, що не підлягають зберіганню, підписується співробітником, який виробляв експертизу цінності документів (як правило - співробітник відділу діловодства), потім представляється на узгодження ЦЕК (ЕК) організації разом з річними розділами описів справ постійного терміну зберігання та з особового складом.
Важливо! Якщо організація є джерелом комплектування державного або муніципального архіву, то справи, включені в акт, можуть бути знищені, лише після затвердження і погодження ЕПК відповідного архіву описів справ постійного зберігання та з особового складу. Після затвердження описів справ постійного терміну зберігання ЕПК архівної установи в акт про виділення до знищення архівних документів, що не підлягають зберіганню, вноситься запис про те, що річні розділи описів справ постійного зберігання за ці ж роки затверджені, із зазначенням дати і номера протоколу ЕПК.
Після затвердження ЕПК архівної установи річних розділів описів справ постійного терміну зберігання та узгодження річних розділів описів справ з особового складу акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, затверджується керівником організації.
Якщо організація не є джерелом комплектування державного або муніципального архіву, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, стверджує керівник організації після складання і затвердження річних розділів описів справ з особового складу.
Передбачена в акті рядок про внесення змін до облікових документів вказується при знищенні справ в архіві організації (в діловодстві позначки про знищення справ можуть проставлятися в підсумковій записи номенклатури справ організації).
При заповненні рядка про внесення змін до облікових документів акт підписує працівник архіву, який вніс зміни в облікові документи із зазначенням його посади.
Етап 3. Передача справ, документів на знищення
Фізичне знищення документів може здійснюватися тільки після затвердження керівником організації річних розділів описів справ постійного зберігання та з особового складу, акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню.
Передача справ оформляється приймально-здавальної накладної, в якій зазначаються дата передачі, кількість здаваних справ і вага паперової макулатури.
Навантаження і вивіз на утилізацію здійснюється під контролем співробітника, відповідального за збереження документів архіву установи. У разі необхідності документи можуть бути знищені також в присутності представника організації з складанням акту про фізичне знищення документів. Цей акт складається в довільній формі.
Передача документів на знищення фіксується в заключній частині акта, де вказується кількість, що здаються на знищення одиниць зберігання документів і їх вага.
У разі вибору організацією іншого варіанту знищення справ запис про спосіб знищення в акті повинна бути обов'язково.
В результаті процедури знищення на руках повинно залишитися кілька документів:
- акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню
- накладна, підписується двома організаціями в разі передачі документів «на сторону« для знищення;
- акт про знищення документів оформляється обов'язково тією організацією, яка здійснювала цей процес (т. Е. Це може бути як організація, що передає справи на утилізацію, так і стороння організація).
Використання документів, що підлягають знищенню, для господарських потреб заборонено. Знищення документів проводиться таким чином, щоб забезпечувати конфіденційність будь-якої міститься в них інформації.
Приклад оформлення акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню
Основні терміни (генеруються автоматично). архівних документів, знищення документів, знищення архівних документів, простроченим терміном зберігання, термінів зберігання, описів справ, цінності документів, описів справ постійного, знищення документів, розділів описів справ, управлінських архівних документів, зазначенням термінів зберігання, справ постійного зберігання, документів Архівного фонду, використання документів Архівного, знищення справ, зберігання документів, експертизи цінності документів, річних розділів описів, справ організації.