Застосовується до: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live @ edu
Адміністратори можуть використовувати функцію відновлення окремих елементів для захисту від випадкового або навмисного видалення електронного листа, а також для спрощення процесу їх виявлення до або під час судових процесів або розслідувань, що проводяться відділом кадрів.
Функція відновлення окремих елементів включена за замовчуванням для нових поштових скриньок користувачів, що створюються в Exchange Online, і для поштових скриньок, перенесених в Exchange Online з локальної організації Exchange.
Для остаточного видалення електронного листа методом, який називається оборотним видаленням. користувач може виконати одну з таких дій в додатку Microsoft Office Outlook або Outlook Web App:
- Видалити елемент з папки «Видалені».
- Очистити папку «Видалені».
- Натиснути клавіші Shift + Delete, щоб видалити будь-який елемент.
Якщо користувач видаляє повідомлення електронної пошти з папки "Елементи з можливістю відновлення" методом, який називається необоротним видаленням. віддалене повідомлення переміститься у вкладену папку "Очищення", доступ до якої і відновлення елементів з якої неможливо. Тільки адміністратор може відновити остаточно віддалене повідомлення електронної пошти.
Примітка. Оскільки елементи вкладеної папки "Очищення" елементів для відновлення індексуються і можуть виявлятися при пошуку, адміністратори або диспетчери виявлення можуть застосовувати функцію пошуку в кількох поштових скриньках для виявлення остаточно видалені елементи. Додаткові відомості див. У розділі Пошук у кількох поштових скриньках.
За замовчуванням в службі Exchange Online період зберігання видалених елементів становить 14 днів. Період зберігання починається з моменту, коли віддалений елемент переміщається в папку "Елементи для відновлення". Після закінчення 14 днів елементи в теці "Дистанційні елементи" автоматично переміщаються у вкладену папку "Очищення". Після закінчення періоду зберігання елемента у вкладеній папці "Очищення" він безповоротно видаляється зі служби Exchange Online і не може бути відновлений адмністратором.
Процес відновлення окремого елемента представлений на наступній схемі.
Примітка. Щоб змінити період зберігання для віддалених елементів в поштових скриньках організації, необхідно звернутися в службу підтримки Office 365. Можна задати будь-яку тривалість періоду зберігання. Однак якщо потрібно зберігати вилучені елементи більше 30 днів, поштовий ящик повинен мати призначену для користувача ліцензію рівня Exchange Online (план 2).
Максимальна квота папки «Елементи з можливістю відновлення» - 30 ГБ, і ця квота не входить в квоту основного поштової скриньки користувача. Коли розмір папки «Елементи з можливістю відновлення» досягає 20 ГБ, адміністратору відправляється повідомлення з попередженням і технологія управління записами повідомлень (Messaging Records Management - MRM) автоматично видаляє найстаріші елементи папки «Елементи з можливістю відновлення», поки розмір папки не стане менше 20 ГБ. Вкрай малоймовірно, що розмір папки "Елементи з можливістю відновлення" досягне 30 ГБ. У цьому випадку користувач більше не зможе здійснювати оборотне видалення будь-яких елементів. Адміністратору відправляється попередження, і він повинен вручну видалити елементи з папки «Елементи з можливістю відновлення» за допомогою командлета Search-Mailbox. Додаткові відомості див. У розділі Пошук і видалення повідомлень в поштових скриньках користувачів.
Як було згадано раніше, функція відновлення окремих елементів зберігає видалені і очищені повідомлення електронної пошти протягом 14 днів. Після закінчення періоду зберігання вилучені елементи безповоротно видаляються зі служби Exchange Online.
Навпаки, якщо для поштової скриньки включений режим судового утримання, елементи вкладених папок "Очищення" або "Вилучення" з сайту не видаляються безповоротно зі служби Exchange Online. Крім того, коли поштовий ящик знаходиться на судовому утриманні, служба Exchange Online зберігає вихідну версію повідомлення в разі, якщо користувач вводить в нього будь-які зміни. Якщо користувач змінює повідомлення, його вихідна версія копіюється у вкладену папку з назвою Версії (див. Попереднє зображення). Вкладена папка "Версії" не відображається для користувачів, але елементи в ній індексуються і можуть виявлятися при пошуку, що виконується адміністратором або диспетчером виявлення. Жоден елемент у вкладеній папці "Версії" не видаляється безповоротно, якщо поштова скринька знаходиться на судовому утриманні. У разі відновлення окремих елементів зміни повідомлення не копіюються у вкладену папку "Версії".
За замовчуванням всі елементи папки "Елементи з можливістю відновлення" зберігаються до зняття судового утримання. Можна також використовувати Windows PowerShell для настроювання тривалості судового утримання поштової скриньки. Додаткові відомості див. У розділі Застосування судового утримання до поштової скриньки.
Примітка. Якщо для поштової скриньки включений режим судового утримання, елементи папки «Вилучення» через 14 днів переміщаються в підпапку «Очищення». Переносячи елементи в підпапку «Очищення», ви не повідомляти користувачів про те, що для їх поштової скриньки включений режим судового утримання. Це корисно в тому випадку, якщо мова йде про кримінальну справу, коли стан судового утримання приховано від користувача.