Відповідь на питання від Росархіву про роботу архіву в комерційної організації
Чи поширюється приватна власність на документи, створювані в організації?
Архівні документи, що створюються в організаціях, що діють на території Російської Федерації, відносяться до приватної власності в тому випадку, якщо організації не є державними або муніципальними. До приватної власності відносяться також архівні документи, створювані в громадських об'єднаннях з дня їх реєстрації відповідно до законодавства Російської Федерації про громадські об'єднання, а також в релігійні об'єднання після відділення церкви від держави. Законодавство називає всі ці організації загальним терміном "недержавні організації".
Які документи відносяться до архівного фонду Російської Федерації?
Чи може організація мати в складі свого архіву документи Архівного фонду Російської Федерації?
Документи Архівного фонду Російської Федерації можуть зберігатися в архіві недержавної організації: тимчасово - якщо вони утворилися в діяльності державної або муніципальної організації, на базі якої виникла недержавна організація, і були свого часу в установленому порядку включені до складу Архівного фонду Російської Федерації, в силу чого вони залишаються в федеральної власності, власності суб'єкта Російської Федерації або муніципальній власності і повинні бути передані на постійне зберігання в соот ний державний чи муніципальний архів; постійно - якщо вони утворилися в діяльності недержавної організації (або дана організація на законних підставах є їх власником або власником) і включені до складу Архівного фонду Російської Федерації в результаті експертизи цінності, проведеної відповідно до договору, укладеного між недержавною організацією і державним або муніципальним архівом .
Що необхідно робити з документами попередника підприємства, якщо у них закінчуються терміни відомчого зберігання?
В організації зберігаються документи попередника - державного (муніципального) підприємства (установи), але договір з архівом по включенню цих документів в АФ РВ укладений не був. Що необхідно робити з цими документами, якщо у них закінчуються терміни відомчого зберігання? Оскільки виділення до знищення архівних документів можливо тільки після проведення експертизи цінності, недержавна організація, тимчасово зберігає документи, що знаходяться у федеральній власності, власності суб'єкта Російської Федерації або муніципальній власності, повинна укласти відповідний договір з державним, муніципальним архівом (органом місцевого самоврядування муніципального району, міського округу), музеєм, бібліотекою або організацією Російської академії наук. До проведення в установленому порядку експертизи цінності документів знищення документів забороняється.
Що робити з документами з особового складу звільнених працівників?
Для документів з особового складу встановлений 75-річний термін зберігання, після чого вони піддаються експертизі цінності; за її результатами вони можуть бути повністю або частково залишені на постійне зберігання. При ліквідації недержавних організацій, в тому числі в результаті банкрутства, що утворилися в процесі їх діяльності документи з особового складу передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) або конкурсним керуючим в упорядкованому стані на зберігання до відповідного державного або муніципальний архів на підставі договору між ліквідаційною комісією (ліквідатором) або конкурсним керуючим і державним або муніципальним архівом. При цьому ліквідаційна комісія (ліквідатор) або конкурсний керуючий організовує впорядкування архівних документів ліквідованої організації, в тому числі організації, ліквідованої в результаті банкрутства.
Як визначається доля архівних документів організації в разі її ліквідації або реорганізації?
При ліквідації недержавних організацій, в тому числі в результаті банкрутства, що утворилися в процесі їх діяльності і включені до складу Архівного фонду Російської Федерації архівні документи, документи з особового складу, а також архівні документи, терміни тимчасового зберігання яких не закінчилися, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором ) або конкурсним керуючим в упорядкованому стані на зберігання до відповідного державного або муніципальний архів на підставі договору між ліквідаційною комісією (Ліквідатором) або конкурсним керуючим і державним або муніципальним архівом. При цьому ліквідаційна комісія (ліквідатор) або конкурсний керуючий організовує впорядкування архівних документів ліквідованої організації, в тому числі організації, ліквідованої в результаті банкрутства.
До приватизації організація була джерелом комплектування державного архіву. Чи є її правонаступник джерелом комплектування?
Недержавна організація не може автоматично залишитися джерелом комплектування державного або муніципального архіву. Знаходяться в федеральної власності, власності суб'єкта Російської Федерації або муніципальній власності документи Архівного фонду Російської Федерації, що утворилися в діяльності попередника недержавної організації, повинні бути передані нею на постійне зберігання до відповідного архіву. Відповідно до федерального архівних законодавством недержавна організація має право укласти договір з державним або муніципальним архівом, музеєм, бібліотекою, організацією Російської академії наук про передачу на зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації, що утворюються в її діяльності.
З якими запитами можуть звертатися громадяни в архіви недержавних установ?
Якщо організація вирішила передати свої документи, включаючи документи Архівного фонду РФ, на державне зберігання, чим керуватися при виборі архівної установи?
Недержавна організація має право вибрати будь-який державний чи муніципальний архів, музей, бібліотеку або організацію Російської академії наук для укладення з ним (нею) договору про зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації (так само вона має право укласти договір і про зберігання інших архівних документів). Однак з практичної точки зору доцільно укладати договір за місцем фактичного розташування недержавної організації.
Скільки архівних фондів може бути створено в організації?
Як правило, в архіві недержавної організації існує один фонд - її власний. Самостійного фондування підлягають документи недержавної організації, включені до складу Архівного фонду Російської Федерації, архівні документи організації або організацій - попередників недержавної організації, приєднаних організацій, філій (якщо за складом і змістом останні істотно відрізняються від архівних документів власне організації).
Чим керуватися при визначенні термінів зберігання документів недержавної організації?
Який правовий статус переліків документів?
Якими переліками документів необхідно керуватися при визначенні термінів зберігання документів недержавних організацій різного профілю?
Чи мають пріоритет переліки перед законодавчими актами при визначенні термінів зберігання документів, створених до приватизації організації?
Чи можна керуватися в роботі недержавних організацій Правилами роботи архівів організацій?
Діючі Правила роботи відомчих архівів не обмежують сферу їх застосування. Правила роботи архівів організацій в даний час готуються до затвердження і також не мають обмежень по сфері застосування.
Чи треба при зберіганні розділяти справи постійного, довготривалого і тимчасового термінів зберігання?
В архіві недержавної організації архівні документи постійного терміну зберігання формуються в справи, зберігаються і обліковуються окремо від справ з документами, що мають тимчасовий термін зберігання, а також від справ з документами з особового складу. Для зручності роботи справи з документами довгострокових термінів зберігання можуть також зберігатися окремо.
Правила виїмки документів і надання їх органам