Програма професійної перепідготовки «Управління персоналом (Професійний стандарт)»
Очно-дистанційний курс професійної перепідготовки Національної спілки кадровиків і Московського технологічного університету (МІРЕА) відповідно до вимог професійного стандарту «Спеціаліст з управління персоналом». Диплом державного зразка державного університету про проходження професійної перепідготовки і посвідчення Національної спілки кадровиків.
КАДРОВЕ ДІЛОВОДСТВО
Відрядження: як правильно оформити?
Л.В.САНКІНА,
канд. іст. наук, доц. кафедри документознавства РДГУ
Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати поширюються на організації незалежно від форми власності
При оформленні відрядження потрібно заповнити кілька документів: службове завдання, наказ про направлення працівника у відрядження, посвідчення про відрядження. Їх форми включені в Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації, який розроблений НІІстатінформ Держкомстату Росії на підставі постанови Уряду РФ від 08.07.97 № 835 "Про первинних облікових документах". Форми з обліку праці та її оплати, включені в Альбом, затверджені наказом Мінстату України від 05.01.04 № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації по обліку праці і його оплати".
Першим документом, який повинен бути заповнений при направленні працівника у відрядження, є службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання (форма № Т-10а). Службове завдання складається і підписується керівником структурного підрозділу, в якому працює відряджаються. Підписаний документ передається в кадрову службу.
Мета реєстрації будь-яких документів - їх облік
Службове завдання має реквізит "номер документа"; це означає, що він повинен бути зареєстрований кадровою службою. Для кадрової служби службове завдання є підставою для видання наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9 або № Т-9а).
Приклад оформлення службового завдання наведено нижче.
Після повернення з відрядження працівник отримує в кадровій службі службове завдання і заповнює його другу частину (Р-12) - короткий звіт про виконану роботу за період відрядження. Ця частина документа узгоджується з керівником структурного підрозділу (необхідна його віза) і подається до бухгалтерії разом з посвідченням про відрядження (форма № Т-10), авансового звіту (форма № АТ-1) з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати.
Наказ про направлення у відрядження
Термін зберігання наказів про відрядження - 5 років
Службове завдання є підставою для підготовки кадровою службою наказу про направлення працівника у відрядження. Його форми розроблені в двох варіантах: наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9), призначений для оформлення відрядження одного працівника, наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження (форма № Т-9а), який заповнюється на кількох відряджених співробітників.
Форми заповнюються працівником кадрової служби, підписуються керівником організації або уповноваженим ним на це особою. У наказі про направлення у відрядження вказуються: прізвище (прізвища) і ініціали, структурний підрозділ, посада (спеціальність, професія) відрядженого (відряджаються), а також мета, час і місце (місця) відрядження.
При необхідності слід вказати джерела оплати витрат на відрядження та інші умови направлення у відрядження. Копія наказу передається в бухгалтерію, оригінал (оригінал) підшивається в справу, де зберігаються всі накази про відрядження. Приклад оформлення наказу про направлення у відрядження див. Нижче