Відрядження працівників - явище дуже поширене, причому як в організаціях, так і у індивідуальних підприємців (далі - ІП). Однак відрядженням можна визнати далеко не всяку ділову поїздку. Про те, які умови повинні виконуватися підприємцями щодо відрядження працівників, ми і поговоримо далі.
ОСНОВНІ ПИТАННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ
Для того щоб розібратися з питаннями віднесення ділових поїздок до відряджень, необхідно в першу чергу визначитися з тим, що розуміється в російському праві під цим терміном.
Як випливає зі ст. 166 ТК РФ, службовим відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.
Так як в даному випадку мова йде про таких суб'єктах, як працівник і роботодавець, можна зробити висновок, що відрядження можливі лише в рамках трудових відносин. Отже, організація не може направити в службове відрядження людини, що виконує роботи або надає послуги за цивільно-правовим договором.
Хто може бути відряджений?
Сторонами трудового договору, як відомо, є працівник і роботодавець. Причому на відміну від працівника, під яким завжди розуміється фізична особа, яка вступила в трудові відносини з роботодавцем, як роботодавців, згідно зі ст. 20 ТК РФ, можуть виступати не тільки організації, але і ІП, приватні нотаріуси, адвокати, котрі заснували адвокатські кабінети, і інші особи, які використовують працю найманих працівників. Отже, у відрядження може бути направлений як працівник організації, так і працівник ВП.
До таких осіб належать:
працівники в період дії учнівського договору, за умови, що відрядження не пов'язано з учнівством (ст. 203 ТК РФ);
вагітні працівниці (ст. 259 ТК РФ);
працівники у віці до 18 років, за винятком неповнолітніх спортсменів (ст. 348.8 ТК РФ) і творчих працівників, перелічених у ст. 268 ТК РФ.
Відзначимо, що відрядженням визнається виконання доручення поза місцем постійної роботи. Звернемося до ст. 57 ТК РФ, присвяченій змісту трудового договору, згідно з якою місцем постійної роботи вважається місце розташування організації, або її відокремленого підрозділу, робота в якому обумовлена трудовим договором, або робочого місця.
Причому це може бути як головний офіс фірми, так і її структурний підрозділ або робоче місце, розташоване в іншій місцевості.
В останньому випадку в трудовому договорі, що укладається з працівником, обмовляється, що місцем роботи працівника є відокремлений підрозділ організації, місцезнаходження якого відмінно від місця розташування самої організації.
Тому для працівників, які працюють у відокремлених підрозділах фірм, поїздка до головної організації також буде службовим відрядженням, і навпаки.
Таким чином, до службовому відрядженні можна прирівняти і поїздку працівника для виконання службового доручення в відокремлений підрозділ своєї організації в межах одного населеного пункту.
Таким чином, ні Трудовий кодекс РФ, ні Положення не містять будь-яких обмежень в частині мінімальних або максимальних термінів службових відряджень. Тому ІП має право направити працівника як в одноденну відрядження, так і в більш тривалу.
Разом з тим потрібно враховувати, що відрядження є тимчасова подія, протягом якого працівник виконує доручення роботодавця. Тому напрямок в дуже тривалу службове відрядження може спричинити за собою з боку податкових органів вимога про реєстрацію відокремленого робочого місця.
Первинні документи необхідні
Зрозуміло, відрядження працівника повинна бути документально оформлена відповідним чином, причому і в даному випадку не має значення, хто виступає роботодавцем, - організація або ІП.
Із зазначеного Порядку обліку випливає, що ІП веде облік доходів і витрат і господарських операцій шляхом фіксування в Книзі обліку доходів і витрат і господарських операцій індивідуального підприємця операцій про отримані доходи і проведені витрати у момент їх здійснення на основі первинних документів позиційним способом. Так як в податковому праві самостійне поняття «первинний документ» відсутній, то на підставі ст. 11 НК РФ підприємці керуються поняттям, закріпленим у Федеральному законі № 402-ФЗ.
Отже, вимога про використання бухгалтерської «первинки» поширюється на всіх роботодавців, в тому числі і на ВП.
Таким чином, IP, як і будь-який роботодавець, повинен оформити для направляється у відрядження працівника службове завдання. в якому зазначаються:
прізвище, ім'я та по батькові працівника, що направляється у відрядження;
структурний підрозділ, професія або посада працівника;
дати початку і закінчення поїздки;
кількість календарних днів відрядження.
Документ підписується керівником підрозділу, в якому працює відряджаються працівник, а при відсутності підрозділів - самим ВП.
На підставі службового завдання видається наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження. який підписується самим ІП або особою, на яку покладено такі повноваження.
У наказі вказуються прізвище та ініціали, структурний підрозділ, посада (спеціальність, професія) відрядженого, а також мету, час і місце відрядження. При необхідності в наказі вказуються джерела оплати сум витрат на відрядження, а також інші умови направлення у відрядження.
На підставі затвердженого наказу (розпорядження) оформляється посвідчення про відрядження в одному екземплярі. Посвідчення вручається працівникові, який направляється у відрядження, знаходиться у нього протягом всього її терміну і підтверджує фактичне час перебування працівника у службовому відрядженні, яке визначається за відмітками про час прибуття в місце відрядження і вибуття працівника.
Якщо працівник в ході виконання службового завдання повинен відвідати кілька пунктів призначення. то в кожному з них в посвідченні про відрядження необхідно зробити відповідну позначку про прибуття та вибуття.
Відмітки про час прибуття і вибуття завіряються підписом повноважного посадової особи і печаткою, яка використовується в господарській діяльності фірми, в яку відряджено працівника, для засвідчення такого підпису.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! При відрядженнях по Росії і в більшість країн СНД наявність посвідчення про відрядження є обов'язковим. Якщо має місце поїздка в країни далекого зарубіжжя, то оформляти його немає необхідності, на що вказує п. 15 Положення.
Облік витрат на відрядження
Перед відправленням працівника в службове відрядження йому під звіт видаються грошові кошти на відрядження, що прямо передбачено п. 10 Положення.
Згідно з Положенням про порядок ведення касових операцій ІП, так само як і юридичні особи, ведуть касову книгу і оформляють надходження і видачу грошей за допомогою прибуткових і видаткових касових ордерів.
Порядок видачі грошових сум під звіт, застосовуваний в тому числі ІП, фактично встановлений п. 4.4 Положення про порядок ведення касових операцій.
Зазначений документ оформляється згідно з письмовою заявою підзвітної особи, що складається в довільній формі, в якому вказується необхідна сума і термін, на який проводиться видача готівки. Заява візується підприємцем із зазначенням дати і передається в бухгалтерію.
Зверніть увагу, що видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманою під звіт сумі готівки.
Підзвітна особа зобов'язана в термін, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу представити головному бухгалтеру або бухгалтеру (а при їх відсутності - самому ІП) авансовий звіт. приклавши до нього підтверджуючі документи.
Перевірка авансового звіту головним бухгалтером, бухгалтером або самим підприємцем, його твердження і остаточний розрахунок по ньому здійснюються в термін, встановлений ВП.
Таким чином, повернувшись з відрядження, працівник ІП зобов'язаний відзвітувати за її підсумками, а також подати до бухгалтерії або самому підприємцю авансовий звіт разом з виправдувальними документами по своїх витратах.
Причому відзвітувати по відрядженні і здати звіт в бухгалтерію потрібно не пізніше трьох робочих днів з моменту повернення. На це вказує як п. 4.4 Положення про порядок ведення касових операцій, так і п. 26 Положення.
В. В. Семеніхін, керівник «Експертбюро Семеніхіна»