Нові правила --документооборота
По-перше, роботодавцю більше не потрібно виписувати працівнику посвідчення про відрядження (раніше вимога про оформлення цього до-кумен-ту містилося в п. 7 Положення про відрядження).
По-друге, тепер немає необхідності складати службове завдання, в якому вказувалася мета відрядження (п. 6 Положення про відрядження, який передбачав дана вимога, постановою № 1595 визнано таким, що втратив силу).
По-третє, працівник після повернення з відрядження не зобов'язаний представляти роботодавцю в письмовому вигляді звіт про свою поїздку (абз. 3 п. 26 Положення про відрядження також втратив чинність).
Що ж виходить у результаті? Для того щоб направити працівника у відрядження, роботодавцю достатньо видати відповідний наказ.
Податкові наслідки спрощення
Перераховані нововведення спростять роботу не тільки кадрової служби підприємства, але і бухгалтерії. Адже виключені з переліку до-кумен-ти найчастіше ставали каменем спотикання у вирішенні питань оподаткування.
Службове завдання
Як ми вже сказали, в службовому завданні вказувалася мета відрядження. Деякі податкові органи на міс-тах вважали, що якщо організація при направленні працівника у відрядження не оформили службове завдання, то витрати на таку поїздку вважаються необос-Нова. Свою позицію податківці аргументували тим, що відповідно до ст. 252 НК РФ всі витрати організації для їх врахування при розрахунку податку на прибуток повинні бути до-кумен-тально підтверджені й економічно обгрунтовані. Службове завдання є до-кумен-те, що підтверджує зроблені витрати і той факт, що відрядження мала ділову мету.
Після того як службове завдання виключили зі складу обов'язкових до-кумен-тов при оформленні відрядження, суперечок між податковими органами і платниками податків бути не повинно. Тепер мета поїздки повинна вказуватися тільки в наказі керівника організації про направлення працівника у службове поїздку.
Командировочне посвідчення
З наявністю і оформленням цього до-кумен-та у бухгалтерів виникало куди більше питань, ніж до службового завдання.
У них фінансисти вказали, що для направлення працівників у відрядження необхідний тільки наказ (розпорядження) роботодавця. При цьому фактичний-кий термін перебування працівника в місці відрядження визначається по проїзним до-кумен-там, яку представляють працівником після повернення зі службового відрядження. На думку фінансового відомства, підтвердженням фактичного терміну перебування працівника у службовому відрядженні можуть бути будь-які первинні до- кумен-ти, оформлені відповідно до законодавства РФ про бухгалтерський облік, які свідчать про факт перебування працівника в дорозі до місця відрядження і назад.
Крім того, фінансисти повідомили, що Податковий кодекс не регламентує перелік до-кумен-тов або заходів, що підтверджують виробничий характер відрядження.
Отже, якщо у працівника відсутні проїзні квитки, то термін перебування у відрядженні можна визначити по до-кумен-там, що підтверджує витрати по найму житла. Якщо працівник жив в готелі, то це можуть бути квитанція (талон) або інший підтверджує укладення договору на надання послуг за місцем відрядження до-кумен-т, що містить відомості, передбачені Правилами надання готельних послуг в РФ, затвердженими постановою Уряду РФ від 25.04.97 № 490.
У разі проживання працівника не в готелі підійдуть первинні до- кумен-ти, оформлені відповідно до законодавства про бухгалтерський облік.
Також термін перебування працівника у відрядженні можна визначити по до-кумен-там, що підтверджує витрати на проїзд працівника до місця службового відрядження і назад до місця постійної роботи.
Якщо працівник вирушив у відрядження на службовому транспорті, це можуть бути такі до- кумен-ти:
- рішення керівника про направлення працівника у відрядження на службовому транспорті;
- шляховий лист;
- маршрутний лист;
- інші до-кумен-ти, що визначають маршрут прямування службового транспорту.
При використанні особистого транспорту працівника для службової поїздки фактичний термін відрядження підтвердять:
- рішення керівника про направлення працівника у відрядження на особистому транспорті;
- службова записка працівника про фактичне терміні перебування в місці відрядження;
- до-кумен-ти, що підтверджують використання особистого транспорту (шляховий лист, маршрутний лист, інші до-кумен-ти, що визначають маршрут слідування особистого транспорту працівника, а також касові чеки, квитанції, інші до-кумен-ти, що підтверджують зроблені за маршрутом слідування витрати).
А як бути в ситуації, коли немає всіх перерахованих вище до-кумен-тов? У цьому випадку працівник повинен надати керівнику службову запису-ку і (або) іншої до-кумен-т, встановлений обліковою політикою організації, про фактичне терміні перебування працівника у відрядженні, що містить обов'язкові реквізити, а також позначку приймаючої сторони про дати прибуття та вибуття працівника до місця відрядження і назад.
Звіт про відрядження
До внесення до Положення про відрядження змін в порядок до-кумен-тального оформлення відряджень працівників відсутність серед виправдувальних до-кумен-тов письмового звіту працівника про виконане в службовій поїздці завдання роботодавця призводило до суперечок з податковими органами. Деякі податкові органи на місцях виключали зі складу витрат витрати на відрядження. Аргумент: раз Положення про відрядження передбачає складання такого звіту, то без нього витрати на службову поїздку вважаються необгрунтованими.