Звільнення - це процес не тільки складний, так як в ньому присутня безліч психологічних аспектів, але ще і дуже важливий для всіх його учасників (керівника, співробітника і компанії), оскільки наслідки можуть бути самі різні.
Незалежно від способу припинення трудових відносин, будь то звільнення за «власним бажанням», «згодою сторін» або «скорочення штату», необхідно провести вихідний (фінальне) інтерв'ю з тепер уже колишнім працівником.
Поняття «вихідне інтерв'ю» (exit interview) прийшло до нас із західних компаній і означає співбесіду, яка супроводжує звільнення працівника. Кожен звільняється забирає з собою думку про компанії, і в її інтересах подбати про те, щоб воно було позитивним, запобігти можливим конфліктам, розлучитися мирно, без взаємних образ і недомовок.
Фінальне інтерв'ю має велике значення у формуванні як зовнішнього, так і внутрішнього бренду роботодавця. Ображений співробітник в процесі працевлаштування може створити негативний імідж компанії, розповісти багато поганого про попереднє місце роботи, «злити» конфіденційну інформацію (наприклад, кадрову, маркетингову або фінансову). Він неодмінно захоче обговорити з колишніми колегами то, як несправедливо з ним обійшлися, і що, можливо, скоро з ними вчинять так само. Це може привести до того, що якась частина персоналу задумається про відхід, знизиться трудова мотивація і лояльність до керівництва.
Від того, з якими думками і емоціями люди залишають компанію, залежить не тільки загальний корпоративний настрій, але і враження зовнішніх кандидатів. Таким чином, заключне інтерв'ю покликане згладити виниклі в ході роботи суперечності, продемонструвати шанобливе ставлення до співробітника і підкреслити важливість виконаної ним роботи. Нерідкі випадки, коли в ході фінального співбесіди вдається утримати цінного фахівця, знайшовши шляхи вирішення виниклої у нього проблеми або просто знявши емоційну напруженість.
«Розмова на прощання» дозволяє отримати багато корисної інформації, якої складно домогтися іншими способами.
- По-перше, він дає можливість дізнатися справжню причину звільнення співробітника.
- По-друге, дозволяє свіжим поглядом оцінити стан справ в компанії, адже на даному етапі багато хто схильний до більш відвертого висловлення своєї думки. Найчастіше це конструктивна критика, причому дозволяє виділити ті моменти, до яких більшість вже звикло.
Звільнення за своєю суттю - це стрес. Навіть якщо співробітник вже передбачає, що подібна неприємність може його торкнутися, все одно бути готовим до неї, а тим більше спокійно реагувати на такі зміни не кожен здатний.
Підготовка до вихідного інтерв'ю
До проведення фінального інтерв'ю необхідно як слід підготуватися.
- Проаналізуйте, що саме вас не влаштовує в працівника. Може бути, це як раз ті якості, які необхідні в сусідньому відділі.
- Дайте людині можливість самому усвідомити необхідність звільнення. Поставте перед ним ряд конкретних завдань з точними термінами виконання, і результат скаже сам за себе
Можна виділити кілька ключових моментів такого співбесіди.
- Необхідно заздалегідь узгодити з керівництвом умови догляду або утримання працівника, щоб не обіцяти того, що потім не буде виконано.
- Бесіда повинна проходити в нейтральній обстановці, наприклад в кімнаті для переговорів.
- Позитивний емоційний фон і розмова виключно про вчинки, а не про особистості співробітника.
- Говоріть ясно і прямо, з симпатією, але без співчуття, яке лише посилить емоційне напруження.
- Задавати потрібно відкриті питання, на які неможливо відповідай тільки «так» або «ні».
- Можна попросити заповнити анкету, але краще, щоб це виглядало не як бюрократична процедура для галочки, а як особисте прохання. Хоча якщо працівник налаштований агресивно, краще опустити цей пункт - все одно об'єктивної інформації ми не отримаємо.
- У психології існує такий прийом, як «позитив - негатив - позитив». Його сенс полягає в тому, щоб спочатку перерахувати позитивні якості співробітника, що звільняє, потім пояснити, чому він більше не може працювати в компанії, а на завершення обнадіяти і ще раз підкреслити його сильні сторони. Закінчити бесіду потрібно на позитивній ноті, адже будь-якій людині завжди є за що подякувати.
- Дотримуйтесь правил і юридичні норми при оформленні звільнення.
- В які б несприятливі обставини ні потрапила ваша компанія, пам'ятайте: головна мета при звільненні - зберегти гідність співробітника. Обставини змінюються - люди залишаються.
Перелік примірних питань для вихідного інтерв'ю.
- Опишіть якомога детальніше причини звільнення.
- Наскільки адекватні були обладнання та допомогу відповідного персоналу для виконання Вашої роботи?
- Наскільки чітко були визначені Ваші службові обов'язки?
- Наскільки адекватна і своєчасна була необхідна для роботи інформація?
- Наскільки компетентним було керівництво та управління?
- Що б Ви могли запропонувати в плані ресурсів, інформації, тренінгу?
- Наскільки добре Ви були підготовлені для виконання своєї роботи? Ваші пропозиції.
- Як би Ви оцінили свою роботу з точки зору її цікавинки?
- Які можливості були у Вас для розвитку специфічних навичок?
- Чи достатньо було у Вас свободи для виконання роботи?
- Яка частина Вашої роботи була найважчою в розумінні і вивченні?
- Як Ви оцінюєте можливості особистісного розвитку в компанії?
- Як складалися Ваші стосунки з безпосереднім начальником?
- Як би Ви оцінили способи, якими Ваш начальник керував підлеглими, робив розпорядження, реагував на скарги?
- Як складалися Ваші стосунки з колегами, чи були вони доброзичливими, надавали Вам допомогу?
- Наскільки добре, на Вашу думку, налагоджена спільна робота підрозділів?
- Що Ви можете сказати з приводу фізичних умов праці?
- Як Ви оцінюєте рівень стресу на робочому місці?
- Як Ви можете оцінити робоче навантаження?
- Наскільки зручно було Вам добиратися з дому на роботу і назад?
- Наскільки безпечна була Ваша робота?
- Як Ви оцінюєте Вашу зарплату?
- Як Ви оцінюєте додаткові пільги?
- Що б Ви могли сказати про політику компанії? Що б Ви запропонували змінити?
- Що, на Вашу думку, було привабливою стороною роботи?
- Що є привабливою рисою компанії?
- Що було найменш привабливою рисою Вашої роботи?
- Що, на Вашу думку, є найменш привабливою рисою компанії?
- Яке найбільш важлива зміна в компанії Ви б запропонували?
- Яка найголовніша причина Вашого звільнення?
Необов'язково користуватися всіма наведеними питаннями; вибирайте ті, які здаються найбільш доречними.
Кожній компанії так чи інакше доводиться звільняти людей - це одна з неприємних, але неминучих функцій бізнесу. Зараз на ринку існують організації, які надають послугу з аутплейсменту. Вони мають ряд розроблених програм по процедурі звільнення і спеціально підготовлених менеджерів, які полегшать переговори з персоналом на стадії реструктуризації, скорочення або звільнення за угодою сторін, підготують людей до виходу на ринок праці без негативного багажу, до нових можливостей і максимально швидкому працевлаштування.
У програмах аутплейсмента передбачено також навчання і для самих компаній. Правильна поведінка в цей складний для всіх період є значущим елементом процесу. Подібну послугу для працівника, який звільняється можуть дозволити собі великі компанії; невеликі ж часто обмежуються написанням хорошого рекомендаційного листа, з яким людина піде до майбутнього роботодавця.
Рекомендацій гідний кожен співробітник. Якщо хтось не зміг працювати на керівній посаді у вашій організації, це ще не означає, що він не буде хорошим виконавцем в іншій фірмі. У випадках якщо звільнення відбувається в силу зовнішніх обставин, наприклад при скороченні штату, тим більше варто всіляко постаратися забезпечити подальше працевлаштування людини.
Сьогодні будь-якої компанії, що піклується про своє HR-бренд, варто всерйоз задуматися про введення традиції вихідного співбесіди.
Катерина Худобко, старший консультант, AVICONN