Законодавство передбачає три способи виконання додаткових функцій:
- Поєднання роботи.
- Її збільшення.
- Виконання функцій по робочому місцю тимчасового відсутнього співробітника.
Всі ці функції виконуються разом з основною трудовою діяльністю, нерозривно з нею в певний час роботи. Якщо вони виходять за рамки робочого дня, мова йде вже про внутрішнє сумісництво.
Який варіант вибрати, вирішується роботодавцем в кожному конкретному випадку:
- При суміщенні посад співробітник виконує додаткову роботу за іншою посадою. За двом однаковим посадам працівник одночасно працювати не може. Як правило, це відбувається при вільної вакантної штатної одиниці. Тобто, секретар одночасно працює і за кадрового працівника до прийняття на зазначену посаду людини. При цьому у людини залишається право до терміну відмовитися від покладених функцій. Для цього він попереджає роботодавця за три дні.
- При збільшеному обсязі робіт працівник виконує додаткові роботи за своєю основною професією, але з перевищенням їх кількості. Наприклад, з прибиральницею було укладено трудовий договір на прибирання вісімдесяти квадратних метрів приміщення. При збільшенні їй доручили ще додаткові двадцять метрів. При цьому слід враховувати, чи впорається реально людина з підвищеним навантаженням.
- При виконанні обов'язків відсутнього співробітника іншим людиною, останній виконує додаткові робочі функції за своєю ж професії або за іншою. Колишній працівник числиться в установі, але з різних причин тимчасово не може працювати. Тобто заміщення вакантної посади неможливо. Наприклад, інженер приймає на себе функції завідувача складом на період його хвороби. Якщо поєднується посаду - матеріально відповідальна, то на період заміщення співробітник повинен підписати договір про матеріальну відповідальність.
Необхідні документи для оформлення тимчасового виконання обов'язків
У разі тривалої відсутності основного працівника застосовується правило укладання строкового трудового договору, в якому спеціально обумовлено умова роботи до виходу основного працівника.
Якщо ж на потрібне місце оформляється штатний співробітник, то про це видається наказ, з яким обов'язково знайомитися вказаний чоловік, тим самим даючи свою згоду на це. Або згоду прикладається на окремому аркуші. При перекладі терміном упродовж як мінімум місяці, згода необов'язково.
Також надходять і при покладанні додаткових обов'язків на співробітника. При цьому в наказі вказуються дані про відсутньому працівника, його посада і розмір доплати за заміщення.
Письмова згода співробітника на виконання обов'язків
Вищевказані робочі обов'язки можна доручати працівникові тільки після отримання його згоди, оформленого в письмовому вигляді. Це може бути заява або пропозицію про суміщення, спрямоване керівником.
Заява про згоду є документом, що підтверджує згоду людини на виконання посадових обов'язків відсутнього співробітника. Згода може даватися на термін не більше одного календарного місяця. Якщо ж заміщення передбачається довше, ніж місяць, то термін спеціально обмовляється. Він може бути продовжений до одного року.
Додаткова угода до трудового договору
Якщо працівнику належить поєднувати вакантну посаду, то в угоді можна це позначити, що поєднання буде відбуватися до закриття вакансії. Якщо час виходу на роботу основного працівника неможливо визначити, то вказується «до виходу відсутнього працівника».
Додаткова угода - обов'язковий документ при заміщенні посад. При його відсутності роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності.
Наказ про тимчасове виконання додаткових обов'язків
Після того, як з працівником було укладено додаткову угоду про тимчасове виконання обов'язків, необхідно про це видати наказ. У відомчому нормативному акті вказується коло і термін виконання обов'язків, оплата. З зазначеним наказом працівник повинен бути обов'язково ознайомлений, про що в ньому він розписується.
Текст наказу повинен бути приблизно таким. Після реквізитів організації, номера і дати наказу, вказується «У зв'язку з відходом у відпустку, покласти тимчасове виконання обов'язків секретаря на інспектора відділу кадрів з першого травня. Здійснити доплату сорок відсотків від окладу ».
Завантажити зразок наказу про тимчасове виконання додаткових обов'язків у форматі MS Word.
Законодавством чітко не встановлені максимальний або навпаки, розмір доплати за виконання обов'язків відсутнього працівника. Це встановлюється на кожному підприємстві по-своєму. Але такі функції обов'язково підлягають оплаті.
Конкретні розміри доплати визначаються в додатковій угоді, укладеній працівником і роботодавцем. Вони в більшості своїй визначаються від обсягу майбутніх трудових обов'язків, термін їх виконання, змісту. При цьому роботодавцем однаково оплачує працю рівної цінності. Також законодавчо не визначений порядок доплати. Це може виражатися в конкретній грошовій сумі. А можуть оплачуватися в процентному відношенні від окладу або зарплати співробітника.
Якщо ж трудовий договір з самого початку передбачає можливість або обов'язок працівника поєднувати будь-яку посаду, то така діяльність додатково не оплачується. Так як вважається, що це просто робочі обов'язки.
Таким чином, якщо співробітник організації йде на відпочинок, захворює, убуває у відрядження, то його колега приймається за функції вибулого за додаткову оплату. Подібні дії повинні бути належним чином оформлені у вигляді підписаного обома сторонами додаткової угоди і виданого на підприємстві наказу.
Без зазначених документів, доплата працівнику, виконуючому обов'язки відсутнього, проводиться не буде. Також заміщення неможливо нескінченно. Воно має свій термін, причому не дуже тривалий. Адже це велике навантаження на працівника. Тобто, приймаючи на себе додаткові обов'язки, кожен співробітник бажає бачити їх гідно оплаченими.