Вимоги до будівель та приміщень архіву встановлені п. 4.2 Основних правил. В першу чергу варто врахувати, що розміщення архіву не допускається в старих будівлях, дерев'яних будівлях, будівлях з сирими основними, підвальними, горищними приміщеннями, пічним опаленням. Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях повинні бути ізольовані.
В даний час в нашій організації створюється архів. Що потрібно врахувати при виборі і підготовці приміщення архіву, в якому в майбутньому будуть зберігатися наші документи?
Вибираючи будинок (приміщення), що підходить для зберігання архівних документів, враховуйте, що для повноцінної роботи архіву необхідні наступні відокремлені приміщення:
2) приміщення для прийому, тимчасового зберігання документів, акліматизації документів;
3) приміщення для використання документів;
4) робочі кімнати (кімната) співробітників архіву.
Якщо у вас немає можливості відвести під архів кілька кімнат, а весь архів повинен розташовуватися в одному приміщенні, необхідно розділити його перегородками, відокремивши, як мінімум, сховище документів від робочої зони.
Архів організації слід розташувати в спеціально побудованому або пристосованому для зберігання документів будівлі або окремому приміщенні. Це приміщення повинно бути віддалене від небезпечних з точки зору пожежної безпеки об'єктів. До таких, наприклад, можна віднести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражі. Поблизу будівлі (приміщення) архіву не повинно бути і об'єктів, що забруднюють повітря.
Ідеальним випадком є розміщення архіву в спеціально побудованому будинку, але найчастіше для зберігання архівних документів організації пристосовують вже наявне у них будинок або приміщення.
Які основні вимоги пред'являються до приміщення архіву?
Основними вимогами до приміщень архіву є:
Зверніть увагу! Не рекомендується розміщувати сховище документів в підвальних приміщеннях і на верхніх поверхах будівлі або переобладнати під архів горищні приміщення
Звичайно, виключення з правил можуть бути: наприклад, якщо підвал сухий і опалювальний і є штучна вентиляція, що забезпечує дво- або триразовий повітрообмін в годину, а на верхніх поверхах може бути створений нормальний температурно-вологісний режим.
Особливі вимоги пред'являються до електропроводки: вона повинна бути прихованою, штепсельні розетки - герметичними, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів. Загальні і поверхові рубильники повинні розташовуватися поза приміщеннями сховищ.
Обробку приміщень сховищ проводять з використанням неагресивних, непилящіх матеріалів, а в системах і засобах пожежогасіння застосовують нейтральні, безпечні для документів речовини. У сховищах забороняється застосування вогню, нагрівальних приладів, розміщення сторонніх об'єктів.
Я працюю менеджером з персоналу. Не так давно в нашій організації відвели приміщення під архів. Обладнали його за всіма нормами відповідним чином. В наступному місяці наш керівник передбачає ввести приміщення в експлуатацію. Підготовку доручив мені, а як правильно це зробити - я поняття не маю. Яка процедура введення в експлуатацію приміщення, призначеного для роботи архіву?
Остаточне рішення про придатність того чи іншого будинку (приміщення) для архіву організації приймається з урахуванням висновків Державного пожежного нагляду та санепідемстанції. Тільки після відповідної експертизи архів розміщують в пристосованих будівлях або приміщеннях організації.
Така експертиза потрібна для визначення вогнестійкості будівель або приміщень, довговічності основних конструкцій, а також міцності міжповерхових перекриттів з урахуванням потенційних навантажень, наявності та стану опалювальних і вентиляційних систем. Вона проводиться силами представників самої організації (як правило, співробітників архіву), пожежних, охоронних, будівельних, санітарно-епідеміологічних та інших спеціальних служб. За підсумками експертизи складається відповідний акт.