Буває, що первинні документи з якихось причин відсутні. Наприклад, вони загубилися при переїзді фірми або в результаті надзвичайної ситуації. Чим це загрожує фірмі?
При черговій перевірці податківці орга-тельно звернуть на це увагу і оштрафують фірму. Адже відсутність первинних документів вважається грубим порушенням правил обліку доходів і витрат (ст. 120 НК РФ). Штраф за це порушення становить 10 000 рублів. Якщо відсутні документи за період більше року, то штраф становитиме вже 30 000 рублів. Ну а в слу-чаї, якщо відсутність документів призвело до за-ніженіе податку, то штраф становитиме 20 процен-тів від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 рублів.
Щоб уникнути відповідальності, потрібно до-би мовити свою невинність в тому, що первинні документи відсутні. Складіть акт, в кото-ром перераховуються відсутні документи і причина їх відсутності. Цей акт повинен бути затверджений керівником фірми.
Якщо документи пропали через пожежо-ра, крадіжки або іншої надзвичайної ситуації, вам також знадобиться довідка, підтверджую-щая, що така ситуація дійсно мала місце. Так, якщо сталася пожежа, то необхідна довідка з пожежної частини; якщо трапилося за-топлення - довідка організації, яка ек-сплуатірует будівля; якщо документи вкрали - довідка з поліції.
Ще один неприємний момент, який гро-зит фірмі в такій ситуації, - донарахування податків і нарахування пені.
Справа в тому, що витрати, не підтверджений-ні документально, не можна врахувати при розрахунку податку на прибуток. Якщо такі витрати все ж були враховані, податківці вважатимуть, що подат-говая база з податку на прибуток була занижена-на, і донарахують податок, а також нарахують пені.
Щоб уникнути податкових санкцій, ми з-Вету спробувати відновити відсутні документи. Якщо, наприклад, відсутні доку-менти, що підтверджують покупку товарів (ра-бот, послуг, майнових прав), домовтеся з постачальниками, щоб вам виписали їх копії Звичайно, відновити відсутні доку-менти можна, тільки якщо вам відомо, які саме документів не вистачає для Підтвердженням-ня витрат, а також у яких саме постав-щиків були закуплені товари (роботи, послуги оф-ги, майнові права). Набагато складніше, якщо, наприклад, загубилися документи, під-тверждаем видачу грошей під звіт праців-ку фірми, який в даний момент вже на фірмі не працює.
Вихід з такої ситуації - спробувати свя-тися з цим працівником і домовитися з ним заново оформити необхідні документи.
Практична енциклопедія бухгалтера