Лист Мінфіну Росії
від 05.02.10 № 03-03-05 / 18
Щодо підтвердження витрат на проїзд працівника при втраті проїзного квитка
Питання: Про порядок обліку з метою обчислення податку на прибуток витрат на проїзд працівника до місця відрядження і назад у разі, якщо проїзний квиток загублений, а також про оподаткування ПДФО сум відшкодування витрат на проїзд федеральних державних цивільних службовців до місця відрядження і назад у разі втрати квитків.
Відповідь: Департамент податкової і митно-тарифної політики розглянув лист щодо питання обліку з метою оподаткування прибутку витрат на проїзд працівника до місця відрядження і назад у разі, якщо проїзний квиток загублений, і повідомляє, що відповідно до п. 1 ст. 252 Податкового кодексу Російської Федерації (далі - НК РФ) витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати (а у випадках, передбачених ст. 265 НК РФ, збитки), здійснені (понесені) платником податків.
При цьому під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства Російської Федерації, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, застосовуваними в іноземній державі, на території якого були зроблені відповідні видатки, і (або) документами, побічно підтверджують зроблені витрати (в тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу в Відповідність з договором).
У складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, враховуються витрати на відрядження, зокрема на проїзд працівника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
За документ, що підтверджує витрати на проїзд працівника до місця відрядження і назад, за загальним правилом виступає оригінал проїзного документа.
З огляду на те, що п. 1 ст. 252 НК РФ допускає використання в податковому обліку документів, побічно підтверджують зроблені витрати, вважаємо, що в разі втрати проїзного документа, оформленого на бланку суворої звітності, його можуть замінити дублікат, копія примірника квитка, що залишився в розпорядженні транспортної організації, що здійснила перевезення фізичної особи, або довідка з транспортної організації із зазначенням реквізитів, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, маршрут його проїзду, вартість квитка і дату поїздки.
У разі оформлення проїзних документів електронними пасажирськими квитками необхідно керуватися наступним.
Таким чином, при придбанні працівником авіаквитка, оформленого в бездокументарній формі, - електронної маршрут / квитанції електронного пасажирського квитка (електронного авіаквитка) для поїздок на території Російської Федерації і за кордон підтверджуючими документами є в частині:
а) вироблених витрат з оплати:
- чек контрольно-касової техніки;
- сліпи, чеки електронних терміналів при проведенні операцій з використанням банківської картки, держателем якої є працівник;
- підтвердження кредитною установою, в якому відкрито працівникові банківський рахунок, який передбачає здійснення операцій з використанням банківської карти, проведеної операції по оплаті електронного авіаквитка;
- або інший документ, що підтверджує здійснення оплати перевезення, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності;
б) факту виробленої перевезення:
- роздруківка електронного документа - електронна маршрут / квитанція електронного пасажирського квитка (електронного авіаквитка) на паперовому носії з одночасним поданням посадкового талона, що підтверджує переліт підзвітної особи за вказаною в електронному авіаквитку маршруту.
Електронний авіаквиток оформляється не на бланку суворої звітності і в разі його втрати відновлюється шляхом повторної роздруківки.
Що стосується питання визнання компенсаційними виплатами, що звільняються від оподаткування податком на доходи фізичних осіб, сум відшкодування витрат на проїзд федеральних державних цивільних службовців до місця відрядження і назад у разі втрати квитків, повідомляємо наступне.
Відповідно до п. 3 ст. 217 НК РФ при оплаті працедавцем платнику податку витрат на відрядження і в середині країни, так і за її межі в дохід, що підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, які не включаються фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення і назад.
Таким чином, компенсація будь-яких витрат з метою звільнення від оподаткування передбачає їх документальне підтвердження.
При відсутності документального підтвердження цільового використання даних грошових виплат втрачається їх безпосередньо компенсаційний характер і вони підлягають оподаткуванню на загальних підставах.
У разі втрати оригіналів проїзних документів можуть бути представлені дублікат проїзного документа або копія примірника квитка, що залишився в розпорядженні транспортної організації, що здійснила перевезення фізичної особи, або довідка з транспортної організації із зазначенням реквізитів, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, маршрут його проїзду, вартість квитка і дату поїздки.
Директор Департаменту податкової
і митно-тарифної політики
І.В.ТРУНІН