Як відшкодувати витрати на відрядження, якщо квиток був працівником втрачено?
Роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові, направленому у відрядження, витрати на проїзд за умови належного їх підтвердження.
При втраті квитка роботодавець в разі відрядження співробітника по території РФ має право дозволити відшкодувати оплату проїзду за мінімальною його вартості. Це право керівника, але не обов'язок.
Якщо відшкодування здійснюється в розмірі мінімальної вартості проїзду, тоді вартість проїзду залізничним транспортом визначається вартістю квиток в плацкартному вагоні пасажирського поїзда.
Підставою для відшкодування оплати проїзду буде заява працівника про відшкодування йому витрачених коштів із зазначенням дати і часу відправлення транспортного засобу, його види та номери, вартості квитка, а також причин втрати документів. На заяві керівник підприємства повинен написати розпорядження про розміри відшкодовуються сум або про відмову у відшкодуванні. Дана заява додається до авансового звіту і має зберігатися в бухгалтерії підприємства. Можливо також оформлення наказу керівника.
У разі відсутності документально підтверджених працівником витрат або копій документів, пов'язаних з проїздом до місця призначення і назад, вартість даних поїздок буде включатися в його оподатковуваний дохід з подальшим утриманням податку на доходи фізичних осіб відповідно до ст. 210 Податкового кодексу РФ.
Таким чином, працівнику слід оформити документи, що побічно підтверджують зроблені витрати (дублікат або копію квитка). В іншому випадку роботодавець має право, але не зобов'язаний оплачувати проїзд.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
Штатному співробітникові, направленому у відрядження, організація зобов'язана відшкодувати:
Про це сказано в статті 168 Трудового кодексу РФ.
Комерційні організації визначають розміри відшкодування витрат для співробітників самостійно і закріплюють їх в локальних актах. При цьому законодавство не встановлює обов'язку виплачувати витрати, пов'язані зі службовим відрядженням, всім співробітникам в однаковому розмірі. Розмір відшкодування роботодавці визначають виходячи з фінансових можливостей організації і мають право передбачити в своїх локальних актах диференційований розмір витрат для співробітників, що займають різні посади.
У бюджетних організаціях діє спеціальний підхід. Розмір і порядок відшкодування витрат на наймання житла під час відрядження визначають:
Про це сказано в частинах 2 і 3 статті 168 Трудового кодексу РФ.
заступник директора департаменту медичної освіти і кадрової політики в охороні здоров'я МОЗ Росії
[Про облік з метою оподаткування прибутку витрат на проїзд працівника до місця відрядження і назад у разі, якщо проїзний квиток загублений]
Департамент податкової і митно-тарифної політики розглянув лист щодо питання обліку з метою оподаткування прибутку витрат на проїзд працівника до місця відрядження і назад у разі, якщо проїзний квиток загублений, повідомляємо, що згідно з пунктом 1 статті 252 Податкового кодексу Російської Федерації (далі - НК РФ ) витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати (а у випадках, передбачених статтею 265 НК РФ. збитки), здійснені (понесені) платником податків.
При цьому під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства Російської Федерації, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, застосовуваними в іноземній державі, на території якого були зроблені відповідні видатки, і (або) документами, побічно підтверджують зроблені витрати (в тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу в Відповідність з договором).
У складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, враховуються витрати на відрядження, зокрема, на проїзд працівника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи (підпункт 12 пункту 1 статті 264 НК РФ) .Як документа, що підтверджує витрати на проїзд працівника до місця відрядження і назад, за загальним правилом, виступає оригінал проїзного документа.
З огляду на те, що пункт 1 статті 252 НК РФ допускає використання в податковому обліку документів, побічно підтверджують зроблені витрати, вважаємо, що в разі втрати проїзного документа, оформленого на бланку суворої звітності, його може замінити дублікат, копія примірника квитка, що залишився в розпорядженні транспортної установу, що здійснила перевезення фізичної особи, або довідка з транспортної організації із зазначенням реквізитів, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, маршрут його проїзду, вартість квитка і дату оездкі.
Таким чином, при придбанні працівником авіаквитка, оформленого в бездокументарній формі, - електронної маршрут / квитанції електронного пасажирського квитка (електронного авіаквитка) для поїздок на території Російської Федерації і за кордон підтверджуючими документами є в частині:
а) вироблених витрат з оплати:
- чек контрольно-касової техніки;
- сліпи, чеки електронних терміналів при проведенні операцій з використанням банківської картки, держателем якої є працівник;
- підтвердження кредитної установи, в якій відкрито працівникові банківський рахунок, який передбачає здійснення операцій з використанням банківської карти, проведеної операції по оплаті електронного авіаквитка;
- або інший документ, що підтверджує здійснення оплати перевезення, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності;
б) факту виробленої перевезення:
- роздруківка електронного документа - електронна маршрут / квитанція електронного пасажирського квитка (електронного авіаквитка) на паперовому носії з одночасним поданням посадкового талона, що підтверджує переліт підзвітної особи за вказаною в електронному авіаквитку маршруту.
Електронний авіаквиток оформляється не на бланку суворої звітності і в разі його втрати відновлюється шляхом повторної роздруківки.
Що стосується питання визнання компенсаційними виплатами, що звільняються від оподаткування податком на доходи фізичних осіб, сум відшкодування витрат на проїзд федеральних державних цивільних службовців до місця відрядження і назад у разі втрати квитків, повідомляємо наступне.
Відповідно до пункту 3 статті 217 НК РФ при оплаті працедавцем платнику податку витрат на відрядження і в середині країни, так і за її межі в дохід, що підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, які не включаються фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення і назад.
Таким чином, компенсація будь-яких витрат з метою звільнення від оподаткування передбачає їх документальне підтвердження.
При відсутності документального підтвердження цільового використання даних грошових виплат втрачається їх безпосередньо компенсаційний характер і вони підлягають оподаткуванню на загальних підставах.
У разі втрати оригіналів проїзних документів, можуть бути представлені дублікат проїзного документа або копія примірника квитка, що залишився в розпорядженні транспортної організації, що здійснила перевезення фізичної особи або довідка з транспортної організації із зазначенням реквізитів, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, маршрут його проїзду, вартість квитка і дату поїздки.
Директор департаменту
І.В.Трунін
З повагою і побажанням комфортної роботи, Наталя Ніконова,
експерт Системи Кадри
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
