Вважаю, що всім добре відомо, як складається відрядження звіт - в общем-то, нічого складного. Але тільки в тому випадку, коли відряджаються старанно збирає всі необхідні документи і дотримується усередині корпоративної політики. Однак, як показує практика, чим вище позиційний рівень керівника, тим частіше доводиться стикатися з нестандартними ситуаціями, в результаті яких при складанні звіту про відрядження потрібен індивідуальний підхід і кмітливість. Розглянемо кілька найпоширеніших випадків.
# 9632; Керівник залишив поза увагою / не взяв з собою посвідчення про відрядження
Як правило, відзначати посвідчення про відрядження прийнято в офісі тієї компанії, в яку їде відряджаються. Але якщо з якихось причин це не можливо, допустимо проставити позначки про прибуття та вибуття в готелі (для цього повинна використовуватися кругла печатка). Якщо ваш керівник цього не зробив, спробуйте зв'язатися c партнерами і відправити їм чисте відскановане посвідчення (або файл у форматі * .doc) по електронній пошті. Домовтеся, що вони відразу повернуть його зі своїми печатками по електронній пошті, а оригінал відправлять з кур'єрською доставкою (ви потім поставите на ньому відмітки вашої організації). Копію посвідчення про відрядження можна здати в бухгалтерію з повним комплектом інших документів під обіцянку пізніше принести оригінал.
Посадочні талони є підтвердженням того, що переліт відбувся і пасажир використовував куплений за рахунок компанії квиток. У разі якщо один або кілька посадкових талонів були загублені, але при цьому є квитки, складається службова записка на ім'я головного бухгалтера приблизно такого змісту:
# 9632; Оригінали квитків загублені
Введення електронних авіаквитків відчутно полегшило роботу секретаря, але при залізничних поїздках і на деяких внутрішніх авіарейсах місцевих компаній продовжують використовуватися паперові квитки, які необхідно по поверненню здавати в бухгалтерію. У разі якщо оригінали квитків загублені, складається службова записка на ім'я головного бухгалтера з поясненням ситуації і проханням прийняти звіт без квитків:
До службової записки додаються посадочні талони і відмітки аеропорту про перетин кордону / посвідчення про відрядження, або будь-які інші документи, що підтверджують, що поїздка відбулася.
Питання. Про порядок обліку з метою обчислення податку на прибуток витрат на проїзд працівника до місця відрядження і назад у разі, якщо проїзний квиток загублений, а також про оподаткування ПДФО сум відшкодування витрат на проїзд федеральних державних цивільних службовців до місця відрядження і назад у разі втрати квитків.
Департамент податкової і митно-тарифної політики розглянув лист щодо питання обліку з метою оподаткування прибутку витрат на проїзд працівника до місця відрядження і назад у разі, якщо проїзний квиток загублений, і повідомляє, що відповідно до п. 1 ст. 252 Податкового кодексу Російської Федерації (далі - НК РФ) витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати (а у випадках, передбачених ст. 265 НК РФ, збитки), здійснені (понесені) платником податків.
При цьому під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства Російської Федерації, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, застосовуваними в іноземній державі, на території якого були зроблені відповідні видатки, і (або) документами, побічно підтверджують зроблені витрати (в тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу в Відповідність з договором).
У складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, враховуються витрати на відрядження, зокрема на проїзд працівника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
За документ, що підтверджує витрати на проїзд працівника до місця відрядження і назад, за загальним правилом виступає оригінал проїзного документа.
З огляду на те, що п. 1 ст. 252 НК РФ допускає використання в податковому обліку документів, побічно підтверджують зроблені витрати, вважаємо, що в разі втрати проїзного документа, оформленого на бланку суворої звітності, його можуть замінити дублікат, копія примірника квитка, що залишився в розпорядженні транспортної організації, що здійснила перевезення фізичної особи, або довідка з транспортної організації із зазначенням реквізитів, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, маршрут його проїзду, вартість квитка і дату поїздки.
У разі оформлення проїзних документів електронними пасажирськими квитками необхідно керуватися наступним.
Таким чином, при придбанні працівником авіаквитка, оформленого в бездокументарній формі - електронним маршрут / квитанції електронного пасажирського квитка (електронного авіаквитка) для поїздок на території Російської Федерації і за кордон, підтверджуючими документами є в частині:
а) вироблених витрат з оплати:
- чек контрольно-касової техніки;
- сліпи, чеки електронних терміналів при проведенні операцій з використанням банківської картки, держателем якої є працівник;
- підтвердження кредитною установою, в якому відкрито працівникові банківський рахунок, який передбачає здійснення операцій з використанням банківської карти, проведеної операції по оплаті електронного авіаквитка;
- або інший документ, що підтверджує здійснення оплати перевезення, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності;
б) факту виробленої перевезення:
- роздруківка електронного документа - електронна маршрут / квитанція електронного пасажирського квитка (електронного авіаквитка) на паперовому носії з одночасним поданням посадкового талона, що підтверджує переліт підзвітної особи за вказаною в електронному авіаквитку маршруту.
Електронний авіаквиток оформляється не на бланку суворої звітності і в разі його втрати відновлюється шляхом повторної роздруківки.
Що стосується питання визнання компенсаційними виплатами, що звільняються від оподаткування податком на доходи фізичних осіб, сум відшкодування витрат на проїзд федеральних державних цивільних службовців до місця відрядження і назад у разі втрати квитків, повідомляємо наступне.
Відповідно до п. 3 ст. 217 НК РФ при оплаті працедавцем платнику податку витрат на відрядження і в середині країни, так і за її межі в дохід, що підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, які не включаються фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення і назад.
Таким чином, компенсація будь-яких витрат з метою звільнення від оподаткування передбачає їх документальне підтвердження.
При відсутності документального підтвердження цільового використання даних грошових виплат втрачається їх безпосередньо компенсаційний характер і вони підлягають оподаткуванню на загальних підставах.
У разі втрати оригіналів проїзних документів можуть бути представлені дублікат проїзного документа або копія примірника квитка, що залишився в розпорядженні транспортної організації, що здійснила перевезення фізичної особи, або довідка з транспортної організації із зазначенням реквізитів, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, маршрут його проїзду, вартість квитка і дату поїздки.
Часто виписка з готелю відбувається в поспіху через побоювання запізнитися на літак, на переговори, на електричку і т.п. Результат - проживання в номері повністю оплачено, а рахунки за нього чи ні, чи випадково схоплений чужий. Для того щоб отримати дублікат, досить знайти контактну інформацію готелю в інтернеті і зателефонувати / написати їм з проханням надіслати копію рахунку. Invoice буде висланий вам по електронній пошті або по факсу буквально протягом дня. Можливо, на ньому буде стояти позначка «Дублікат», що не є перешкодою для подання документа в бухгалтерію. Такий же метод можна застосовувати і до рахунків з ресторанів.
# 9632; В рахунок за проживання в готелі включені додаткові рядки
Буває, що в рахунку керівника є рядки за послуги, які не повинні компенсуватися компанією. Найпростіший варіант для витрат типу room service, «благодійність» і «різне» - написати службову записку на ім'я головного бухгалтера з проханням відняти ці суми із зарплати:
Але тут є деякі нюанси.
Витрати на харчування в ресторані готелю (НЕ room service) можна оформити як представницькі витрати - вечеря з партнерами. У цьому випадку на конкретну суму складаються кошторис і звіт, що додаються потім до решти відрядження документам.
Прошу прийняти до обліку суму в розмірі 10, 65 доларів за використання доступу в інтернет в службових цілях (читання корпоративної пошти) під час перебування у відрядженні в США. Копію рахунку додаю.
Обгрунтуванням необхідності користування послугами хімчистки може служити тривалий термін відрядження, насичена програма зустрічей і переговорів (звідси часта зміна одягу), відсутність можливості взяти з собою об'ємний багаж через декількох перельотів в рамках однієї поїздки.
Департамент податкової і митно-тарифної політики розглянув лист і з питання обліку в складі доходів, що підлягають оподаткуванню податком на прибуток організацій, суми відшкодування особистих витрат, здійснених працівником під час відрядження за рахунок коштів банку, повідомляє наступне.
Згідно з пп. 12 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу Російської Федерації (далі - Кодекс) в складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і (або) реалізацією, враховуються витрати на відрядження. У їх складі враховуються витрати на наймання житлового приміщення. За цією статтею витрат підлягають відшкодуванню також витрати працівника на оплату додаткових послуг, що надаються в готелях (за винятком витрат на обслуговування в барах і ресторанах, витрат на обслуговування в номері, витрат за користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами).
Разом з тим суми відшкодування зазначених витрат банку, здійснених за рахунок прибутку, що залишилася після оподаткування, не включаються в податкову базу по податку на прибуток організацій.
# 9632; Були проведені додаткові витрати на проживання або пересування
Іноді трапляється так, що під час відрядження керівник приймає рішення поміняти вже куплені квитки, придбати додаткові, переїхати в інший готель, і всі ці витрати він оплачує сам. Для того щоб бухгалтерія компенсувала витрати (або прийняла їх до обліку), необхідна службова записка з візою безпосереднього керівника. Формулювання обґрунтування може бути приблизно такою:
Я, ШМАГІН А.В. керівник департаменту з розвитку ІТ, перебуваючи у відрядженні у В'єтнамі, здійснював переліт з м Хошимін в м Ханой і був змушений зробити заміну електронного авіаквитка на літак, так як запланована в Хошиміні зустріч закінчилася раніше передбачуваного часу, що дозволило мені попрацювати в Ханої більш продуктивно.
Безумовно, необхідно пам'ятати, що візування подібного роду службових записок не є обов'язковим, а залишається на розсуд вищого керівника. У них ви всього лише висловлюєте прохання про сприяння.
Крім службової записки для бухгалтерії рекомендується скласти документи, що підтверджують факт проведення ділових переговорів для потреб організації. Це можуть бути протокол переговорів, проекти обговорюваних договорів, звіти про проведення переговорів.
А. Вершиніна,
помічник виконавчого віце-президента з розвитку міжнародного бізнесу