Всім привіт, сьогодні поговоримо про вивантаження даних з Access в такі додатки як Word і Excel. Але не про стандартному способі, який є в Access (зв'язок з Office), а про спосіб, який дозволяє вивантажувати дані в заданий шаблон як в Word, так і в Excel.
Іншими словами це потрібно тоді коли створити звіти в Access за шаблоном, який вже існує, наприклад, в Word, неможливо або дуже складно або як Ви знаєте, може виходити просто кострубато або найпоширеніший варіант це коли багато тексту, який в звіті Access не так добре форматується як в Word, а даних не так багато, але необхідно автоматизувати, наприклад це якісь договори, заяви і так далі. Використання злиття з самого Word-а не дуже зручно, тому я розповім сьогодні, як можна заповнювати такі шаблони безпосередньо з Access, шляхом натискання на одну кнопку. Також як і необхідність вивантаження в шаблон Word, існує і необхідність вивантаження в шаблон Excel, і цей спосіб ми теж сьогодні розглянемо.
Вся розробка ділиться на дві частини це:
• Налаштування шаблону Word;
• Налаштування вивантаження даних в шаблон.
Суть настройки шаблону полягає в тому, що необхідно проставити необхідні поля в тих місцях шаблону, де потрібно виводити те чи інше поле. Це робиться за допомогою полів форми.
Відкриваємо шаблон Word, для початку додамо необхідну панель інструментів, для цього натискаємо від-> панель інструментів і ставимо галочку «форми». Тепер у вас відобразилася панель інструментом «Форми» все, що залишилося зробити це встати на те місце де необхідно додати потрібне поле і на панелі вибрати «Текстове поле». Після в тому місці у Вас з'явиться сіра область, яка свідчить про те, що поле додано. Тепер необхідно задати ім'я цього поля, для того щоб потім з access вставляти в нього значення (стандартне назви не дуже зручне). Для цього клацніть правою кнопкою ми по полю і натисніть «Властивості». В поле закладка напишіть бажане ім'я цього поля, я в прикладі назвав його MyTestPole
Створіть стільки полів, скільки Вам потрібно.
Ну і настройка шаблону закінчена, тільки єдине зробіть цей шаблон тільки для читання, а то користувач візьме, сформує документ і збереже його, і шаблон тим самим загубиться, а якщо зробити тільки для читання, то у нього такої можливості не буде тільки зберігати через « Зберегти як".
Переходимо до більш цікавою завдання це до реалізації самої вивантаження з Access в цей шаблон.
Припустимо у Вас є форма, зробіть на ній кнопку (я назвав її testbutton) і в подія натискання кнопки вставте наступний код:
Тепер перейдемо до Excel.
Існує кілька способів, як заповнювати Excel шаблон, я опишу два, перший це тоді коли Вам просто необхідно проставити кілька полів, тобто в джерелі даних буде всього один рядок з декількома полями і другий це коли рядків буде вже кілька, причому Ви не знаєте, скільки саме (в залежності від якихось умов), але в шаблоні за замовчуванням відведено для цього все пару рядків, тому ми будемо потрібні нам рядки додавати, для того щоб наші дані не накладалася на рядки нижче (припустимо там примітка, підпис керівника і т.д.). І рада, я тут для прикладу використовую всього одне джерело даних, а ви, якщо Вам необхідно заповнити шапку, примітка і деяку кількість рядків (тобто область даних) то для цих завдань використовуйте кілька джерел (Recordset).
Також додайте кнопку на форму (я її назвав testexcel) і вставляємо наступний код в подія «натискання кнопки»
До відома я тут при створенні об'єкта і Word.Application і Excel.Application використовував пізніше зв'язування, для того щоб не додавати необхідні бібліотеки і забезпечити сумісність. Сподіваюся, мої приклади Вам допоможуть!