Прибутковий касовий ордер (ПКО) застосовується для оформлення надходження готівки в касу організації. ПКО виписується в одному екземплярі працівником бухгалтерії, підписується головним бухгалтером. Квитанція до прибуткового касового ордеру підписується головним бухгалтером і касиром, засвідчується печаткою (штампом) касира і реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів і видається на руки здав гроші, а прибутковий касовий ордер залишається в касі.
У прибутковому касовому ордері і квитанції до нього:
- по рядку "У тому числі" вказується сума ПДВ, яка записується цифрами, а в разі, якщо продукція, роботи, послуги не оподатковуються, робиться запис "Без податку (ПДВ)";
- по рядку "Додаток" перераховуються що докладалися первинні та інші документи із зазначенням їх номерів і дат складання;
- в графі "Кредит, код структурного підрозділу" вказується код структурного підрозділу, на який оприбутковуються грошові кошти.
Видатковий касовий ордер (ВКО) застосовується для оформлення видачі готівки з каси організації. Виписується в одному примірнику працівником бухгалтерії, підписується керівником організації та головним бухгалтером, реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. У тих випадках, коли на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах, рахунках та ін.) Є дозвільний напис керівника організації, підпис його на видаткових касових ордерах не обов'язкова.
Якщо замінює видатковий касовий ордер документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, що засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів. Однак в останньому випадку запис про дані документа, що посвідчує особу, на грошовому документі, що його замінює касовий видатковий ордер, не проводиться.
На підприємстві видача грошей може проводитися за посвідченням, виданим цим підприємством, при наявності на ньому фотографії та особистого підпису власника.
Розписка в отриманні грошей може бути зроблена одержувачем тільки власноручно чорнилом або кульковою ручкою із зазначенням одержаної суми: карбованців - прописом, копійок - цифрами. При отриманні грошей за платіжною (розрахунково-платіжної) відомості сума прописом не вказується.
У видатковому касовому ордері:
- по рядку "Додаток" перераховуються що докладалися первинні та інші документи із зазначенням їх номерів і дат складання.
Видачу грошей касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або його замінює. Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомістю, перед розпискою в одержанні грошей касир робить напис: "За дорученням". Довіреність залишається в документах дня як додаток до видаткового касового ордера або відомості.
Сума прописом в РКО повинна бути проставлена від руки людиною, які отримують грошові кошти.
Рядок "Документ" обов'язково заповнюється не тільки на осіб, які не працюють на даному підприємстві, але також і на своїх співробітників.
На виплату грошей по розрахунково-платіжній відомості РКО можна не виписувати. Підставою для виплати служить підписана керівником відомість.
а) у платіжній (розрахунково-платіжної) відомості проти прізвищ осіб, яким не зроблено зазначені виплати, поставити штамп або зробити відмітку від руки: "Депоновано";
б) скласти реєстр депонованих сум;
в) в кінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості зробити напис про фактично виплачених і підлягають депонуванню сумах, звірити їх із загальним підсумком за платіжною відомістю і скріпити напис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Гроші за відомістю видавав (підпис)". Видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;
г) записати в касову книгу фактично виплачену суму і поставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер № __".
Бухгалтерія робить перевірку відміток, зроблених касиром в платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум.
Депоновані суми здаються в банк, і здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери та замінюючі їх документи повинні бути заповнені бухгалтерією чітко й ясно чорнилом, кульковою ручкою або виписані на машині (друкарській, обчислювальної).
Підчищення, помарки або виправлення в цих документах не допускаються.
У прибуткових і видаткових касових ордерах перелічуються додані до них документи.
Видача прибуткових і видаткових касових ордерів або замінюють їх документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється.
Прийом і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.
При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або замінюють їх документів касир зобов'язаний перевірити:
а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері або його замінює дозвільного напису (підписи) керівника підприємства або осіб, на це уповноважених;
б) правильність оформлення документів;
в) наявність перелічених у документах додатків.
У разі недотримання хоча б одного з цих вимог касир повертає документи в бухгалтерію для належного оформлення. Прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи негайно після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або написом "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).
Прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на оплату праці, реєструються після видачі за ними грошових коштів.
Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися із застосуванням засобів обчислювальної техніки.
Касир відповідно до чинного законодавства про матеріальну відповідальність робітників і службовців несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей та за шкоду, заподіяну підприємству як в результаті навмисних дій, так і в результаті недбалого або несумлінного ставлення до своїх обов'язків.
Касиру забороняється передоручати виконання дорученої йому роботи іншим особам.
Всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому гасінню штампом або написом від руки "Одержано" або "Оплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).
Складання товарного звіту
Форма звітності матеріально відповідальних осіб (бригади) і терміни її подання визначаються керівництвом організації виходячи з особливостей її діяльності. Як правило, при автоматизованій обробці облікової документації допускається спрощена форма звітності, тобто первинні документи додаються до супровідного реєстру здачі документів.
Звітність матеріально відповідальних осіб може бути як щоденної, так і охоплювати більш тривалі терміни (5, 7 днів).
Однак подовження термінів звітності небажано, оскільки це порушує ритмічність роботи бухгалтера.
Терміни подання в бухгалтерію супровідних реєстрів здачі документів і товарних звітів встановлюються керівниками і закріплюються в графіку документообігу. Супровідні реєстри і товарні звіти матеріально відповідальні особи складають в 2 примірниках (під копірку). Реєстр являє собою перелік документів, в якому окремо вказуються найменування, номер (код) і кількість прибуткових і видаткових документів. У товарних звітах наводяться більш докладні дані, де, крім того, вказуються дата і номер документа, вартість товару і тари за кожним прибутковим і видатковим документом, виводяться їх залишки на початок і кінець звітного періоду. На звороті товарного звіту може бути поміщений звіт про рух тари. Товарний звіт є основною формою звітності про рух товарів у вартісному вираженні в організаціях роздрібної торгівлі. У натуральному (кількісному) і вартісному вираженні можуть становити товарний звіт організації оптової торгівлі.
Товарний звіт необхідний для правильного, своєчасного списання реалізованих або вибулих з яких-небудь причин товарів.
Перший примірник звіту разом з документами передається в бухгалтерію під розписку на другому примірнику, який залишається у матеріально відповідальної особи. Бухгалтерія повинна перевіряти звіти в день їх надходження.
При перевірці необхідно встановити, чи всі докладені документи, зазначені в звіті, чи правильно вони оформлені, чи правильно складений сам звіт, а також звірити арифметичні підрахунки в документах про надходження та вибуття товарів і тари, їх залишки на початок і кінець звітного періоду.
Залишки товарів і тари на початок звітного дня звіряють із залишками на кінець дня в попередньому товарному звіті або з залишком по інвентаризаційного опису, якщо складався перший звіт після інвентаризації.
Зокрема, необхідно перевірити за документами таксування, правильність застосування цін, підрахунки, розмір торговельної знижки, правильність оформлення актів на недостачі і недоброякісні товари. Потрібно також перевірити документи на повернення товарів постачальникам і визначити відповідність сум виручки касового звіту.
У прибуткової частини - залишок товарів на початок дня, його беруть з попереднього товарного звіту або інвентаризаційного опису. Далі лінійним способом відображається надходження товарів і тари за супровідними товарним документам постачальника або акту в хронологічному порядку. По кожному документу вказують найменування постачальника або іншого джерела, номер і дату документа, вартість товарів, що надійшли. Після запису всіх документів в прихід вільні рядки прокреслюють і підраховують підсумок приходу, підсумовуючи все надходження. Потім визначають підсумок періоду із залишком (тобто залишок на початок складають з підсумком приходу).
Записи в прибутковій частині звіту звіряють із зустрічними документами постачальників, а також зі звітами інших матеріально відповідальних осіб (якщо була внутрішня перекидання товарів). При цьому звертається особлива увага на повноту і своєчасність оприбуткування товарів. Матеріально відповідальні особи зобов'язані прибуткувати прийняті товари в день надходження і вказувати в товарних звітах дату фактичного надходження цінностей.
На підприємствах роздрібної торгівлі вартість реалізованих товарів, зазначену в товарному звіті, необхідно звірити з сумою виторгу за звітом касира.
У видатковій частині товарного звіту на підставі відомостей про виручку списують суму проданих товарів, причому продаж товарів дрібним оптом відображають окремим рядком - інший витрата
По кожному документу вказують обгрунтування вибуття, номер і дату документа, вартість товарів, що вибули. Решта вільні рядки в видаткової частини прокреслюють і підраховують підсумок витрати, підсумовуючи все видаткові операції. Після того визначають залишок товарів на кінець звітного періоду. Для цього до залишку товарів на початок періоду додають підсумок приходу товарів за звітний період і віднімають підсумок витрати товарів за звітний період.
Для контролю за правильністю підрахунку залишків товарів необхідно скласти отримані залишки товарів з підсумком по витраті товарів. Отримана сума підсумку «всього з залишком» по витраті повинна бути тотожна сумі підсумку «всього з залишком» по приходу. В іншому випадку товарний звіт треба перевірити ще раз.
В кінці товарного звіту прописом вказують кількість доданих до неї документів.
У числі доданих до товарного звіту документів можуть бути квитанції прибуткових касових ордерів на виручку, здану в касу, квитанції банку на прийняті суми готівки, копії супровідних відомостей, якщо виручка здавалася інкасатору, і ін.
Перед здачею в бухгалтерію звіт перевіряється і підписується особою, яка очолює відповідну службу підприємства, або іншою особою, уповноваженою керівником підприємства.
Організації можуть замість товарних звітів складати товарно-касові звіти (змінні звіти). У них вказуються ті ж дані, що і в товарних звітах, і, крім того, відображаються здана торгова виручка і залишок по касі.
У прибуткової частини товарно-касового звіту відображаються залишок товарів на початок звітного періоду і надходження товару по датам в хронологічному порядку. При цьому вказується найменування постачальника. У видатковій частині товарно-касового звіту відображається сума виручки по касі за кожен день звітного періоду в цілому по підприємству в хронологічному порядку і підсумовується витрата (сума виручки) по підприємству. Потім розраховується залишок товарів на дату складання звіту, про що робиться відповідний запис, заверяемая бухгалтером. Товарні або товарно-касові звіти та додані до них документи суворої звітності зберігаються торговим підприємством не менше 3 років після проведення податкової перевірки.
Основні вимоги щодо заповнення товарних звітів ідентичні для організацій і роздрібної, оптової торгівлі. У той же час різні види торговельної діяльності (опт і роздріб) мають свої особливості, що впливають як на порядок відображення операцій по руху товарів в бухгалтерському обліку.
Облік товарних втрат внаслідок природного убутку в магазині ТОВ «ТІС»
В результаті природних фізико-хімічних процесів (вивітрювання, усушка, розпилення, подрібнення, виморожування, витік, розлив (при перекачуванні і відпустці рідких товарів) і так далі) маса товару під час зберігання може змінитися. Крім того, товар може зіпсуватися в процесі транспортування або розвантаження через його природної ламкості, ніжності (фрукти) або інших властивостей. Прийнято вважати, що перераховані процеси призводять до природного убутку товарів.
Особливістю таких втрат є те, що їх фактично не можна підтвердити документально, тому для визначення їх величини розробляються і затверджуються спеціальні норми природного убутку, в межах яких організація може списувати товарні втрати на витрати виробництва або обігу, а також враховувати при оподаткуванні.
Так, торгові організації крім норм, затверджених в належному порядку, має право застосовувати такі «старі» норми природного убутку:
-- Норми природного убутку продовольчих товарів у торгівлі, затверджені наказом Мінторгу РРФСР від 02.04.1987 р № 88;
Висновок: якщо з яких-небудь товарам відсутні як норми, встановлені в належному порядку, так і старі нормативи, то врахувати в цілях оподаткування втрати не можна, так як вся сума втрат визнається наднормативної і на підставі пункту 1 статті 252 Податкового кодексу не може бути включена до складу оподатковуваних витрат.
Облік втрат внаслідок бою, брухту і псування
В організації ТОВ «ТІС» можуть виникати втрати, пов'язані з боєм, ломом або псуванням товарів. Такі товарні втрати списуються за рахунок винних осіб на підставі складеного акту. Даний акт в обов'язковому порядку містить найменування товару, його сорт, артикул, а також кількість і ціну. Крім того, в акті вказується особа, винна в даних втрати, а також можливість подальшого використання зіпсованого товару: це може бути продаж за зниженою ціною, передача в переробку і знищення. Складені акти про бій, брухті і псування товарів передають в бухгалтерію для перевірки правильності оформлення, а потім - керівнику організації. Саме керівник приймає рішення про те, за чий рахунок списання виникнення втрати.
Як правило, даний вид втрат стягується з винних осіб. Однак списання за рахунок організації також можливо, але лише в
виняткових випадках, коли конкретних винуватців у заподіянні шкоди встановити неможливо.
Відображення втрат від бою, лому і псування товарів в бухгалтерському обліку здійснюється в загальноприйнятому порядку.