Використання візуального управління дозволяє досягти дві основні мети:
1. Зробити проблеми видимими, постійно володіти ситуацією на робочому місці Gemba.
2. Зробити ясними завдання щодо поліпшення (встановити візуальний цільовий показник). При цьому завжди одночасно видно як поточні результати, так і цілі.
Візуальне управління може здійснюватися трьома основними способами: за допомогою ключових показників (індикаторів), за допомогою фотографій і за допомогою розмітки.
Ключові показники
Ключові показники (або індикатори) представляють собою графік або таблицю із зображенням заданого і фактичного значення показника (денна вироблення, кількість помилок і т.п.). Вони розміщуються на інформаційних дошках, які знаходяться на кожній дільниці.
На початку робочої зміни все збираються на 5 хвилин, протягом яких керівник звертає увагу співробітників на досягнуті вчора результати (значення показників) по кожному співробітнику, з'ясовуються причини успіху співробітників, які показали найкращі значення, а також причини невдач тих, у кого результати виявилися нижчими від очікуваних , даються рекомендації щодо використання досвіду кращих і проходження стандартам. В кінці зміни виділяється 5-10 хвилин на прибирання свого робочого місця, протягом яких керівник заносить досягнуті сьогодні результати на інформаційну дошку.
фотографії
Набагато простіше зробити фотографію робочого місця, стелажа і т.п. ніж скласти акуратне опис в текстовому вигляді ( «картинка варто тисячі слів»). Наприклад, якщо розташування папок в офісному шафі стандартизовано (і є фотографія), то відсутність будь-якої папки відразу стає помітним. Наявність смужки на кожній папки можна організовувати їх в потрібному порядку.
Розмітка показує, як повинні рухатися матеріальні потоки, де має стояти обладнання і т.п. Чітко встановлені місця, наприклад, для візків на складі, дозволяють не витрачати час на їх пошук. Для поділу упакованого товару для відвантаження з різних філіям давно використовується кольоровий скотч, застосування якого теж є візуальним керуванням.
Інформаційна дошка
При розміщенні інформації на дошці слід постаратися уникнути зайвої (це не завжди просто, оскільки інформація досить різноманітна), тому потрібно відображати тільки ту, яка необхідна на ділянці:
· Показники продуктивності (фактична вироблення по відношенню до планової, проблеми якості і т.д.). Ця інформація є основою для щоденного п'ятихвилинного обговорення.
Наявність інформації про необхідної і фактичний виробіток дає зворотний зв'язок співробітникам, які на її підставі можуть регулювати темп роботи.
Візуальне управління допомагає визначити проблеми та вказати на невідповідність між цілями і реальністю. При всій своїй простоті воно дає можливість поліпшити продуктивність і якість роботи через візуалізацію вже досягнутих цілей і постановку нових.