За допомогою функції запису виправлень в Excel для Mac можна відстежувати, редагувати і переглядати відомості про зміни, внесені в загальна книга.
Примітка: Функція запису виправлень доступна тільки в загальних книгах. Фактично після її включення книга автоматично стає загальною. Хоча такі файли зазвичай зберігаються в папках, де доступ до них є в інших користувачів, відстежувати виправлення можна і в локальній копії загальної книги.
Загальні відомості про записи виправлень
Функція запису виправлень дозволяє фіксувати відомості про зміни в книзі кожен раз при її збереженні. За допомогою такого журналу змін можна знайти все виправлення, які були внесені в дані, а потім прийняти або відхилити їх.
Функція запису виправлень особливо зручна при редагуванні однієї книги кількома користувачами. Крім того, з її допомогою перевіряючі можуть додавати примітки в загальну копію книги, на підставі яких потім можна зробити необхідні виправлення.
При роботі з функцією запису виправлень слід пам'ятати про декілька моментів.
Запис виправлень працює не так, як функція відміни, і резервна копія даних не створюється
Деякі користувачі вважають, що функція запису виправлень створює резервну копію книги або дозволяє скасувати внесені зміни. На жаль, за допомогою журналу змін неможливо скасувати виправлення або відновити попередню версію книги. При цьому на аркуші журналу зберігаються всі видалені дані, і їх можна скопіювати назад в вихідні осередки загальною книги.
Оскільки функція запису виправлень не дозволяє відновлювати попередні версії книги, створювати резервні копії файлів, в яких вона включена.
Зміни певних видів не відслідковуються
Функція запису виправлень відстежує зміни, які вносяться в комірки, але деякі виправлення (наприклад, зміни формату) не записує. У загальних книгах недоступні певні можливості Excel, тому пов'язані з ними виправлення не відслідковуються.
Журнал змін зберігається протягом певного проміжку часу
За замовчуванням журнал змін зберігається протягом 30 днів з моменту включення відповідної функції: це дозволяє підтримувати розмір книги в розумних межах. Цей період можна збільшити або зменшити. Щоб зберігати зміни необмежено довго, задайте велике число днів. Крім того, можна періодично створювати копію даних з журналу.
Найстаріші записи періодично видаляються з журналу змін
Щоб визначити, які записи необхідно залишити в журналі змін, Excel відраховує число днів щодо поточної дати. Кожен раз при закритті книги Excel видаляє з журналу ті виправлення, які старше періоду, зазначеного в параметрах в момент останнього збереження файлу.
Наприклад, якщо в книзі зберігається журнал змін за 30 днів, а книга відкривається в перший раз за останні два місяці, в ній будуть відображені зміни щодо моменту двомісячної давності. Однак при закритті книги все виправлення за перші 30 днів (з 31-го по 60-й) видаляються.
Важливо: Коли функція запису виправлень відключається або книга перестає бути загальною, весь журнал змін видаляється без можливості відновлення.
Робота з функцією запису виправлень
Нижче перераховані режими роботи з журналом змін в Excel.
Виділення на екрані
В Excel можна виділяти області з виправленнями різним кольором залежно від того, хто їх вніс, і виводити на екран основні відомості про примітці при наведенні покажчика миші на змінену осередок. Виділення на екрані зручно використовувати, якщо в книзі не дуже багато виправлень або потрібна відразу побачити, що саме було змінено.
Журнал змін в Excel відображається на окремому аркуші, що містить список виправлень з відомостями, які можна вивести на друк або відфільтрувати. Такий лист з журналом зручний, якщо в книзі можна виправлень або необхідно відстежити історію певного зміни.
В Excel можна переглядати, приймати або відхиляти зміни по черзі. Цей режим зручний, коли необхідно перевірити виправлення інших користувачів.
Включення запису виправлень
На вкладці Рецензування в розділі Загальний доступ натисніть кнопку Виправлення та виберіть Виділити виправлення.
Встановіть прапорець Записувати виправлення.
В результаті книга стане загальною, а виправлення, внесені вами і іншими користувачами, будуть виділятися.
Виділення виправлень під час роботи
У режимі виділення виправлень під час роботи Excel позначає все виправлення (зміни, вставки і видалення) певним кольором.
На вкладці Рецензування в розділі Загальний доступ натисніть кнопку Виправлення та виберіть Виділити виправлення.
Встановіть прапорець Записувати виправлення.
В результаті книга стане загальною, а виправлення, внесені вами і іншими користувачами, будуть виділятися.
У розділі Відстежувати виправлення, внесені встановіть прапорець коли. а потім в списку коли виберіть потрібний параметр.
Виконайте одну з таких дій.
Порада: Тут вказуються і інші зміни, які порушені вашими виправленнями. Відомості можна прокручувати.
Для кожного зміни натисніть Прийняти або Відхилити.
Примітка: На аркуші з журналом змін для відхилених виправлень в стовпці Тип дії зазначено "Скасувати" або "Результат скасування дії".
Якщо буде запропоновано вибрати для осередку значення, клацніть потрібне варіант і натисніть кнопку Прийняти.
Перш ніж переходити до наступної зміни, необхідно прийняти або відхилити поточне.
Щоб прийняти або відхилити відразу всі залишилися зміни, виберіть команду Прийняти все або Відхилити всі.
На аркуші з журналом змін відображаються тільки збережені виправлення.
На вкладці Рецензування в розділі Загальний доступ натисніть кнопку Виправлення та виберіть Виділити виправлення.
Примітка: Якщо прапорець Записувати виправлення не встановлено, Excel не веде журнал змін до книзі.
У розділі Відстежувати виправлення, внесені встановіть прапорець коли. а потім у спливаючому меню коли виберіть варіант Всі.
Зніміть прапорці ким і куди.
Встановіть прапорець Вносити зміни на окремий аркуш і натисніть кнопку ОК.
Натисніть кнопку ОК.
З'явиться лист з журналом змін.
На аркуші з журналом можна шукати потрібні дані за допомогою стрілок фільтрації, які розташовані поруч з підписами відповідних стовпців.
Примітка: При збереженні книги лист з журналом змін ховається. Щоб знову відобразити його, необхідно ще раз встановити прапорець Вносити зміни на окремий аркуш в діалоговому вікні Виправлення.
Збереження журналу змін
Оскільки журнал змін видаляється після відключення запису виправлень, іноді буває необхідно зберегти його копію. Лист з журналом змін можна надрукувати або скопіювати в іншу книгу.
На вкладці Рецензування в розділі Загальний доступ натисніть кнопку Виправлення та виберіть Виділити виправлення.
У розділі Відстежувати виправлення, внесені встановіть прапорець коли. а потім в списку коли виберіть варіант Всі.
Зніміть прапорці ким і куди.
Встановіть прапорець Вносити зміни на окремий аркуш.
Натисніть кнопку ОК.
Щоб надрукувати лист з журналом змін, в меню Файл виберіть команду Друк. задайте потрібні параметри і натисніть кнопку Друк.
Щоб скопіювати лист з журналом змін в іншу книгу, виконайте такі дії.
Утримуючи клавішу CONTROL. клацніть вкладку Журнал в нижній частині листа з журналом змін і виберіть команду Перемістити або копіювати.
В області в книгу клацніть ім'я книги, в яку потрібно перенести лист, або виберіть варіант (нова книга).
Встановіть прапорець Створити копію і натисніть кнопку ОК.
Збережіть книгу зі скопійованих журналом змін.
Відключення запису виправлень
Важливо: Журнал змін видаляється після відключення запису виправлень, тому іноді буває необхідно зберегти його копію.
На вкладці Рецензування в розділі Загальний доступ натисніть кнопку Виправлення та виберіть Виділити виправлення.
Зніміть прапорець Записувати виправлення і натисніть кнопку ОК.
У вікні з попередженням про те, що в результаті цієї дії книга перестане бути загальною, натисніть кнопку ОК.