властивості документа
Документ має низку властивостей, властивих тільки йому, що відрізняють його від інших інформаційних об'єктів. Так як в документознавства поняття документ і документована інформація ототожнюються, властивості документа розкриваються через властивості, властиві документованої інформації.
Перше властивість документованої інформації - це її фиксированность. Це властивість дозволяє зберігати інформацію в її первинному незмінному вигляді, накопичувати, передавати в часі і просторі і багаторазово використовувати.
Другим властивістю документованої інформації є її первинність. Саме документ і тільки документ містить первинну інформацію, інформацію «з перших вуст» і з «перших рук» про факти, події, явища реальної дійсності. Первинність документованої інформації забезпечує наявність інших її властивостей об'єктивності і достовірності.
Третім властивістю документованої інформації є її суб'єктивність. Незважаючи не те, що документована інформація є первинною, найпершим свідченням про події, що відбулися, доконані факти, які спостерігалися явища, вона відображає їх суб'єктивну інтерпретацію людиною, що є творцем документа.
Головною властивістю документа є юридична сила. Це відмітна властивість документа, що виділяє його поряд з первинність зафіксованої інформації від інших інформаційних об'єктів.
Юридична сила документа - властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення. Ця властивість дозволяє використовувати документ в тих цілях, для яких він створювався.
Юридична сила документа пов'язана з іншими його властивостями такими як справжність, копийность, дублетність.
Дублікат документа - повторний примірник оригіналу документа, який має юридичну силу.
Копія документа - документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили. Завірена копія документа - копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу. Виписка - копія частини документа, оформлена в установленому порядку.
Важливою властивістю документованої інформації є її повнота, тобто ту необхідну кількість інформації, яке дозволяє прийняти ефективне рішення з того чи іншого питання, зробити очікувані висновки. Повнота інформації визначається як оптимальне співвідношення необхідної й отриманої інформації. Повнота інформації виключає її надмірність, яка призводить до збільшення обсягу інформації за рахунок непотрібних або дублетних даних.
Ще одна важлива властивість документованої інформації - це її доступність. З одного боку, властивість доступності документованої інформації відповідає принципам суспільства демократичного типу, в якому кожен громадянин має право на отримання інформації. З іншого боку, частина документів в суспільстві, містить інформацію, розголошення якої може завдати шкоди державі, організації, приватній особі, створювати загрозу їх благополуччю і безпеки. Такі документи мають інший протилежним властивістю - конфіденційністю.
Конфіденційність передбачає обмеження доступу до інформації документа вузьким колом мають на це право осіб. До таких документів належать документи, що містять державну таємницю, цілком таємні і секретні дані, інформацію для службового користування, персональні дані та ін.