При взаємодії менеджера зі своїми колегами найважливішою умовою ефективності є принцип паритету. Як колеги менеджер зазвичай сприймає керівника, що знаходиться на одному з ним рівні управління, але працює в іншому функціональному підрозділі фірми.
Мал. 3.8. Ефективна взаємодія менеджера з колегами
Всі функціональні підрозділи фірми тісно взаємопов'язані. І дійсно, асортимент продукції, який випускають виробничі підрозділи, визначається попередніми дослідженнями попиту, т. Е. Залежить від маркетингових служб, а якість цієї продукції багато в чому залежить від рівня компетентності фахівців, а, отже, від роботи відділу кадрів.
1. Ефективність обміну інформацією. Така тісна залежність вказує на те, що тільки при доброзичливих відносинах в колективі, при добре налагодженому процесі обміну інформацією між підрозділами можлива висока ефективність роботи організації в цілому. Керівник від 50 до 90% свого часу витрачає на розмови, тому тут доречно буде зупинитися на тому, що ж впливає на ефективність обміну інформацією.
2. Сприйняття. Як правило, більшість людей реагує не на те, що в дійсності відбувається навколо них, а на те, що сприймається ними як відбувається, тому одну і ту ж інформацію люди можуть інтерпретувати по-різному, в залежності від накопиченого досвіду і суджень. Якщо яке-небудь повідомлення суперечить звичним поняттям, воно може не сприйматися взагалі або сприйматися в перекрученому вигляді.
Щоб спробувати хоча б частково запобігти виникненню подібних проблем при спілкуванні зі своїми колегами, менеджер повинен перш, ніж почати розмову, ретельно обміркувати і проаналізувати питання, проблеми або ідеї, які він має намір зробити об'єктом інформаційного обміну.
3. Семантика. Люди передають інформацію за допомогою слів. Тому іноді виникають проблеми, пов'язані з використанням слів як символів, т. Е. Семантичні перешкоди. Наприклад, якщо ви просите свого колегу: «Зробіть те-то, як тільки вам випаде зручна можливість», що ви маєте на увазі: «якомога швидше» або «коли у вас буде час»?
Символ не має неповторного невід'ємного значення. Значення символу виявляється через досвід і змінюється в залежності від контексту - ситуації, в якій використаний символ. Тому в кожному конкретному випадку інформаційного обміну завжди є небезпека непорозуміння, коли співрозмовники надають різні значення одним тим же символам.
4. Невербальні канали. Крім вербальних символів (слів), існують і інші способи передачі інформації. Жести, вираз обличчя, інтонації, модуляція голосу, плавність мови - все це приклади невербальної передачі інформації, яка передбачає використання будь-яких символів, крім слів.
Доброзичливі слова, вимовлені з негативними інтонаціями в голосі, швидше за все не будуть сприйняті як такі, оскільки невербальні символи дуже сильні і часто повністю придушують вербальні. Менеджер, який хоче ефективно взаємодіяти зі своїми колегами, підлеглими і начальством, повинен уважно стежити за тим, наскільки його інтонація, вираз обличчя і інші невербальні знаки відповідають смислу інформаційного повідомлення, яке він хоче донести до свого співрозмовника.
5. Зворотній зв'язок. Щоб інформаційний обмін був насправді ефективним, необхідно упевнитися, що передана інформація сприйнята і зрозуміла саме в тому сенсі, який надавався їй спочатку. Для цього можна використовувати такі способи:
¾ Ставити запитання. Після передачі будь-якого інформаційного повідомлення своєму колезі менеджер може запитати у нього, як він дивиться на цю проблему, або спонукати його передати висловлену щойно думку своїми словами. Отримавши інтерпретацію проблеми з точки зору співрозмовника, він відразу зрозуміє, де виникло непорозуміння і які аспекти необхідно пояснити більш детально.
¾ Стежити за невербальними символами співрозмовника. Якщо у виразі обличчя людини, якому передається інформація, виникає напруженість, або він уникає дивитися в очі, це знаки, які свідчать про замішанні і на розумінні. При появі таких знаків менеджер повинен припинити передачу інформації і поцікавитися у колеги, чим викликана його незадоволеність.
¾ Контролювати результати. Коли менеджер звертається до кого-небудь зі своїх колег з проханням або дорученням, що стосуються професійних обов'язків останнього, він легко може зрозуміти, наскільки точно була зрозуміла інформація, за першими результатами, пов'язаним з виконанням цього прохання або доручення. Якщо втілені в життя результати відрізняються від задуманих, значить, мало місце непорозуміння і необхідно внести коректування.
6. Уміння ефективно слухати. При взаємодії зі своїми колегами важливо навчитися не тільки ефективно передавати інформацію, а й ефективно сприймати її. Необхідно вміти слухати. Дослідження американських вчених показали, що вміння слухати є найважливішою якістю ефективно функціонуючого менеджера. Згідно з тими ж дослідженнями більшість керуючих слухають лише з 25% -ою ефективністю. Професор Кіт Девіс у своїй книзі «Людські стосунки на роботі» призводить десять правил ефективного слухання:
¾ Перестаньте говорити. Неможливо слухати розмовляючи.
¾ Допоможіть що говорить розкріпачитися. Створіть у людини відчуття комфорту і свободи.
¾ Усуньте подразники. Під час розмови не малюйте, що не стукайте по столу, не перекладайте папір.
¾ Співпереживати що говорить. Постарайтеся встати в положення співрозмовника.
¾ Будьте терплячі. Не економте час. Не завершуйте говорить. Чи не пориває вийти, не робіть кроків у напрямку дверей.
¾ Стримуйте свій характер. Розгніваний чоловік надає словам невірний сенс.
¾ Не допускайте суперечок або критики. Це змушує мовця зайняти оборонну позицію, він може замовчати або розсердитися. Чи не сперечайтеся. Саме перемігши в суперечці, ви програєте.
¾ Задавайте питання. Це підбадьорює що говорить і показує йому, що ви його слухаєте.
¾ Перестаньте говорити! Це правило йде першим і останнім, бо всі інші залежать від нього.
7. Емпатія. Отже, для того щоб забезпечити ефективну взаємодію зі своїми колегами, менеджеру необхідно перш за все навчитися ефективно передавати і отримувати інформацію. Крім перерахованих факторів, що впливають на процес обміну інформацією, існує ще один вірний спосіб досягти взаєморозуміння. Це - емпатія і відкритість. Комунікабельний, відкритий для спілкування людина завжди доброзичливий по відношенню до свого співрозмовника і проявляє емпатію інтуїтивно. Тому ж, хто відчуває необхідність в удосконаленні свого вміння спілкуватися, потрібно пам'ятати, що емпатія - це готовність брати участь в житті інших людей, співпереживати їм, щиро співчувати невдач і радіти їхнім досягненням.
Починаючи розмову, необхідно, перш за все, ясно визначити для себе особистість свого співрозмовника.
Необхідно уникати скоростиглих суджень, оцінок і стереотипів. Набагато корисніше спробувати зрозуміти точку зору свого співрозмовника і поглянути на ситуацію з його позицій. Це зовсім не означає, що слід погоджуватися з усім, що говорить співрозмовник. Це означає тільки, що ви намагаєтеся зрозуміти його слова.