бізнес автоматизація рішення прийняття
Як вибрати ERP-рішення? Які питання потрібно задавати представникам erp-компаній (і на які питання ви маєте право отримати повні і вичерпні відповіді), як не дати ввести себе в оману при проведенні презентації ERP-рішення? Як довести впровадження erp-системи до логічного завершення?
На ці та інші питання я спробую відповісти в цій статті. У ній йтиметься про фундаментальні можливості, яким, на мій погляд, повинні задовольняти ERP-рішення для малого та середнього бізнесу - сегменту СМБ.
Розглядати великий бізнес я в цій статті не буду, оскільки великі підприємства зазвичай мають в штаті висококваліфікованих фахівців, здатних оцінити існуючі на ринку системи, «приміряти» їх до існуючої на підприємстві інфраструктурі і провести тендер, в умовах якого вже чітко прописані параметри майбутньої системи. Або ж взагалі для вибору ERP-рішення наймається консалтингова компанія.
Якщо говорити в середньому, то кількість «провалених» ІТ-проектів в Росії сьогодні близько чверті від загального їх числа. Але думаю, що я не помилюся, якщо назву ERP-впровадження одними з найбільш провальних, і тут уже відсоток успішних впроваджень не перевищує 15-20%. Чому проекти по автоматизації бізнесу провалюються?
1. Відсутність чіткої мети, поставленої замовником
2. Помилковий вибір ERP-рішення.
3. Неякісно сформульоване ТЗ.
4. Низька кваліфікація фахівців, які впроваджують рішення, як з боку замовника, так і з боку виконавця.
5. Недостатній адміністративний ресурс з боку замовника.
Упевнений, що в поліпшенні цієї ситуації зацікавлені як можливі замовники впровадження, які не бажають платити свої гроші за порожні обіцянки, так і ІТ-компанії, втомлені сором'язливо ховати майже дописані «історії успіху» в стіл. Тому моя мета - максимально розширити знання потенційних замовників ERP-систем, тоді ризик невдачі при впровадженні значно знизиться. У цій статті ми поговоримо про вибір рішення, а саме про те, як знизити кількість помилок при виборі ERP-рішення. У статті я сформулюю мінімальні, на мій погляд, функціональні вимоги, наявність яких дозволить замовнику бути впевненим, що функціональний фундамент системи досить міцний, і потенційно система в змозі вирішувати багато завдань. В одній з найближчих статей ми поговоримо про способи тестування заявлених функціональних можливостей, щоб ви могли убезпечити себе від обману під час проведення презентації.
Перше, що необхідно зробити ще до початку пошуку ERP-системи - абсолютно чітко відповісти собі на питання «Навіщо мені це?». Іншими словами чітко сформулювати мету, яку необхідно досягти. Так, щоб при прийомі системи від постачальника банально поставити в «галочки»: це вирішено, це вирішено, а це - ні.
Звичайно, є цілий ряд функціональних можливостей, які обов'язково повинні бути в ERP-системі, інакше впровадження не дасть належного результату, і на цих можливостях ми зупинимося нижче. Але крім стандартних можливостей система повинна вміти вирішувати і ті завдання, які притаманні саме вашої компанії і настройка (а в більшості випадків, чого вже гріха-то таїти, розробка) таких можливостей, як правило, займає більшу частину часу проекту. І якщо представники erp-компанії намагаються вас переконати, що потрібно перебудовувати бізнес під ERP-систему, то це дурість, тому що для максимального ефекту ERP-система повинна увібрати в себе все краще, що є в бізнесі, плюс дати бізнесу все краще, що в ній вже є.
І так, ви вирішили, що у вашій компанії пора впроваджувати ERP-систему. Ви абсолютно чітко відповіли на запитання «Для чого?». Що ще потрібно знати про ERP-системах?
Хто вибирає ERP-систему?
Не потрібно боятися ERP-систем і вважати, що це щось дуже складне. Ні в якому разі не можна довіряти вибір ERP-системи тільки системним адміністраторам, або тільки керівникам служб продажів і т.д. Кожен з них буде вибирати систему виключно за тими критеріями, які цікавлять, в першу чергу, його самого. Причому вимоги кожного можуть суперечити один одному. У той час як ERP-система повинна відповідати вимогам всього бізнесу в цілому. Тому вибір ERP-системи - це завдання якщо не першої особи компанії (а в малому і середньому бізнесі тільки першої особи), то, по крайней мере, одного з перших осіб. Тільки керівник (або топ-менеджер) компанії може однозначно і несуперечливо сформулювати завдання і цілі. Багато керівників говорять «Я в цьому нічого не розумію». У чому? ERP-система - це відображення вашого бізнесу, її структура повинна бути зрозумілою людині, що знає закони свого бізнесу (а аж ніяк не ринку інформаційних технологій). Вибираючи автомобіль, ми, може бути, і не знаємо, як в деталях там все влаштовано, і, тим не менш, до вибору автомобіля ми підходимо у всеозброєнні, точно знаючи, якими характеристиками він повинен володіти, скільки повинен коштувати і т.д. причому не боїмося цього вибору. Також потрібно підходити і до вибору ERP-системи, тобто чітко знаючи, яким вимогам вона повинна задовольняти і якими функціональними можливостями повинна володіти. І не соромтеся формулювати ці вимоги простою, зрозумілою мовою. І відповідей, до речі, вимагайте цією ж мовою.
ERP-система: для кого?
Система повинна бути влаштована просто і очевидно, адже працювати з нею доведеться вашим співробітникам, які «в цьому» розуміють ще менше вас. Таким чином, якщо ERP-система не зрозуміла і не очевидна, то це вже привід замислитися. Коли ви їдете на автомобілі і вам потрібно повернути праворуч, ви просто повертаєте кермо в праву сторону, і вам не важливо, що при цьому відбувається «всередині». Також і робота в програмі не повинна обтяжувати користувача незрозумілими йому термінами і поняттями, нескінченними галочками і кнопками. Простота в експлуатації істотно полегшує процес навчання користувачів.