Відзначимо, що запитуючи про те як впровадити систему для управління проектами в організації, клієнт часто має на увазі питання про те як уникнути невдачі при впровадженні системи.
Це питання цілком природний, коли він виходить від співробітників організації, в якій подібні системи ніколи раніше не використовувалися. Причому, серед новачків можна виділити керівників, які вже мають досвід планування проектів з використанням паперових форм і бажають автоматизувати ці процедури.
Однак, у міру поширення систем для управління проектами в Росії, ми все частіше стали стикатися з ситуацією, коли з цим питанням до нас звертаються компанії вже намагалися впроваджувати системи для управління проектами (як правило, з обмеженим успіхом). Іноді стречаются організації, які випробували кілька різних пакетів для управління проектами і не знайшли серед них підходящого.
Цікаво, що на наші запитання про причини невдачі спроби використання того чи іншого пакету, підозріло часто називаються відсутність або невідповідна реалізація будь-якої функції в системі. Однак, кілька простих запитань про критерії, використаних для вибору пакета, і прохання показати план завдань по впровадженню системи в організації виявляють інші причини невдачі. Керівники хотіли знайти програму, яка сама б проникла і заробила в їх організації.
У переважній більшості випадків будь-якого плану по внеренію системи просто не існувало.
Тут доречно згадати класичну історію про шевця без чобіт. Купуючи систему для планування і управління проектами, керівники забувають, що впровадження системи, яка має на увазі деякий (іноді значне) зміна процесів управління в організації, також вимагає системного підходу, що включає планування комплексу робіт і контроль за їх здійсненням. Іншими словами, почати освоєння системи управління проектами в організації найкраще з розробки плану робіт із впровадження системи.
Можна сформулювати кілька найбільш часто зустрічаються помилок планування впровадження систем для управління проектами, які є причинами невдач освоєння подібних систем.
Цілі проекту та очікувані результати не були попередньо визначені або визначені не в повному обсязі. Жорсткі часові обмеження, нетерплячість або непослідовність керівництва можуть не дозволити реалізувати мети проекту в повному обсязі.
Планування введення в експлуатацію всіх функцій пакета управління проектами одночасно. Впровадження системи для управління проектами в повному обсязі може передбачати використання цілого ряду нових технологій (наприклад, установку глобальної інформаційної мережі і баз даних клієнт-сервер), а реалізація різних функцій може впливати на роботу різних подразеленій і фахівців (наприклад, різні відділи повинні бути залучені на підтримку інформаційних
потоків при реалізації тимчасового, ресурсного і вартісного видів планування робіт). Все це може привести до значного ускладнення проекту і робить проблематичним стабілізацію роботи системи в цілому.
Планування перекладу відразу всієї організації на використання системи для управління проектами. Це подібно спробі зв'язати відразу всіх співробітників великої організації в локальну обчислювальну мережу, замість того щоб здійснювати підключенню користувачів послідовно відділ за відділом.
Таким чином, деякі загальні рекомендації по впровадженню програмного забезпечення для управління проектами включають слеующие:
- Вирішіть, що Ви хочете від впровадження нової системи. Обговоріть очікувані від впровадження системи результати з усіма кого це може стосуватися на різних рівнях управління в організації (як з безпосередніми користувачами системи, так і з користувачами / постачальниками інформації для системи).
- Сплануйте послідовне впровадження в експлуатацію функцій планування і управління від простого до складного. Рекомендується почати з планування і контролю часових параметрів, потім освоїти функції ресурсного планування і тільки після цього переходити до вартісному планування і контролю. До інтеграції системи управління проектами з іншими системами краще переходити після того як процедури використання основних її функцій освоєні.
- Сплануйте впровадження системи по відділах. Почати краще з невеликого відділу, що володіє досить кваліфікованими співробітниками. Необхідно пам'ятати, що в кожній організації є співробітники більш зацікавлені у використанні нових систем автоматизації і більш здатні в їх освоєнні. Почати краще саме з них. Отримавши першу групу користувачів, що освоїли систему, можна переходити до поширення даної технології на інші відділи в організації. Коли система почне реально працювати в організації, противникам її використання доведеться теж перейти в ряди користувачів. Важливо переконатися, що керівники відділів інформовані про плани впровадження нової системи і діють відповідно до плану.
Звичайно, тут наведені лише деякі поради щодо впровадження програмного забезпечення для управління проектами. Масштаби використання подібних систем в різних організаціях можуть істотно варіюватися.
Складність завдань по впровадженню залежить від масштабів організації, наявної структури управління і ступеня автоматизації, масштабів і типу реалізованих проектів, ступеня залученості в управління проектами зовнішніх організацій. Однак, навіть у відносно простих ситуаціях план впровадження системи може зіграти вирішальну роль для її введення в реальну експлуатацію. Найбільш важлива роль проектного підходу до освоєння системи в тому, що він дозволяє залучити потенційних користувачів системи в єдину команду проекту і таким чином заручитися їхньою підтримкою. Саме це дає шанс на успіх впровадження системи в організації.