Вид роботи: Контрольна робота
Тема: Вплив комунікацій на ефективність управління організацією
Дата розміщення: 25.09.12 о 18:13
Вплив процесу комунікацій на ефективність управління організацією.
Комунікації - це обмін інформацією, на основі якого керівник отримує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень і доводить прийняті рішення до працівників організації. Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть надаватися помилковими, люди можуть невірно розуміти, чого ж хоче від них керівництво, або, нарешті, від цього можуть страждати міжособистісні відносини. Ефективністю комунікацій часто визначають якість рішень і те, як вони в дійсності будуть реалізовані [3].
Ефективна міжособистісна комунікація в силу ряду причин дуже важлива для успіху в управлінні.
По-перше, рішення багатьох управлінських завдань будується на безпосередній взаємодії людей (начальник з підлеглим, підлеглі один з одним) в рамках різних подій. Удосконалення міжособистісних відносин в процесі обміну інформацією. Створення інформаційних каналів для обміну інформацією між окремими працівниками та групами і координації їх завдань і дій. Регулювання і раціоналізація інформаційних потоків.
По-друге, міжособистісна комунікація, можливо, є найкращим способом обговорення і вирішення питань, що характеризуються невизначеністю і двозначністю.
Інформація - це лише зовнішній прояв комунікації, її результат. Інформація грає центральну роль в комунікаційному існуванні людини і виступає як засіб комунікації
Комунікації бувають зовнішніми і внутрішніми.
Зовнішні комунікації - це комунікації між організацією і середовищем. Фактори зовнішнього середовища дуже сильно впливають на діяльність організації. Від цих факторів залежать комунікаційні потреби організації.
Внутрішні комунікації - це комунікації всередині організації між різними рівнями і підрозділами.
Комунікаційний процес - це процес обміну інформацією між двома або більш людьми, що складається з етапів і стадій. Його мета - забезпечити передачу і розуміння інформації, що є предметом обміну. Знання ролі і змісту кожного з етапів дозволяє більш ефективно управляти процесом в цілому.
Комунікаційний процес складається з чотирьох базових елементів:
Відправник - особа, що генерує ідею або збирає інформацію і передає її. Це ключова роль, яка полягає в проектуванні і кодування інформації, призначеної для передачі іншим учасникам процесу.
Виконання даної ролі починається з ідентифікації індивідом себе (хто я такий) в рамках комунікаційного процесу і формулювання значення або сенсу того, чому і що він хоче передати іншому учаснику. Після цього відбувається кодування ідеї.
Повідомлення - безпосередньо інформація;
Комунікаційний процес обміну інформацією складається з взаємозв'язаних етапів:
- Зародження ідеї або відбір інформації;
- Вибір каналу передачі інформації;
- Передача повідомлення;
- Декодування і інтерпретація повідомлення.
Формування комунікаційних процесів, а також вибір засобів і каналів комунікацій здійснюються на підприємстві після проектування його організаційної структури відповідно до обраної сферою діяльності, прийнятої виробничою програмою і структурою менеджменту. Комунікаційні рішення, що містять регламент комунікаційних процедур, повинні встановлюватися для кожного ієрархічного рівня менеджменту і доводиться до конкретної посадової особи.
На першому етапі відправник вирішує, яке повідомлення зробити предметом обміну. Як правило, на цьому етапі починаються перші труднощі: керівник намагається передати ідею, концепцію, що не перетворивши її в слова, не беручи до уваги такі фактори, як мета послання, можливості одержувача, що склалася обстановка, особистісний смисл (емоційне забарвлення) послання. Таким чином, ідея повинна бути, перш за все, адекватна мети, контингенту одержувача, обставинам і настрої, ю.
Розкодування включає сприйняття (що отримав) послання одержувачем, його інтерпретацію (як зрозумів) і оцінку (що і як прийняв). Отримати - ще не означає зрозуміти, а зрозуміти - це ще не означає прийняти.
Ефективна комунікація усуває причини для неприйняття послання. Можливе спотворення в значенні послання пов'язано з наявністю в процесі комунікації шуму.
Шум - це будь-яке втручання в процес комунікації на будь-якому з його ділянок, що спотворює сенс послання. Джерелами шуму, що вносить певні зміни в значення сигналу, що передається, можуть бути як кошти комунікаційного процесу, так і організаційні складові (масштаб керованості, централізація, диференціація і т.д.), що утрудняють точну передачу сигналу. Ефективний керівник завжди спробує максимально подолати наявний шум або знизити його рівень і передати сенс свого послання якомога точніше [1].
Точність розуміння одержувачем сенсу висловлювання стане очевидною для відправника тільки тоді, коли відбудеться зміна комунікативних ролей і одержувач перетвориться в відправника і своїми висловлюваннями дасть знати про те, як він зрозумів сенс прийнятої інформації. В цьому проявляється суть ще одного найважливішого елемента комунікаційного процесу - зворотного зв'язку.
Зворотній зв'язок може сприяти значному підвищенню ефективності обміну управлінською інформацією. Згідно з рядом досліджень двосторонній обмін інформацією (при наявності можливостей для зворотного зв'язку) у порівнянні з однобічним (зворотний зв'язок відсутній), хоча і протікає повільніше, проте, ефективніше знімає напруги, більш точний і підвищує впевненість у правильності інтерпретації повідомлень.
Крім обміну по спадній, організація потребує комунікаціях по висхідній. Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність.
Можливо, найбільш очевидним компонентом комунікацій у організації є відносини між керівником і підлеглим.
Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим зв'язані з проясненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням залучення до вирішення завдань відділу; з обговоренням проблем ефективності роботи; досягнення визнання і винагороди з метою мотивації; вдосконаленням і розвитком здібностей підлеглих; зі збором інформації про назріваючу чи реально існуючу проблему; оповіщенням підлеглого про прийдешню зміну; а також отриманням відомостей про ідеї, удосконалення і пропозиції.
На додаток до обміну інформацією між керівником і підлеглим має місце обмін між керівником і його робочою групою. Комунікації з робочою групою в цілому дозволяють керівнику підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожен має можливість поміркувати про нові завдання і пріоритети відділу, про те, як слід було б працювати разом, про майбутні зміни і можливі їх наслідки для цього й інших відділів, про недавні проблеми і досягнення, пропозиції раціоналізаторської характеру .
Крім того, іноді робоча група збирається без керівників для обговорення проблем, удосконалень або що насуваються. Як зазначено вище, такі відносини рівності можуть сприяти підвищенню задоволеності співробітників своєю роботою.
Організації складаються з формальних і неформальних компонентів. Канал неформальних комунікацій можна назвати каналом поширення чуток. Чутки "витають біля автоматів з охолодженою водою, по коридорах, в їдальнях і в будь-якому іншому місці, де люди збираються групами". Оскільки по каналах чуток інформація передається набагато швидше, ніж по каналам формального повідомлення, керівники користуються першими для запланованої витоку і поширення певної інформації або відомостей типу "тільки між нами" [2].
Керівник повинен знати і враховувати психолого-педагогічні особливості трудового колективу. Які ці особливості?
Уміння професійно керувати організаціями, трудовим колективом, ефективно будувати свої взаємини з підлеглими, начальниками, іншими співробітниками організації або навіть просто відчувати себе в ній комфортно вимагає певного набору знань, практичних навичок і умінь. При цьому необхідно враховувати, що кожна організація в чомусь індивідуальна, вона має свою специфіку, традиції, права і відповідальність, біографію, менталітет, організаційну культуру. У той же час основу кожної організації складають трудові колективи, представляючи собою дуже важливі об'єкти управлінської діяльності. Відповідно, свої особливості, які необхідно враховувати керівникові, є у кожного трудового колективу, кожної людини, що працює в організації. В останнє десятиліття найважливішою характерною особливістю підходів до вивчення проблем управління стало явне зростання психолого-педагогічної складової цих досліджень. Таким чином, потреба у вивченні та обліку в практичній діяльності керівника закономірностей, пов'язаних з індивідуальними і груповими особливостями поведінки працівників, трудових колективів і впливу на них відчувається більшістю сучасних керівників, менеджерів, фахівців в галузі управління персоналом, зв'язки з громадськістю.
Тому особливо слід відзначити, що дані закономірності мають, перш за все, психологічну (діагностика і облік індивідуальних і групових особливостей) і педагогічну (можливості впливу, формування і розвитку якостей особистості) природу. При цьому названі складові, відіграючи важливу роль в практиці управління, в значній мірі повинні представляти нерозривну єдність як психолого-педагогічні основи управління трудовими колективами.
Відповідно, кожен керівник повинен знати і вміти використовувати на практиці основні психолого-педагогічні особливості, закономірності, принципи, рекомендації, пов'язані з ефективним управлінням організацією, трудовим колективом.
У чому причина конфліктних ситуацій в колективі? Шляхи їх попередження та вирішення.
У кожної людини в житті є свої цілі, пов'язані з різними областями додатки. Кожен прагне досягти чогось свого або по-своєму. Але часто люди, пов'язані узами спільної ділової активності стикаються в своїх інтересах, і тоді відбувається конфлікт, який - один з найголовніших ворогів менеджера, тому що він дезорганізує людей, переводить їх в емоції, а не розум. Тому одна з функцій менеджера, як людину, що працює з людьми, - запобігання виникненню, згладжування наслідків конфлікту, вирішення спорів, вміння підвести людей з ворожнечі інтересів до співпраці і взаєморозумінню.
Але часто управлінці, які не можуть зосередитися в конфліктній ситуації, встати на об'єктивну позицію, самі інстинктивно намагаються або запобігти конфлікту або відкласти, що не дає повного вирішення проблем в діловому колективі.
По-перше, це взаємозв'язку функціонального характеру, певні спільної трудовою діяльністю. Дані взаємозв'язку носять як безпосередній, так і опосередкований характер.
По-друге, це взаємозв'язку, що випливають з приналежності працівників до одного первинного виробничого колективу.
По-третє, це взаємозв'язку психологічного характеру, викликані потребами людей в спілкуванні.
Виходячи із зазначених взаємозв'язків, які в нормі повинні, мати узгоджений характер, виділено такі основні типи конфліктів, що порушують успішне здійснення відповідної зв'язку:
1) конфлікти, що представляють собою реакцію на перешкоди досягненню основних цілей трудової діяльності (наприклад, труднощі виконання даного ділового завдання, неправильне рішення будь-якої виробничої проблеми і т.д.);
2) конфлікти, що виникають як реакція на перешкоди досягненню особистих цілей працівників в рамках їх спільної трудової діяльності (наприклад, конфлікт через розподіл ділових завдань, що вважаються "вигідними" або "невигідними" невдоволення запропонованим графіком відпусток і т.д.);
4) суто особисті конфлікти між працівникам, зумовлені несумісністю індивідуальних психологічних характеристик - різкими відмінностями потреб, інтересів, ціннісних орієнтацій, рівня культури в цілому.
Способи попередження конфліктів:
- Створення хороших умов діяльності, чіткий розподіл функцій, прав, відповідальності, узгодження інтересів працівників.
- Виявлення потреб працівників та створення умов для максимального їх задоволення.
- Формування робочих груп з урахуванням особистої сумісності,
- Застосування адекватного стилю керівництва.
- Своєчасне виявлення суперечностей і розбіжностей на основі переговорів, т. Е. Обговорення спірного (конфліктного) питання з метою вироблення узгодженого рішення.
Можна виділити наступні шляхи виходу з конфліктної ситуації:
Перший - відхід від вирішення виниклого протиріччя, коли одна зі сторін, до якої пред'явлено "звинувачення", переводить тему розмови в інше русло. При цьому "обвинувачений" посилається на брак часу, несвоєчасність спору, і "залишає поле бою".
Другий варіант результату - згладжування, коли одна зі сторін або виправдовує себе, або погоджується з претензією, але тільки в даний момент. Виправдання себе повністю не вирішує конфлікту і навіть може посилювати його, так як внутрішнє, уявне протиріччя посилюється.
Третій тип - компроміс. Під ним розуміється відкрите обговорення думок, спрямованих на пошук найбільш зручного для обох сторін рішення. У цьому випадку партнери виставляють аргументи на свою і в чужу користь, чи не відкладають рішення на потім і не примушують в односторонньому порядку до одного можливого варіанту. Перевага цього результату у взаємності рівності прав і обов'язків і легалізації (відкритості) претензій. Компроміс при дотриманні правил поведінки в конфлікті дійсно знімає напруженість або допомагає знайти оптимальне рішення.
Четвертий варіант - несприятливий і малопродуктивний результат конфлікту, коли ніхто з учасників не бере до уваги позицію іншого. Він зазвичай виникає, коли одна зі сторін накопичила достатньо дрібних образ, зібралася з силами і висунула найсильніші аргументи, які не зможе зняти інша сторона. Єдиним позитивним моментом конфронтації є те, що екстремальність ситуації дозволяє партнерам краще побачити сильні і слабкі сторони, зрозуміти запити й інтереси один одного.
Колектив тривалий час лихоманить, керівники постійно змінюються. Продуктивність праці знижується. Як можна підвищити стабільність роботи колективу? Хто може допомогти в даній ситуації? Хто є неформальним лідером в колективі?
У новому колективі ви зіткнулися з такою ситуацією: ваш підлеглий ігнорує вказівки або робить по-своєму. Які ваші дії? наприклад:
- Яке з визначень поняття «комунікації» Ви вважаєте найбільш коректним?
Комунікація - це:
а) зворотний зв'язок в системі управління;
б) обмін інформацією в процесах спільної діяльності;
в) система інформаційних зв'язків;
г) відношення між людьми з різних факторів їх спілкування;
д) сукупність організаційних зв'язків в системі спільної діяльності людей.
Відповідь. б) обмін інформацією в процесах спільної діяльності.
- Яку закономірну послідовність дій передбачає процес управління?
а) отримання інформації, обробка інформації, перетворення інформації в командну, передача командної інформації;
б) вивчення ситуації, розробка рішення, формулювання мети, реалізація рішення.
в) визначення проблеми, формулювання мети, розробка рішення, реалізація рішення;
г) визначення мети, обробка інформації, прийняття рішення, контроль виконання;
д) постановка мети, оцінка ситуації, визначення проблеми, прийняття рішення.
Відповідь. г) визначення мети, обробка інформації, прийняття рішення, контроль виконання.
- Що є критерієм ефективності управлінського рішення?
а) кількість коригувань, які необхідно вносити при виконанні рішення;
б) достатня кількість, повнота і цінність інформації про виконувану по даному рішенню роботі;
в) людський фактор сприйняття управлінського рішення;
г) узгодженість діяльності при виконанні рішення.
д) мотиваційний потенціал управлінського рішення.
Відповідь. а) кількість коригувань, які необхідно вносити при виконанні рішення.
Не підходить Контрольна робота? Ви можете замовити у наших партнерів написання будь-якої навчальної роботи на будь-яку тему.