У новому законі про бухгалтерський облік не сказано про обов'язки головного бухгалтера підписувати грошові документи. Чи може директор нашої організації видати наказ про те, що касові документи підписуватиме лише він сам? Якщо ми не маємо права так оформляти «пріходнікі» і «витратні матеріали», то яка відповідальність передбачена за порушення?
Формально видати такий наказ директор не має права. Але якщо він це зробить, і в касових документах не буде підписів головбуха, штрафу за таке порушення бути все одно не має.
- бухгалтер або інший працівник (в тому числі касир), визначений керівником за погодженням з головним бухгалтером шляхом видання розпорядчого документа;
- керівник (при відсутності головного бухгалтера та бухгалтера).
При цьому прибутковий касовий ордер підписує головний бухгалтер або бухгалтер, а при їх відсутності керівник, касир. А видатковий касовий ордер - керівник, а також головний бухгалтер або бухгалтер, а при їх відсутності - керівник, касир. У разі ведення касових операцій та оформлення касових документів керівником касові документи підписуються керівником (п. 2.2 Положення № 373-П).
Як бачимо, оформляти касові документи може не тільки головний бухгалтер, але також бухгалтер або касир, якщо директор уповноважить його на це своїм наказом. Але підпис головбуха може бути відсутнім в цих документах тільки в двох випадках. По-перше, якщо в штаті немає головбуха і тому керівник сам складає касові документи. По-друге, якщо замість головбуха в них розписується бухгалтер. З цього можна зробити висновок, що Положення № 373-П не дозволяє вашому керівнику видати наказ про те, що він сам буде розписуватися в прибуткових і видаткових касових ордерах і підпис головбуха там не потрібна.
Якщо директор видасть такий наказ і в касових документах буде тільки його підпис і підпис касира, штрафу бути все одно не має. Адміністративний штраф в сумі від 40 000 до 50 000 руб. для юридичних осіб і в сумі від 4000 до 5000 руб. для посадових осіб передбачено за порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій, яке виражається в:
- розрахунках готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри;
- неоприбуткування (неповне оприбуткування) в касу готівки;
- недотриманні порядку зберігання вільних грошових коштів;
- накопиченні в касі готівки понад встановлених лімітів (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
Як бачимо, перелік закритий, і в ньому не значиться порушення порядку оформлення касових документів. Значить, податківці на перевірці не має права оштрафувати компанію і її посадових осіб за те, що в прибуткових і видаткових касових ордерах немає підпису головбуха.