Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають спеці-ного обліку, виконання і використання в довідкових цілях, незалежно від способу отримання.
Документи, отримані тільки для інформативних цілей і не вимагаю-щие відповіді і виконання, не реєструються. В установі повинен бути розробляється службою діловодства і затверджений керівником перелік нерегістріруемих до-ментів. Зазвичай він дається як додаток до інструкції з діловодства організації, але може розроблятися і як самостійний документ. У міру необхідності цей перелік слід оновлювати.
До незареєстровані документам зазвичай відносять: всі рек-ламние листи; вітальні листи та телеграми; при-ошення, програми семінарів, нарад та конференцій; друковані видання (книги, брошури, журнали); пакети з по-метой «особисто»; копії нормативних документів, до від-ний і розпоряджень державних органів; інформаційні матеріали.
Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, получа-ет свій реєстраційний номер. У вхідних документів він не сов-падає (істотно менше його) з обліковим порядковим номером, проставленим в позначці про вступ документа в організацію.
Документи повинні реєструватися один раз. Однократ-ність реєстрації - одне з основних правил раціональної постановки діловодства. У великому установі регист-рацію документів централізовано веде група реєстрації документів в канцелярії. У невеликому установі (фірмі) всі документи реєструє централізовано секретар. В уч-нов, що має відділи, реєстрація документів, в пер-шу чергу внутрішніх, може проводитися децентралізовано-но по групах в тих відділах, де вони створюються і оформляють-ся: в бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. При цьому внут-ренніе документи повинні реєструватися в день підпису-ня або затвердження, вхідні - в день надходження, исхо-дящие - в день відправки.
Приймаються і реєструються документи, що я роблю-щие в організацію поштою і через кур'єрські служби, так і одержувані по факсу, електронній пошті. Тому факс, при-приймаються документи, що надходять на ім'я організації, цільових перевірок згідно встановлювати поряд з робочим місцем співробітника, який реєструє кореспонденцію, що надходить.
Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними регі-страціоннимі номерами.
З вхідного документа в процесі реєстрації в реєстраційні-онную форму виписуються, як правило, такі відомості:
• вхідний реєстраційний номер, який присвоюється доку-менту установою-одержувачем;
• реєстраційний номер документа, присвоєний йому уч-установою-відправником;
• заголовок (про що документ);
• виконавець (хто з ним працює);
• хід виконання (фіксуються всі передачі документа і результат виконання);
• номер справи (куди документ поміщений після виконання).
Реєстраційну форму на документ заповнюють спочатку в повному обсязі. До передачі документа керівнику на ньому немає резолюції, терміну виконання і виконавця. Після рассмотре-ня документа керівником реєстраційна форма дозаполняется - в неї вносяться ці відомості.
Установа має право, враховуючи свою специфіку, додат-нять відомості про реєстроване вхідному документі. Наприклад, часто враховується кількість аркушів, наявність додатків і т.д.
Реєстрація документів. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами і визначається як "запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт.
bibliotekar.ru/biznes-60/21.htm
Контроль за виконанням документів. Реєстрація документів.
Контроль за термінами виконання документів веде секретар або служба документаційного забезпечення управління. Строковий контроль можна розділити на поточний.
bibliotekar.ru/biznes-60/22.htm
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ Реєстрація та облік документів
Реєстрація та облік документів. Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень по ним, відправлення або здачі в справу.
bibliotekar.ru/biznes-58/19.htm