Проведення загальних зборів ТОВ - важлива річ. За відмову в його проведенні по несуттєвим причин накладається серйозна відповідальність. Саме ж збори допомагає визначити основні напрямки подальшого розвитку суспільства, вирішувати конфлікти серед учасників ТОВ і багато іншого. Як правильно проводити збори, розглянемо в цій статті.
Протокол загальних зборів
Протоколом іменується документ, який підтверджує факт присутності учасників на обговоренні та прийнятті різного роду рішень, пов'язаних з подальшим поліпшенням бізнесу. Наявність такого документа є важливим фактором в усуненні різноманітних конфліктів і розбіжностей серед усіх учасників.
Всі обговорення і рішення, прийняті учасниками в ході зборів, ретельно записуються і заносяться до протоколу (ст. 181 ЦК України), згодом підписи в ньому повинні залишити секретар і голова.
Як головуючого може виступати:
- Голова Ради директорів;
- учасник з найбільшим пакетом акцій;
- будь-який інший, певний голосуванням учасник;
- особа, що заміняє обраного головою людини.
Розглянемо основні дані. які заносяться до протоколу в ході зборів:
- назва (без скорочень) ТОВ, точне місце розташування;
- форма зборів;
- дата, час і місце, де проводиться захід;
- точні відомості про час реєстрації учасників;
- дані про секретаря, голову та всіх учасників;
- всілякі питання, які підлягають розгляду в процесі зборів (записуються в порядку убування за важливістю);
- підсумки прийнятих рішень щодо кожного з обговорюваних питань;
- дані про тих, хто голосував «проти», незалежно від розглянутого питання, а також про людину, який здійснював підрахунок голосів;
- підписи секретаря, голови.
Відповідно до законів РФ для прийняття рішення загальних зборів необхідно нотаріальне посвідчення. Нотаріус може як бути присутнім на самому засіданні, так і запевнити протокол після його остаточного оформлення (ст. 161 ЦК України).
Друк на документі необов'язкова (законом це питання опускається), однак без її наявності нотаріус може відмовити в посвідченні документа. Поставивши друк можна убезпечити себе від можливих неузгодженостей.
Якщо кворум не набирається, то збори оголошується (і оформляється в протоколі), що не відбувся і призначається на нову дату.
Зразок протоколу Ви можете завантажити тут.
Кворум для проведення
Кворумом називається певна кількість учасників на зборах, якого буде достатньо, щоб надати прийнятим рішенням правомірність. При недостатній кількості учасників самі збори неспроста переноситься на іншу дату, тому що при прийнятті деяких рішень потрібна одностайність рішення. Розглянемо, при обговоренні яких питань і прийнятті відповідних рішень потрібен певний число учасників:
1. При зазначених далі рішеннях, для їх прийняття, потрібна абсолютна більшість голосів (одноголосне прийняття):
- зміна додаткових прав (припинення, обмеження та ін.);
- зміна додаткових обов'язків учасників;
- оцінка вкладу в грошовому еквіваленті;
- затвердження статуту ТОВ;
- зміна статутного капіталу (КК) завдяки вкладенням учасників (або одного з них);
- прийняття до ТзОВ нового учасника;
- зміни статуту, пов'язані зі зменшенням максимального розміру частки учасника;
- продаж часток з наступним перерахунком таких для інших учасників, а також внесення змін щодо даної процедури;
- виплата реальної вартості частки;
- зміна наступних положень в статуті: внесення вкладів, розподіл розмірів вкладень непропорційно часток, перегляд обмежень щодо вкладів, будь-які правки цих пунктів по відношенню до всіх учасників;
- зміна положень, щодо розподілу прибутку непропорційно часток у КК;
- зміна порядку в переважне право купівлі частки при непропорційних частках учасників;
- зміни у визначенні кількості голосів непропорційно часток учасників;
- реорганізація та ліквідація ТОВ.
2. Для прийняття таких рішень потрібно мінімум 2/3 голосів:
- зміна (призначення, припинення та ін.) додаткових обов'язків конкретного учасника;
- збільшення УК завдяки додатковим вкладами;
- внесення додаткових вкладів в майно ТОВ;
- обмеження вкладів у вигляді майна певним учасником;
- створення філій, представництв;
- збільшення УК за допомогою майна ТОВ;
- зміни в статуті.
3. Наступні рішення вимагають наявності більшості голосів:
- можливість передачі частки іншим учасникам / третій особі;
- вчинення правочину (в т.ч. великої);
- звернення до суду про відшкодування збитків або визнання великої угоди недійсною;
- відшкодування коштів ТОВ на позачергові збори.
порядок скликання
Розрізняють два види зборів: чергове і позачергове.
Чергове проводиться в встановлені статутом строки і не може бути менше одного разу на рік (ст. 34 № 14-ФЗ). А позачергові збори може проводитися в будь-який час (п. 1 ст. 35 того ж закону), і для його проведення необхідна наявність інтересів суспільства, а також інших підстав, які вказані в статуті.
Статтею 36 того ж закону досить точно визначено, як скликаються збори:
1. Всі учасники повинні бути повідомлені про проведення зборів не пізніше 30 днів до його початку.
2. У випадках, коли до порядку денного було внесено зміни, повторне повідомлення повинно бути розіслано всім учасникам як мінімум за 10 днів до зборів, але не пізніше цього терміну.
3. За 30 днів до початку зборів всім учасникам ТОВ потрібно розіслати таку інформацію та документи:
- річний звіт;
- висновок ревізора;
- висновок аудитора (за потребою) після перевірки річних звітів і балансів ТОВ;
- дані про претендентів у виконавчу владу, рада директорів і на пост з числа ревізорів.
Відповідальність за непроведення зборів
При наявності порушень під час проведення загальних зборів учасників на юридичні особи накладається штраф 500-700 тис. Руб. згідно зі ст. 15.23.1 КпАП РФ, на посадових осіб - 20-30 тис. Руб. на громадян - 2-4 тис. руб. Коли в компанії тільки один учасник, все вищесказане до нього не відноситься, тому що він може приймати рішення повністю самостійно.
Крім штрафів, існує також цивільно-правова відповідальність, що покладається на виконавчий орган. Якщо суспільство зазнало збитків з вини директора, а добровільно відшкодувати кошти він відмовляється, його можна притягнути до відповідальності через суд. В якості позивача в судовому процесі буде виступати уповноважений представник товариства.
Штраф суспільству в розмірі, припустимо, 500 тис. Руб. призначений через непроведення річних зборів з вини директора, можна покласти на його власні плечі через суд. Це хороший спосіб уникнути в майбутньому подібних ситуацій, так як платити з власної кишені таку значну суму може собі дозволити далеко не кожен.
Проведення зборів - важлива частина функціонування будь-якого ТОВ. До процедур скликання і проведення таких заходів потрібно підходити з усією відповідальністю, адже допущені помилки або відмова від проведення зборів може обернутися для винуватців чималими грошовими втратами.