Практично кожного п'ятого працівника відправляють у службове відрядження. І ця дія повинна коректно оформлятися в документах. Людина повинна надати заяву на відрядження, яке дозволить відправити його в конкретне місце на певний час для виконання своїх посадових обов'язків.
Коли необхідно?
Заява подається особисто громадянином, який направлений у відрядження. Заява має стандартний формат заповнення. Прописується ім'я керівництва, текст документа, проставляється дата і підпис. У тексті повинна міститися інформація про позитивне рішення працівника на поїздку.
Законодавча база
Відповідно до статті 166 Трудового кодексу Росії відрядженням є службова поїздка, в яку направляється працівник для виконання своїх зобов'язань. Перед співробітником ставиться конкретна мета і терміни виконання.
Якщо людина має роз'їзний характер роботи, то це не вважається відрядженням. Регламентується питання по службових поїздок Положенням №749 від 13.10.08 року.
Заява на відрядження
Заява на відрядження подається працівником на ім'я керівництва компанії. Кожна людина повинна дещо змінити умови поїздки, наприклад, змінити дату виїзду або попросити видати гроші підзвіт.
Кожен такий процес супроводжується особливостями і нюансами при оформленні. Тому потрібно спочатку ознайомитися з усім питаннями.
На зміну дат
Перенесення поїздки з боку роботодавця можливий як на конкретний термін, так і на невизначений. І можливо це з кількох причин. Наприклад, хвороба або сімейні обставини. Саме в цьому випадку всі грошові кошти, якщо видача вже відбувалася, залишаються у фахівця.
Обгрунтування перенесення дати краще написати в заяві. Це не є обов'язковим, але носить бажаний характер.
У документі вказуються всі причини, що дозволяють відстрочити час поїздки. На підставі заяви переносяться терміни і вирішуються питання про повернення виданих коштів.
Процес направлення у відрядження повинен коректно оформлятися за документами. Грамотне оформлення дозволяє уникнути спірних питань і грошових конфліктів.
Про видачу грошей підзвіт
Будь-яка організація дозволяє людині перед відрядженням отримати грошові кошти під звіт. Для цього необхідно подати заяву встановленого зразка.
Документ необхідний не тільки для підтвердження факту передачі грошей, але і дозволяє зобов'язати громадянина надати звітну документацію.
Офіційний документ направляється на ім'я керівництва, але обробляється заявка бухгалтерією.
У довідці проставляється відмітка про відсутність боргових зобов'язань перед попередніми поїздками.
У бланку присутні окремі позначки, які передбачаються для відповідальних осіб.
Головна умова - погашення заборгованості по раніше виданих коштів за попередніми відряджень. Можливо отримати кошти як на банківську карту, так і готівкою.
На особистому транспорті
Чинне законодавство дозволяє вибрати самостійно вид транспорту для поїздки.
Строгих рамок щодо виконання ні в Трудовому кодексі, ні в податковій не прописується. Тільки цей момент необхідно узгоджувати з керівництвом роботодавця.
З транспорту може бути:
Як правило, керівництво завжди вибирає найвигідніший варіант з фінансів.
При пересуванні на власному транспорті можуть враховуватися витрати на бензин у вигляді витрат на відрядження.
Для цього необхідно надати заявнику паспорт технічного засобу, який підтвердить власника, а також написати заяву про поїздку у відрядження на власному транспорті.
Потрібен приклад службової записки про необхідність відрядження? Дивіться тут.
За рахунок приймаючої сторони
Відповідно до Трудового кодексу Росії, всі витрати працівника повинні бути відшкодовані. Тобто це можуть бути витрати по поїздці до місця призначення, проживання та харчування, інші витрати. І відшкодувати ці витрати має право як сторона, яка відряджає, так і приймаюча.
У будь-якому випадку, при відправленні працівника обидві сторони укладають угоду, де прописується сторона, яка відшкодовує збитки.
Оплата проводиться тільки після надання всієї документації, яка підтвердить витрати працівника.
- захворювання працівника;
- зміна загальних обставин;
- відсутність можливості поїздки.
Особливих нюансів при оформленні цього немає. Але якщо видача грошових коштів вже відбулася, то необхідно повернути гроші. Якщо вони не витрачені, то працівник зобов'язується їх повернути протягом трьох днів.
Але законодавство допускає і інші ситуації. Якщо гроші витрачені на квиток, оплату нерухомості, то вони відносять їх до комерційних видатках або збитків.
Як написати?
Відрядження - справа складна. Оформлення займає кілька годин. Адже потрібно врахувати витрати на відрядження. А якщо видача грошових коштів вже відбулася, а відбулося скасування відрядження, то і зовсім потрібно списати це по бухбалансу.
Саме тому, потрібно коректно заповнювати заяву на відправлення працівника у службове поїздку.
вимоги
Документація має право бути в електронному вигляді, надрукована на комп'ютері.
Чинне законодавство не забороняє заяву написати від руки.
В обох варіантах проставляється дата і підпис вручну заявником.
Заява має наступну форму:
- в шапці прописується, хто і кому направляє документ;
- в тексті прописується прохання;
- в кінці проставляється дата і підпис працівника.
Графа «Кому» містить посаду, ПІБ. «Від кого» прописується посаду, ПІБ співробітника. У тілі прописується заяву і текст з проханням видачі грошових коштів. Далі проставляється дата і підпис з розшифровкою.
Як відбувається нарахування добових у відрядженні? Інформація тут.
Як написати наказ про продовження відрядження? Подробиці в цій статті.
Для мінімізації шансів некоректного заповнення, краще заповнити заяву за зразком.
Зразок заяви на відрядження тут.