У законодавстві немає заборони на придбання співробітниками товарів, робіт, послуг, призначених для компанії, з подальшим відшкодуванням їм понесених витрат. Але оскільки попередньо підзвітних грошей в касі співробітники в цьому випадку не отримують, авансовий звіт складати не потрібно. Щоб відшкодувати працівникові витрати, досить його письмової заяви або службової записки з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати.
Як документ впливає на податки
Документ необхідний, щоб податківці не вважають таку компенсацію доходами працівника, з яких потрібно заплатити ПДФО. А також не змогли знайти привід висунути претензії до визнання виплаченої компенсації в складі витрат при розрахунку податку на прибуток.
При відшкодуванні співробітнику витрат, які він поніс за свій рахунок на користь і за згодою компанії, доходів у працівника, а значить і об'єкта оподаткування з ПДФО, не виникає (ст. 209 НК РФ). Так само як і бази по страхових внесках, в тому числі внесків на травматизм. Адже компенсація незапланованих витрат не відноситься до виплат в рамках трудових відносин (ст. 7 Федерального закону від 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закону від 24.07.98 № 125-ФЗ).
В якому вигляді складається
Уніфікованої форми заяви про відшкодування витрат немає, тому співробітник може його скласти в довільному вигляді.
Що обов'язково повинно бути в документі
Щоб переконати податківців у тому, що відшкодовані витрати співробітник поніс в інтересах компанії і вони не є його доходом, в заяві варто детально описати цілі та обставини, при яких були зроблені витрати. При подібному оформленні документа проблем з визнанням таких виплат в податковому обліку виникнути не повинно.
До заяви також необхідно додати документи, що підтверджують понесені витрати.
про відшкодування службових витрат
Каталог був оплачений мною з власних коштів. Вартість каталогу склала 1500 руб. 00 коп. Прошу відшкодувати понесені витрати в розмірі 1500 (одна тисяча п'ятсот) гривень. 00 коп.
Документи, що підтверджують здійснені витрати, додаю:
Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове
Читайте у другому півріччі
Популярне за темою
Ваша персональна добірка
Новини по темі
Питання по темі
Сайт використовує файли cookie. Вони дозволяють дізнаватися вас і отримувати інформацію про вашому призначеному для користувача досвід. Це потрібно, щоб покращувати сайт. Відвідуючи сторінки сайту і надаючи свої дані, ви дозволяєте нам надавати їх стороннім партнерам.Еслі згодні, продовжуйте користуватися сайтом. Якщо немає - встановіть спеціальні настройки в браузері або зверніться в техпідтримку.