З деяких пір, кожна працююча організація в Росії має можливість передавати звітність в державні структури через електронні засоби зв'язку. Таке право існує і для передачі відомостей в ПФР. Для того, щоб увійти в систему електронного документообігу з Пенсійним фондом, треба написати відповідну заяву.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк заяви в ПФР на підключення електронної звітності .doc Завантажити зразок заяви в ПФР на підключення електронної звітності .doc
Електронна звітність
Взагалі, ПФР приймає звітність в двох видах: паперовому та електронному. Правда, правило це стосується тільки малих підприємств, з невеликою кількістю найманих працівників.
Якщо на підприємстві числиться понад 25 осіб (середньосписковий параметр), то звітність в усі позабюджетні фонди потрібно подавати тільки в електронному форматі.
Плюси і мінуси електронної передачі даних
Електронна звітність придумана не просто так - цей спосіб зв'язку з державними органами забезпечує оперативність, надійність і достовірність.
Вся інформація передається в зашифрованому вигляді, і прочитати її може тільки співробітник Пенсійного фонду, який має ключ до розшифровки послання.
Фахівці бухгалтерських відділів звільнені від обов'язку кожного разу їздити в територіальний відділ фонду і сидіти в чергах, крім того, зводиться нанівець можливість помилок при ручному внесення даних з роздрукованих звітів в комп'ютери інспекторів. Іншими словами, відбувається економія часу, а людський фактор втрачає своє значення.
Єдиний невеликий мінус полягає в тому, що для того, щоб перейти на електронну здачу звітності, організації доведеться для початку обзавестися власною електронним цифровим підписом. І то - мінусом це можна вважати досить умовно, оскільки електронний підпис істотно розширює можливості будь-якого підприємства в плані ділового документообігу, надаючи будь-якому папері статус юридичного документа.
Таким чином, електронна передача даних в державні структури можлива тільки за однієї умови: у компанії повинна бути офіційно зареєстрована цифровий підпис.
Причому ця вимога поширюється не тільки на юридичні особи (підприємства і організації), а й на індивідуальних підприємців, адвокатів, нотаріусів та ін. - тобто всіх тих, хто має працівників у наймі.
Через кого комунікувати в ПФР
ПФР приймає звітність:
- через посередництво спеціальних уповноважених агентів (представників);
- через що засвідчують центри, що мають акредитацію.
Обидва ці варіанти мають затребуваність, оскільки перший значно більш зручний і простий (засвідчують центри мають в своєму розпорядженні всі необхідні технології, в т.ч. і власну цифрову печатку, а також забезпечують повну технічну підтримку клієнтів), а другий - менш витратний.
Але незалежно від того, яким саме способом компанія вирішить здавати звітність, перш за все, необхідно укласти з місцевим відділом ПФР Угода про електронний документообіг, а для цього необхідно написати відповідну заяву.
Загальні відомості про заяву
На сьогоднішній день заяву до Пенсійного фонду на підключення електронної звітності має уніфіковану форму, яку можна завантажити на сайті фонду або взяти у фахівців уповноваженої організації або засвідчувального центру на стадії укладання договору.
Заява допускається писати на фірмовому бланку компанії (у всякому разі, заборона на це ніде не фігурує) або на звичайному аркуші формату А4, від руки (чітким, розбірливим почерком, без помарок, помилок і виправлень) або набирати на комп'ютері.
Заява створюється в єдиному оригінальному примірнику, який завіряється директором організації (або іншою особою, уповноваженою діяти від імені керівника).
Проштамповувати заяву в ПФР за допомогою друку треба тільки тоді, коли норма щодо використання штемпельних виробів для посвідчення документів закріплена в обліковій політиці фірми. Після складання заяву слід зареєструвати в журналі вихідної документації.
Зразок заяви в ПФР на підключення електронної звітності
На початку документа називається:
Потім йде два розділи.
Кожен заявник заповнює тільки один з них - в залежності від того, ким він є - юридичною особою або ВП.
Відповідно, про організацію вноситься наступна інформація (всі відомості повинні відповідати установчим паперів фірми):
Підприємці вносять до бланку:
Далі йде невелика таблиця, в яку вписується інформація про компанію, що надає послуги зв'язку між страхувальником і ПФР і використовуваному засобі криптозахисту інформації.
На завершення заявник підписує документ, підтверджуючи таким чином свою згоду з умовами Угоди про роботу в системі електронного документообігу.
Сама Угода фахівці ПФР надають після того, як отримають від підприємства заповнене за всіма правилами заяву. Потім представники організації повинні внести реквізити Угоди (номер і дату) в програму зв'язку від центра, що засвідчує або передати їх уповноваженому представнику.