У цьому розділі ми не будемо розглядати всі можливі порушення і внутрішні | загрози, з якими ваша компанія може зіткнутися. Про це можна написати 1 окрему книгу або навіть дві. Замість цього давайте в цьому розділі дамо кілька основних рекомендацій з організації внутрішньогосподарського контролю у вашій компанії, так само як звернемо увагу на кілька деталей, які влі- 1 яют на роботу фінансової служби. Це буде свого роду відправною точкою, з ко-1 торою ви почнете будувати систему захисту власності вашої компанії. Я Звичайно, компанії відрізняються один від одного типом організації і характерів! діяльності, але є два правила, які діють для всіх компаній без винятку.
Правило № 1: внутрішньогосподарський контроль необхідний будь-якої компанії
Дочитавши майже до кінця розділ цієї книги, присвячений бухгалтерського обліку, ви зрозуміли, що невід'ємною частиною обліку є регулярна звірка і забезпечення рівності відповідних підсумків, що є одним із способів контролю витрат і підтвердження фінансових результатів. Одним із завдань Головною книги, фактично, є служити основним регістром облікових записів, з яким повинні бути узгоджені всі допоміжні регістри і записи в них.
Те ж саме можна сказати і про внутрихозяйственном контролі. Без надлежа- 'ще організованої системи внутрішньогосподарського контролю активи компанії стануть легкою здобиччю для недобросовісних співробітників і їх близьких друзів, які будуть винаходити хитромудрі схеми, щоб відвести грошові (фонди та інші активи прямо у вас з-під носа. Не дивлячись на те що подавля- . ющее більшість співробітників - це чесні і працьовиті люди, так. не можна сказати про кожного з них. і як раз на таких співробітників і повинна бути А спрямована система внутрішньогосподарського контролю, щоб захистити вашу | компанію. |
правило № 2: запобігання зловживань - кращий метод внутрішньогосподарського контролю
Тому що ви виявите вже доконаний факт зловживання, толку буде небагато. Ви, звичайно, можете викрити кого-то в розтраті і незаконному привласненні майна, але до цього часу зто майно, швидше за все, вже буде витрачено, і у вас не залишиться практично ніякої можливості його повернути. Альтернативний варіант - запобігти факт зловживання.
Перш за все, співробітники повинні знати про існуючі у вашій компанії заходи щодо запобігання зловживань. Ідея полягає в тому, щоб у працівників не виникали навіть думки про те, що можна щось вкрасти у компанії. Звичайно, можуть знайтися і такі, хто все одно захоче спробувати, але навіть в цьому випадку вони вважатимуть за краще ту компанію, де це зробити буде найлегше.
Щоб система внутрішньогосподарського контролю була ефективною, в її основу має бути покладено зобов'язання керівництва зробити систему захисту одним зі своїх пріоритетів, так само як і вибір, і послідовне застосування засобів контролю. Засоби контролю, що застосовуються в тій чи іншій компанії, можуть відрізнятися в залежності від галузевої приналежності, типу компанії і т. Д. Але мета застосування контрольних процедур одна - створення умов, максимально ускладнюють розкрадання і інші зловживання.
Мабуть, найбільший вплив на систему внутрішньогосподарського контролю вашої компанії може надати система бухгалтерського обліку і ті вимірювачі, які в ній передбачені. По суті, система бухгалтерського обліку повинна забезпечувати формування інформації, необхідної Для ідентифікації, класифікації та перевірки стану різних активів. гра-
матнею функціонуюча система бухгалтерського обліку не тільки відстежує напрямки та обсяги витрачання грошових коштів, але і передбачає документування всіх операцій, що полегшує контроль за збереженням активів компанії. Коротше кажучи, бухгалтерія підприємства відіграє ключову роль при виконанні контрольних процедур.
Організація внутрішньогосподарського контролю
Якщо компанія не найняла фахівця з організації систем захисту або не є досить великий, щоб мати цілий відділ таких фахівців, які б захищали і активи, і співробітників компанії, то відповідальність за організацію і здійснення внутрішньогосподарського контролю покладається на бухгалтерію підприємства. Або для здійснення цих функцій в компанії може бути заснований відділ внутрішнього аудиту.
Незалежно від того, наскільки великим є відділ, який займається внутрішньогосподарських контролем, і наскільки досвідчені його співробітники, їх основні обов'язки будуть однакові для будь-якої компанії.
- Обов'язки та повноваження співробітників усередині кожного відділу, особливо між співробітниками бухгалтерії, повинні бути розділені і розмежовані, і це розмежування закріплено документально. Якби в ситуації, розглянутої на початку глави, обов'язки і повноваження головного бухгалтера були б розділені з ким-небудь ще зі співробітників бухгалтерії, то у неї не було б можливості привласнити собі що-небудь. Звичайно, завжди існує ймовірність змови співробітників, але це менш імовірно, ніж зловживання з боку одного співробітника.
gt; - Досвід співробітників повинен відповідати покладеним на них обов'язків. Це особливо актуально для невеликих компаній, де управляти системою внутрішньогосподарського контролю буде один з менеджерів. Переважній більшості компаній не хотілося б, щоб їх продукцію проектував і справляв недосвідчена людина. Чому тоді ви згодні зробити відповідальним за систему внутрішньогосподарського контролю людини, який не володіє необхідною кваліфікацією і досвідом?
gt; - Компанії потрібна система, що складається з ефективної політики і процедур, включаючи процедури контролю санкціонування і обробки даних. У компаніях, в яких основні принципи бухгалтерського обліку дотримуються неухильно протягом усього терміну існування компанії, швидше за все, подібна система є. Політика і процедури, що становлять систему внутрішньогосподарського контролю, повинні враховувати всі непередбачені обставини настільки, наскільки це можливо.
gt; - І нарешті, напевно, найважливіше - обов'язково розділіть обов'язки обліку і зберігання активів. Якщо, наприклад, за оформлення відповідних! документів відповідальний одна людина, а за виписку чеків, видачу кредитів і |