У господарсько-економічної діяльності кожного підприємства застосовують велику кількість документації. Частина з цих документів призначена для пересилання контрагентам, посадовим особам, державним інстанціям та інше.
Будь-яке звернення компанії повинно мати документальний вид. Це означає, що воно повинно бути оформлено в письмовому вигляді.
Даний вид документів (листи) можна класифікувати в окремий тип. Він має назву службових листів. Для даних документів не існує єдиної уніфікованої форми.
Структура і форма службового листа
Допускається написання документації такого типу на офіційному (фірмовому) бланку підприємства. Природно, це робиться в тому випадку, якщо такий бланк був розроблений заздалегідь.
На офіційному бланку вже будуть розташовані необхідні реєстраційні реквізити підприємства. Це дещо полегшить написання. Якщо бланк раніше розроблений не був, при написанні потрібно буде врахувати наступне.
Серед обов'язкових атрибутів даного документа можуть бути:
державний герб Росії;
герб суб'єкта Росії;
Вимоги до тексту службового листа
Даний тип документів передбачає написання текстів в діловій формі. Це означає, що кожен лист може бути присвячено лише одного питання (темі). Ніяких літературних оборотів в тексті бути не повинно.
Це означає, що кожне з вимог повинно починатися зі слів: «прошу Вас».
Кожен з наведених в тексті листа доводів повинен бути обгрунтований і конкретизований. Для конкретизації необхідно вказати точну дату події, кінцевий період часу і так далі.
Для обґрунтування використовують посилання на підтверджуючі (доводять) документи. При необхідності копії цих документів можуть бути включені до листа. В цьому випадку в текст вводиться реєстр документів, що додаються (додатків).
Нижче розташований типовий бланк і зразок службового листа, варіант якого можна скачати безкоштовно.