Борги не завжди з'являються несподівано і спонтанно. У взаємовідносинах комерційних структур часто формуються такі умови, які на час позбавляють контрагента можливості своєчасно оплатити за боргами.
Природно, що завжди присутнє бажання продовжувати свою діяльність і не брати участь в судових позовах і розглядах. Для цього необхідно провести деякий документообіг.
Він є частиною досудового процесу. Одним з таких офіційних документів є гарантійний лист.
Суть гарантії і коли вона подається
Такі папери пишуть, як правило, в двох випадках. Перший передбачає наявність боргу. Тоді його суть - отримати відстрочку і показати готовність продовжувати взаємовідносини з кредитором. Другий випадок - якщо боргу за фактом ще немає.
Наприклад, для безперебійної роботи організації потрібно придбати сировину, але в даний момент немає можливості внести за нього оплату.
Як написати гарантійний лист
Основною вимогою є письмова форма. Більш того, текст повинен бути написаний на оригінальному фірмовому бланку підприємства-боржника. У заголовку вже повинні міститися ідентифікаційні дані (реквізити). Тому в "шапці" вказуються назви підприємства-кредитора і компанії-боржника.
У тексті необхідно вказати суть комерційних взаємовідносин. Крім цього потрібно вказати дані договірних документів.
Після цього формулюється прохання до кредитору про перенесення строку повернення боргу. Для цього вказується конкретна дата розрахунку і кінцева сума заборгованості.
Якщо мова йде про майбутнє формуванні боргу, то вказується та продукція, яка повинна бути поставлена, її кількість і вартість. Допускається опис причин неможливості твори своєчасних оплат.
Специфіка складання документа
Так як це гарантійний лист. в його текст вводиться фраза «оплату гарантуємо». Підписується даний лист повноважним представником компанії-боржника. Цей підпис повинна супроводжуватися розшифровкою його посади та П.І.Б. Існує думка, що при оформленні листів на бланку підприємства, наявність печатки не обов'язково. Але вона не буде зайвою. Справа в тому, що оригінальна "мокра" печатка несе дві функції.
В першу чергу вона підтверджує повноваження підписала співробітника. У другу - додає папері якусь солідність.
Такі листи видаються у двох примірниках (для боржника і кредитора). Кожен з них повинен пройти реєстрацію в журналах вхідної (вихідної) кореспонденції. Наявність даного паперу не гарантує згоди на надання відстрочки платежу, тому до складання тексту потрібно поставитися вкрай серйозно.
Нижче розташований типовий бланк і зразок гарантійного листа про оплату заборгованості варіант якого можна скачати безкоштовно.