Сьогодні весь світ переходить на електронні засоби зв'язку та ділового спілкування. Неминучим наслідком загального панування електронних цифрових технологій стає новий спосіб зберігання і обробки даних - зберігання документів в електронній формі, інакше кажучи, створення цифрових архівів.
Причини переходу на електронне зберігання
В якості ще однієї причини переходу на електронне зберігання може бути названий прискорюється темп життя - все треба робити швидко і чітко, а ритися у величезному складі папок з паперовими документами, щоб знайти потрібні вам дві або три сторінки, погодьтеся, заняття, що вимагає часу. Дуже велику проблему представляє собою створення величезної кількості копій одного документа для забезпечення можливості доступу до нього різних співробітників одночасно.
Всі ці труднощі допоможе вирішити створення цифрового архіву для зберігання документів в електронній формі в спеціалізованому архівному центрі.
Архів електронних документів
Зберігання документів в електронній формі - архів електронних документів - це технології, які забезпечують весь цикл зберігання документації, включаючи експертизу цінності, облік, опис, зберігання і використання. Не дивлячись на те, що бізнес вже кілька десятиліть активно використовує електронний документообіг, з недавнього часу на такий тип переходять суди і багато інших держструктури, чітко виробленої технології зберігання документів в електронній формі до сих пір не існує.
Основні місця електронного зберігання:
- сервера сторонньої організації;
- різні електронні носії;
- зберігання на власних серверах.
Варіанти зберігання документів в електронній формі
Зберігання документів в електронній формі здійснюється найчастіше в двох варіантах - зберігання на сервері компанії або на віддаленому сервері в Інтернеті. Обидва варіанти мають як плюси, так і мінуси. Інтернет небезпечний можливістю втрати конфіденційних даних, введення для зберігання на сервері повинен бути здійснений з граничною внімательностью.Большінство великих підприємств переходить на технологію електронного зберігання документації.
Процес створення архіву електронних документів
Зазвичай тільки найважливіші юридичні документи існують в матеріальній формі, решта ж створюються і зберігаються в електронній формі у вигляді цифрових архівів. Процес створення архіву електронних документів, включаючи всі його технічні операції, а також розробку системи доступу і зберігання, досить трудомісткий і складний. Документацію, створену до ери панування цифрових технологій, перетворюють в електронні документи шляхом сканування.
Спеціалізовані архівні центри
Часто складності змушують багато компаній відмовитися від ідеї електронного архіву. Щоб впоратися з цим завданням - перевести всю документацію компанії на електронні рейки - найпростіше звернутися в спеціалізовані архівні центри, які займаються оцифруванням документів і створенням електронних архівів. Якщо у вас є достатньо часу, потрібні професіонали і спеціальне обладнання, ви можете, звичайно, впоратися своїми силами, проте спеціалізовані центри гарантують вам швидкість і якість.
Наша компанія має великий досвід організації зберігання документів в електронній формі і надає повний комплекс послуг, з перекладу документів в електронний вигляд.