Після того як робота з документами закінчена, вони поміщаються в справи (швидкозшивачі, реєстратори) і розкладаються в них в певному порядку.
Формуванням справ називається групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
У невеликих організаціях справи формуються централізовано в службі документаційного забезпечення управління або у секретаря. Якщо організація велика, документи керівництва формуються і зберігаються в службі документаційного забезпечення управління, а інші документи групуються в справи і зберігаються в структурних підрозділах, в яких з ними працювали.
Правила та порядок формування справ
Формування справ проводиться за правилами, які містяться в Основних правилах роботи архівів організації, Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади.
До початку календарного року на всі справи, перераховані в номенклатурі справ, готуються папки.
На обкладинках вказуються:
- найменування організації (повне і коротке);
- найменування структурного підрозділу;
- індекс справи за номенклатурою справ;
- заголовок справи в повній відповідності з номенклатурою справ;
- термін зберігання справи.
При формуванні справ слід дотримуватися ряду правил. Їх виконання завжди допоможе правильно визначити місце зберігання будь-якого документа.
У справу поміщають тільки виконані і правильно оформлені документи. які відповідають за образом і змістом його заголовку. Забороняється включати в справу чорнові і дублетні екземпляри документів.
Необхідно запам'ятати, що документи постійного і тимчасового термінів зберігання не групують в одну справу.
Існує правило, за яким в справа не поміщають понад 250 листів при його товщині не більше 4 см. Це умова забезпечує оптимальні умови для пошуку інформації та найменші трудовитрати при підготовці справ до архівного зберігання. Якщо створюється більше документів, що відносяться до цієї справи, зводиться новий том з тим же заголовком.
Накази з основної діяльності повинні групуватися окремо від наказів по особовому складу. Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання.
Всередині справи документи також повинні бути систематизовані. Розпорядчі документи разом з додатками формують в справу за видами документів і хронології. Тобто спочатку поміщають документ більш ранньої дати, потім - більш пізньої. Протоколи підшивають в хронологічному порядку і за номерами.
Додатки зазвичай приєднуються до документів, до яких вони належать. Якщо додатки мають великий обсяг, вони можуть складати окрему справу з відповідним заголовком.
При формуванні в справу листування слід враховувати, що лист-відповідь поміщають за листом-запитом. Це означає, що принцип хронології дотримується щодо ініціативних документів.
Планові і звітні документи зберігаються в справах того року, до якого вони належать, незалежно від часу їх створення. Річні, квартальні та місячні плани зберігаються окремо.
В окремі справи поміщають звернення громадян. розташовуючи їх в алфавітному порядку. При цьому пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організації і всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від заяв громадян з особистих питань.
Документи в особових справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження.
Електронні документи та бази даних формуються в справи (папки, директорії) відповідно до номенклатури справ організації, окремо від документів на паперових носіях, на жорсткому диску спеціально виділеного комп'ютера. Електронні бази даних формуються в окремі справи.
зберігання справ
Сформовані і закінчені справи зберігаються в структурних підрозділах до передачі їх в архів організації. Збереження документів, захист від негативного впливу світла і пилу забезпечується зберіганням в шафах, що замикаються сейфах або елеваторних картотеках.
Справи розташовуються на полицях вертикально. На корінці кожного справи вказується його індекс по номенклатурі. Номенклатура справ повинна бути прикріплена на внутрішній стороні дверцят шафи. Щоб знайти необхідний документ, в номенклатурі знаходять номер відповідної справи і потім папку з тим же номером.
Відповідно до Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються в архів федерального органу виконавчої влади не раніше ніж через 1 рік і не пізніше ніж через 3 роки з дня початку їх використання або зберігання в структурних підрозділах . Передача справ в архів федерального органу виконавчої влади проводиться на підставі описів справ постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, який складають в структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання в архів федерального органу виконавчої влади не передаватимуться або повторно підлягають знищенню в установленому порядку.
