Згідно п. 14 Інструкції N 157н <1> і п. 1 ст. 29 Закону про бухгалтерський облік <2> бюджетні установи зобов'язані забезпечити зберігання первинних (зведених) облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом термінів, встановлюваних відповідно до правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років. При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованих виправлень. Відповідальність за організацію зберігання первинних (зведених) облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник установи. У статті поговоримо про порядок організації зберігання і передачі для архівного зберігання документів, що утворюються в результаті діяльності бухгалтерій бюджетних установ.
Терміни зберігання бухгалтерських документів
Як ми відзначили, первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року.
Однак, незважаючи на цей факт, саме Переліком N 558 і потрібно керуватися установі при визначенні термінів зберігання бухгалтерських документів. Далі в таблиці наведемо терміни зберігання окремих документів:
Нагадаємо, що в силу п. 14 Інструкції N 157н установі надано право за наявності технічної можливості здійснювати зберігання первинних електронних документів (електронних регістрів) на машинних носіях з урахуванням вимог законодавства РФ, що регулює використання електронного цифрового підпису в електронних документах.
Таким чином, регістри бухгалтерського обліку можуть не виводитися на паперовий носій, а зберігатися в електронній формі.
Організація зберігання документів
Відповідно до п. 6.1 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР від 29.07.1983 N 105, первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву.
Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження.
Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначено у відповідних нормативних документах, що регламентують ведення бухгалтерського обліку в умовах його механізації (автоматизації).
Оброблені вручну первинні документи поточного місяця, які стосуються певному обліковому регістру, комплектуються в хронологічному порядку і супроводжуються довідкою для архіву.
Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з відносяться до них документами повинні бути підібрані в хронологічному порядку і переплетені.
Окремі види документів (наряди на роботу, змінні рапорти) можуть зберігатися непереплетеннимі, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або зловживань.
Після закінчення термінів зберігання документів бухгалтерського обліку вони передаються в архів.
Експертну комісію повинен очолювати один із заступників керівника установи, а її секретарем, як правило, є завідувач відомчим архівом або особа, відповідальна за архів установи (п. 1.4 Положення про експертну комісію). Персональний склад експертної комісії призначається наказом керівника установи з числа найбільш кваліфікованих співробітників провідних структурних підрозділів, представника діловодної служби, представника установи системи Росархіву.
Для організації роботи експертної комісії установі необхідно розробити положення про експертну комісію, яке слід узгодити з відповідною установою системи Росархіву. Після проходження процедури узгодження зазначене положення має бути затверджене та введено в дію наказом керівника установи.
Основними завданнями створеної в установі експертної комісії є (п. 2 Положення про експертну комісію):
- організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури і формування справ. Нагадаємо, що під час проведення експертизи цінності документів в структурних підрозділах здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули. При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ;
- організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до архівного зберігання;
- організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на державне зберігання, в тому числі науково-технічної, аудіовізуальної та іншої спеціальної документації.
Згідно п. 5.2 Положення про експертну комісію діяльність експертної комісії повинна здійснюватися на підставі затвердженого керівником установи річного плану роботи. Питання, які стосуються компетенції експертної комісії, розглядаються на її засіданнях, які проводяться в міру необхідності, але не рідше двох разів на рік. Всі засідання комісії повинні бути запротокольовані.
Як ми вже відзначали, експертиза цінності документів проводиться з метою відбору справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбору справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання за встановленою формою (ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення", п. 3.4.1 Правил роботи архівів). Повторимо, формування номенклатури справ віднесено до компетенції експертної комісії установи.
Відповідно до п. 3.4.4 Правил роботи архівів розрізняються три види номенклатур справ: типова, приблизна і індивідуальна номенклатури справ конкретної організації. Типова номенклатура справ встановлює склад справ, що заводяться в діловодстві однотипних організацій, і є нормативним документом. Орієнтовна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вона поширюється, із зазначенням їх індексів і носить рекомендаційний характер. Типові і зразкові номенклатури справ використовуються для складання індивідуальної номенклатури справ.
Згідно п. 3.4.3 Правил роботи архівів номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та основним обліковим документом у діловодстві, а в архіві організації використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання. Зведена номенклатура справ установи складається за встановленою формою на загальному бланку установи:
Номенклатура справ установи візується керівником архіву або особою, відповідальною за архів, підписується керівником служби або особою, відповідальною за документаційне забезпечення управління, після схвалення експертною комісією установи направляється на узгодження з експертно-перевірочною комісією архівної установи, а потім затверджується керівником організації.
Необхідно відзначити, що узгодження номенклатури справ установи з експертно-перевірочною комісією архівної установи має здійснюватися не рідше одного разу на п'ять років або у разі розробки нової номенклатури справ, внаслідок докорінної зміни функцій і структури установи.
Після затвердження номенклатури справ організації структурні підрозділи отримують виписки відповідних її розділів для використання в роботі. Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року.
Формування справ для передачі в архів
Під формуванням справ розуміється угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. У справу поміщаються документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи, при цьому забороняється групувати в справи чорнові і дублетні екземпляри документів (за винятком особливо цінних), а також документи, що підлягають поверненню.
В силу п. 3.5.3 Правил роботи архівів при формуванні справ необхідно дотримуватися такі основні вимоги:
- документи постійного і тимчасового зберігання необхідно групувати в окремі справи;
- включати в справу по одному примірнику кожного документа;
- групувати у справу документи одного календарного року, виняток становлять перехідні справи; судові справи; особисті справи, які формуються протягом усього періоду роботи даної особи в організації; документи виборних органів і їх постійних комісій, депутатських груп, які групуються за період їх скликання; документи навчальних закладів, які формуються за навчальний рік; документи театрів, що характеризують сценічну діяльність за театральний сезон; справи фільмів, рукописів, історії хвороб та ін .;
- справа має містити не більше 250 аркушів при товщині не більше 4 см.
Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до документів, до яких вони належать. Додатки обсягом понад 250 аркушів складають окремий том, про що в документі робиться відмітка.
Розпорядчі документи установи повинні групуватися в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками:
- статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені як самостійний документ, то їх групують в окремі справи;
- накази по основній діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу;
- накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання. При великих обсягах документів накази по особовому складу, що стосуються різних сторін діяльності організації (прийом на роботу, звільнення та переміщення, відрядження і т.д.), доцільно групувати в окремі справи;
- доручення вищестоящих організацій і документи по їх виконанню групуються в справи за напрямками діяльності організації;
- затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від їх проектів;
- документи в особистих справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження;
- особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі групуються в окремі справи і розташовуються в них за прізвищами в алфавітному порядку;
- пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організації і всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від заяв громадян з особистих питань;
- листування групується, як правило, за календарний рік і систематизується в хронологічній послідовності, документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року. Залежно від специфіки діяльності організації листування може групуватися також за навчальний рік, термін скликання виборних органів і т.д.
Необхідно відзначити, що в залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Згідно п. 3.6.3 Правил роботи архівів повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Повне оформлення справ передбачає:
- підшивку чи палітурку справи;
- нумерацію аркушів справи;
- складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів;
- внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається не проводити систематизацію документів у справі, листи діла не нумерувати, засвідчувальні написи й составлять.
Документи, що становлять справи, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.
Зауважимо, що більш детальний порядок комплектування справ може бути закріплений в розробленому і затвердженому положенні про порядок діловодства в установі.
На закінчення відзначимо, що відносини в сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду РФ та інших архівних документів незалежно від їх форм власності, а також відносини в сфері управління архівною справою в Російській Федерації в інтересах громадян, суспільства і держави регулюються Федеральним законом N 125-ФЗ.
Державні (муніципальні) бюджетні установи, а також їх посадові особи, винні в порушенні законодавства про архівну справу в РФ, несуть цивільно-правову, адміністративну та кримінальну відповідальність, встановлену законодавством РФ (ст. 27 Федерального закону N 125-ФЗ).
Адміністративна відповідальність за порушення правил зберігання документів передбачена ст. 13.20 КоАП РФ: попередження або накладення адміністративного штрафу на громадян у розмірі від 100 до 300 руб. на посадових осіб - від 300 до 500 руб.
В силу ст. 16 Федерального закону N 125-ФЗ контроль над дотриманням законодавства про архівну справу в РФ здійснюють:
- федеральні органи державної влади, в тому числі спеціально уповноважений Урядом РФ федеральний орган виконавчої влади;
- органи державної влади суб'єктів РФ, в тому числі уповноважені органи виконавчої влади суб'єктів РФ в галузі архівної справи, в межах своєї компетенції, визначеної законодавством РФ і суб'єктів РФ. Дані органи перевіряють виконання організаціями вимог законодавства в галузі архівної справи, забезпечення схоронності, комплектування та використання документів в діловодстві.
Якщо ви не знайшли на цій сторінці потрібної вам інформації, спробуйте скористатися пошуком по сайту: