Формування журналу реєстрації наказів по особовому складу відбувається зазвичай тоді, коли підприємство має досить великий штат працівників. У таких випадках вся кадрова документація підлягає обов'язковому обліку і контролю, для чого створюються окремі узагальнюючі документи у вигляді журналів.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк журналу реєстрації наказів по особовому складу .doc Завантажити зразок заповнення журналу реєстрації наказів по особовому складу .doc
Розшифровка поняття «особовий склад»
Особовий склад будь-якої організації - це все ті люди, які працюють в ній на умовах трудового договору. При цьому не має значення, працює людина на постійній основі або його робота носить тимчасовий, строковий або сезонний характер.
Таким чином, всі накази, випущені в відношенні цих осіб, вважаються наказами по особовому складу. Це можуть бути накази про
- працевлаштуванні,
- скорочення,
- відпустці,
- матеріальне заохочення,
- дисциплінарне стягнення,
- чергуваннях,
- переведення на іншу посаду і т.д.
На сьогоднішній день список таких наказів є відкритим, що має на увазі під собою те, що кадрова служба кожної організації має право самостійно формувати їх перелік. При цьому відомості про всі ці розпорядженнях повинні заноситися до відповідного журналу реєстрації.
Єдиний виняток становить керівна «верхівка» фірми - накази про призначення директора і головного бухгалтера, а також інших працівників, згаданих в статуті, відносяться до наказів про основну діяльність юридичної особи. А це означає, що їх вносити в журнал реєстрації наказів по особовому складу не потрібно.
Навіщо потрібен журнал
Значення журналу зрозуміти не складно: він дозволяє систематизувати дані про розпорядженнях керівництва підприємств щодо підлеглих, а також оптимізувати роботу з ними.
Для того, щоб відомості були повними, в журналі повинні реєструватися всі без винятку накази щодо кадрового складу підприємства в хронологічному порядку.
При необхідності журнал допомагає швидко відшукати потрібний наказ, а також, в разі виникнення складних спірних ситуацій між роботодавцем і працівником і доведення справи до інспекції з праці або суду, дає можливість підтвердити або спростувати правомірність тих чи інших дій кожної зі сторін трудових відносин.
Що необхідно фіксувати в документі
Для того, щоб документ виконував свою функцію, в нього вноситься ряд певних відомостей, в тому числі дата випуску кожного наказу, коротко - суть, ПІБ працівника і т.д. Крім того, журнал повинен мати початкову дату його формування та дату закриття.
При цьому організація має право самостійно вирішити, чи потрібно вести окремі журнали по кожному типу наказів або досить того, що всі накази будуть вноситися в один журнал.
Відповідальний за ведення
Зазвичай обов'язок по веденню журналу реєстрації наказів покладається на керівника / фахівця кадрового відділу, юрисконсульта або навіть секретаря, тобто того працівника, який відповідає за роботу з документацією по особовому складу підприємства.
У будь-якому випадку, це повинен бути співробітник, який контролює кадровий документообіг, а також має уявлення про те, як правильно вести подібного роду документи.
Основні правила складання
Уніфікованої єдиної форми журналу немає, тому працівники компаній можуть формувати його в довільному вигляді або, якщо в організації є розроблений і затверджений шаблон документа, за його зразком. При цьому документ повинен включати в себе ряд обов'язкових відомостей. До них відносяться:
- Назва підприємства;
- дата відкриття журналу, дата його закінчення;
- посаду, прізвище-ім'я-по батькові відповідального за його ведення працівника;
- термін зберігання документа.
Основну частину журналу найкраще оформити у вигляді таблиці, яку слід розділити на декілька стовпців. У них треба вписати:
При необхідності таблицю можна доповнити та іншою інформацією, або, навпаки, скоротити.
На що звернути увагу при оформленні
ВАЖЛИВО! У наказі повинно бути вказано відповідальна за ведення журналу реєстрації наказів особа.
Проштамповувати журнал необхідно тільки в тому випадку, якщо норма по візуванню таких документів за допомогою штемпельних виробів закріплена в локальних актах фірми.
Зазвичай дані журнали досить значні за обсягом і мають не один десяток сторінок. У таких випадках все листи журналу необхідно нумерувати, скріплювати між собою за допомогою міцної нитки, прописуючи з зовнішньої сторони дату створення документа і проставляючи підпис відповідальної особи.
Як і скільки часу зберігати журнал
Як правило, журнал реєстрації наказів по особовому складу лежить в кадровому відділі компанії в окремому місці, куди немає доступу стороннім особам.
Термін зберігання документа визначається або законодавством РФ, або внутрішніми нормативно-правовими документами підприємства. Після того, як журнал втрачає свою актуальність, його потрібно було знищити.