Журнал реєстрації трудових договорів як правильно вести і де можна скачати бланк

Користь від реєстрації трудових контрактів і угод

Реєструвати документи, що підтверджують трудові відносини, все ж бажано. У разі конфлікту з звільненим працівником відсутність книги з записами заздалегідь налаштує суд в його користь. Також, такі його роботодавці мають право і можуть зажадати довідку про його попередньої зайнятості. Маючи під рукою журнал, видати її не складе труднощів.

Нарешті, і для внутрішнього користування журнал куди зручніше, ніж купу старих договорів в архіві, записаних упереміш з іншими документами того ж періоду. У книзі реєстрації трудових контрактів у примітках можна записати суть роботи, яку виконував найнятий, і її результат. А це для себе може бути важливіше, ніж можливі колізії ззовні.

Реєстраційну форму можна просто розлінованих в зошиті. Або навіть купувати «типовий» варіант в канцелярському магазині. Бланк журналу можна отримати тут же, по посиланню, і вести в електронній формі, а роздруківки робити в міру потреби.

Про нумерації

Найпоширеніше утруднення при веденні журналів типової форми - нумерація реєстрованих документів. По-перше, в 1 графі «№ п / п» пишеться порядковий номер документа з датою реєстрації. Для номерів безпосередньо контракту є окрема графа.

У 3 графі форми «Номер договору» передбачений лише один стовпець, але допи йдуть під окремими номерами. Для відомостей про них передбачена своя, 10-я графа, там можна давати їх номери. Але бігати очима по рядках при пошуку довго і незручно.

Вирішити цю проблему можна просто. Раз книга не належить до бланків суворої звітності, додаткова графа порушенням не буде. Розіб'ємо «Номер договору» на дві підграфи - стовпці: «Дог.» І «Доп.». При реєстрації договору в відомостях про допах (графа 10) пишемо лише номери і саму суть, а при реєстрації допів до конкретного договору в графі 3 або в графі 11 «Примітки» пишемо його номер, кожен раз один і той же. Для зовсім вже нетямущих можна так: «До дог. №nnnnn ». Тепер, як би не обріс цей контракт допами, звести воєдино інформацію про нього і роботі по ньому буде неважко.

Як вести облік?

Виходячи із загальних правил ведення діловодства в РФ, журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод слід вести таким чином:

  • Обкладинка - жорстка або напівжорстка, довговічна. Папір - проклеенная офісна, щільністю не менше 60 г / кв. м.
  • Титульний лист: найменування роботодавця (без логотипу і реквізитів; це внутрішній документ), назву: «Журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод», розпочато / закінчено.
  • Всі сторінки повинні бути заздалегідь пронумеровані.
  • Перша сторінка: порожня або правила ведення і зразок заповнення.
  • Друга сторінка: відомості про осіб, відповідальних за ведення журналу (див. Нижче)
  • Далі до кінця: на кожному розвороті - 11 граф для обліку, також див. Нижче.
  • Остання сторінка: «Закрито, прошитий, опечатаний і зданий в архів (дата прописом). Заповнене стільки-то сторінок з номерами контрактів з ____ по ____ і додаткових угод з ____ по ____. Дата, ПІБ, посада, підпис. Підстава: наказ, розпорядження, рішення суду тощо з датою і номером.

Відомості про відповідальних за ведення обліку. На цій сторінці 7 граф:

  • 1 - № п / п.
  • 2 і 3 - Період, з / по.
  • 4 - ПІБ.
  • 5 - Посада та структурний підрозділ. Розбивати на дві формалізму заради немає сенсу; найчастіше тут записи типу: «Начальник ОК такий-то» або «Інспектор відділу кадрів така-то», з яких і так все ясно.
  • 6 - Підстава (док. Номер, дата). Сюди записуються дані наказу або розпорядження, яким журнал був доручений відповідальному.
  • 7 - Підпис відповідальної особи. Підпис в цій графі означає, що працівник цей не тільки ознайомлений з наказом і взяв на себе роботу з ведення обліку, але і відповідає за збереження власне документа.

Записи в журналі

Облік ведеться звичайним для канцелярських документів чином, в 11 (12) графах на розвороті:

  1. № п / п, сюди записується обліковий номер документа в порядку проходження.
  2. Дата укладення контракту (допа, якщо для них окрема нумерація).
  3. Номер трудового договору (або надграфа з 3а «Дог.» І 3б «Доп.».
  4. П. І. Б. працівника.
  5. Посада, професія, вид роботи.
  6. Структурний підрозділ.
  7. Укладено (дата прописом).
  8. Розірвано (дата прописом).
  9. Характер роботи: основна, сумісництво.
  10. Відомості про додаткові угоди, їх дати і номера. Цю графу слід робити ширше, особливо, якщо допи не ведеться під окремою нумерацією, як рекомендовано вище.
  11. Примітки.

Примітка: часто графи 7 і 8 об'єднують в надграфу «Термін дії з ___ по ___». Це створює незручності при обліку документів з автоподовження і можливістю перекладу на постійну посаду при розширенні штату або за результатами роботи і для договорів «на акорд», тобто на виконання певного обсягу робіт з заданою якістю.

При необхідності отримати готовий журнал реєстрації трудових договорів, зразок скачати можна тут.

Помилкове і дострокове закриття журналу

Найчастіша помилка недосвідчених кадровиків: запис в першу графу «№ п / п» номерів договорів, а не облікових номерів документів у порядку проходження по часу. Виявляється вона при укладанні першого ж додаткової угоди, і що тоді робити, якщо журнал вже частково заповнений?

Скасувати цей журнал достроково і почати новий. На останній сторінці (там виходить великий вільний поле) від руки дописати: «Закрито достроково в зв'язку з помилковим веденням (номери договорів вписані в графу порядкових облікових номерів)». Доповісти начальству, отримати прочуханку, розпорядження про закриття цього журналу і завести новий. А згідно із законом тут ніякого порушення не буде.

Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Це швидко і безкоштовно!

Схожі статті