Кадрова служба зобов'язана вести журнал реєстрації трудових договір і додаткових угод до трудовим договором. Чи обов'язково вести два журнали або інформацію можна узагальнити в одному? Чи є ці документи обов'язковими? Чи існує універсальний зразок? На ці та інші питання ви знайдете відповіді в нашій статті.
Журнал обліку трудових договорів
Журнал обліку трудових договорів не є обов'язковим документом. Трудове законодавство не зобов'язує роботодавців його вести. Однак в деяких випадках ведення такого журналу може бути корисно самому роботодавцю.
Організація укладає з працівниками строкові трудові договори. Якщо відділ кадрів веде журнал обліку трудових договір, то це спрощує завдання по контролю за термінами дії таких договорів. А це, в свою чергу, мінімізує ризики, пов'язані з трансформацією строкового трудового договору в договір, укладений на невизначений строк.
Чим наповнювати журнал: зразок
Форма журналу обліку трудових договорів - довільна. Кожен роботодавець сам вирішує які поля, граф і реквізити в нього включати. На нашу думку, доцільно відображати в журналу, зокрема:
- дату і номер укладеного трудового договору;
- прізвище, ім'я та по батькові працівника;
- структурний підрозділ;
- займану посаду;
- вид і характер роботи;
- термін дії трудового договору із зазначенням дати його припинення (для строкових трудових договорів);
- місце для розпису працівника про отримання свого примірника трудового договору.
Зовсім не обов'язково включать в журнал все вищеперелічене. Включайте тільки те, що вам необхідно. Наприклад, зразок журналу може виглядати так:
Завантажити зразок журналу реєстрації трудових договорів.
Також можна навести приклад заповненого журналу реєстрації трудових договорів. На практиці, журнал може виглядати так:
Майте на увазі. що ніхто не забороняє роботодавець вести журнал обліку трудових договорів в електронному вигляді (навіть в форматі Excel). Однак в такому випадку не вийде отримувати розпису працівників про отримання трудових договорів.
Журнал обліку додаткових угод до трудових договорів
Вимог щодо ведення журналу обліку додаткових угод до трудових договорів законодавством РФ також немає. Тобто, це теж необов'язковий кадровий документ. Однак ведення цього журналу також може бути корисно роботодавець. Адже якщо вести такий журнал, то можна відстежувати, наприклад, які пункти трудових договорів були змінені. Для такої інформації можна передбачити спеціальну графу, наприклад:
