А1 Значимість проектного менеджменту
Проекти закінчувалися із запізненням, з перевищенням бюджету або з відхиленнями від вимог замовника
Керівники проектів користуються слабо стандартизованими процесами і прийомами, застосовуючи їх непослідовно
Управління проектами носить "реактивний" характер і не вважається заняттям, що приносить додаткову користь
Час, необхідний для попереджуючого управління проектом, не включається в робочий план, і отже, розглядається як накладні витрати
Проекти "успішні" незважаючи на недоліки планування і управління, які компенсуються постійним стресом і позаурочної роботою виконавців.
Хороша дисципліна управління проектами - це єдиний шлях подолання зазначених недоліків. Володіння хорошими навичками управління проектами саме по собі ще не означає, що у Вас не буде проблем. Це не означає, що ризики Вас минуть, і у Вас не буде ніяких сюрпризів. Справжнє значення проектного менеджменту в тому, що у Вас є стандартні процеси, що дозволяють впоратися з будь-якими несподіванками.
Процеси і прийоми управління проектами використовуються для того, щоб координувати ресурси з метою досягнення передбачуваних результатів. Разом з тим, необхідно відкрито усвідомлювати, що проектний менеджмент не є точною наукою і ніколи не дає гарантії успіху. Оскільки в проект, часто, втягується безліч людей і обставин, завжди можуть існувати складності і невизначеності, які неможливо повністю контролювати.
Проектний менеджмент є наукою в тій частині, яка стосується перевірених і повторюваних процесів і прийомів, спрямованих на досягнення проектом успіху. Він також є і мистецтвом, оскільки включає в себе керівництво і відносини з людьми, і відповідно, вимагає від керівника проекту застосовувати інтуїтивні навички в ситуаціях, які абсолютно унікальні для кожного проекту. Хороша методологія управління проектами надає підходи, процеси, процедури і прийоми для керівництва людьми і їх робочим навантаженням. Хороша методологія збільшує шанси бути успішним і, отже, являє собою цінність для організації, для проекту і для проектного менеджера.
Значимість проектного менеджменту визначається приблизно наступним чином. Для попереджувального управління проектом потрібен час і трудовитрати. Їх вартість багаторазово компенсується в ході виконання проекту за рахунок:
Швидшого і економного виконання проекту. Одним з найбільших переваг використання загальної методології є можливість повторного використання. Одного разу розроблені процеси, процедури і шаблони можуть бути використані (можливо з невеликими модифікаціями) у всіх майбутніх проектах. Це призводить до скорочення часу на запуск проекту, до прискорення "вростання" учасників команди проекту, а також до істотної економії часу за рахунок відсутності необхідності заново, "з нуля" розробляти процеси і шаблони безлічі документів в кожному проекті.
Економії трудовитрат і вартості при активному управлінні обсягом проекту. Багато проектів мають насилу керований обсяг, що призводить до додаткових трудовитрат і збільшення витрат. Використання кращих процесів управління проектами призводить до більш ефективного управління обсягом.
Кращих результатів, "відповідних" з першого разу, завдяки якісному плануванню. Багато проектів мають проблеми через розбіжності між тим, що очікує клієнт, і тим, що йому поставляє команда проекту. Використання методології призводить до кращого планування проекту, яке надає команді і спонсору проекту можливість перебувати в злагоді щодо основних продуктів, вироблених в проекті.
Більш оперативного вирішення проблем. Деякі команди проекту витрачають занадто багато часу і енергії, борючись з проблемами, тому що не знають, з чого починати їх рішення. Використання процесу попереджуючого управління питаннями допомагає забезпечити вирішення проблем настільки швидко, наскільки це взагалі можливо.
Дозволи майбутніх ризиків до того, як виникнуть проблеми. TenStep включає процеси виявлення та управління ризиками. Якісні процеси управління ризиками призводять до того, що майбутні проблеми ідентифікуються і усуваються ще до того, як вони дійсно стануть проблемами.
Більш ефективних комунікацій і управління очікуваннями між клієнтами, учасниками команди проекту і зацікавленими сторонами. Багато проблем проекту можуть бути виключені при наявності активних багатосторонніх комунікацій. Крім того, багато конфліктів, що виникають в проекті, породжуються зовсім не специфічними проблемами, а нерозумінням і несподіванками. Методологія TenStep фокусується на попереджувальних формальних та неформальних комунікаціях, які призводять до зниження числа несподіванок.
Створення високоякісного продукту з першого разу. TenStep містить процеси управління якістю і допомагає команді зрозуміти потреби замовника в термінах якості. Одного разу визначивши ці потреби, команда може застосовувати прийоми контролю якості та забезпечення якості, щоб задовольнити очікування замовника.
Поліпшеного управління фінансами. Це є наслідком кращого визначення проекту, кращого оцінювання, більш якісного бюджетування і кращого відстеження фактичних витрат щодо бюджету. Все це неминуче призводить до кращої фінансової передбачуваності й керованості.
Більш ранній зупинки "поганих" проектів. "Погані" проекти - це такі, які за показником рентабельності більш не мають сенсу. Проект може стартувати з хорошим прогнозом відносини вартість / результат. Проте, якщо проект запізнюється і перевищує бюджет, він може досягти порога, за яким його бізнес-обгрунтування вже не буде вірним. Ефективне управління проектом дозволяє побачити подібну ситуацію заздалегідь, так що у Вас буде можливість прийняти оптимальне рішення по переплануванню або припинення такого проекту.
Більшої опори на метрики і прийняття рішень на основі фактичних даних. Одним з найбільш витончених аспектів процесу TenStep є те, що він забезпечує керівництво, що полегшує збір метрик (вимірювання). Метрики надають об'єктивну інформацію, яка допомагає Вам достовірно визначити, наскільки ефективно і результативно Ваша команда працює, а також оцінити рівень якості поставлених результатів. Крім того, метрики надають Вам інформацію, необхідну для прийняття обгрунтованого висновку: були Ваші управлінські дії успішні чи ні.
Поліпшеною робочої атмосфери. Якщо Ваш проект більш успішний, Ви можете познайомитися з деякими нематеріальні переваги, пов'язані з Вашою командою. Ваші клієнти будуть більше залучені в проект, а команда проекту буде проявляти більше зацікавленості. Моральний дух буде вище, і команда проекту буде перейнята почуттям професіоналізму і самоповаги. Це повинно мати сенс. Люди, що працюють в проблемних проектах, схильні бути нещасними, тоді як люди в успішних проектах, навпаки, відчувають себе прекрасно і роблять роботу ще краще.
Люди, які скаржаться на те, що управління проектом - це великі накладні витрати, забувають про важливому моменті. Всі проекти, так чи інакше, управляються. Питання тільки в тому, наскільки ефективно вони управляються. наприклад:
Ваш проект збирається лицем до лиця зустрічати проблеми. Хочете Ви їх усувати упреждающе або будете розбиратися з ними по ходу справи?Чи збираєтеся Ви створювати якість в процесі створення результатів проекту або будете усувати помилки і проблеми пізніше, коли витрат буде потрібно значно більше?
Властивості проекту не стануть змінюватися в залежності від того, будете Ви застосовувати формалізовані процеси управління або не будете. Зміниться лише те, як Ви справляєтеся з різними подіями, що відбуваються по ходу виконання проекту. Чи збираєтеся Ви реагувати на них безсистемно і реактивно або все ж активно і упреждающе, на основі систематично виконуються процесів?
Загальновідомо, що організації, такі добре поставленим процесам, більш успішні, ніж інші. Іноді організації, що мають і виконують такі процеси, називають "процесно-орієнтованими". Ці організації при рівних умовах виконують більше роботи, причому, як правило, роботи більш вигідною, ніж інші. Вони також мають необхідні організаційні системи, які допомагають робити більш успішним кожного свого співробітника, включаючи керівників проектів.
Існує досить багато способів оцінити, наскільки добре Ваша організація слід стандартизованим процесам. Ймовірно, однією з найбільш відомих моделей оцінювання є Модель Технологічної Зрілості (Capability Maturity Model, CMMI), яка описана більш детально на сторінці A1.1 Модель Технологічної Зрілості CMMI.
Чому не всі застосовують ефективний проектний менеджмент
Після прочитання матеріалу до цього місця Ви могли здивуватися, чому ще не всі використовують такі хороші прийоми управління проектами. Або могли запитати себе, чому Ви самі до сих пір їх не використовуєте. Зазвичай, тому існує цілий набір причин.
Ваша організація Вас не підтримує. Дуже важко бути хорошим менеджером проекту в організації, яка не цінує навички управління проектами. Наприклад, якщо Ви приділили час створення документа "Статут проекту", а Ваш клієнт або начальник запитує, навіщо Ви даремно на це витрачали час - Ви, ймовірно, не будете надто піклуватися про процес планування свого наступного проекту. Щоб бути більш ефективною, організація в цілому повинна підтримувати загальний процес управління проектами.
Вам бракує необхідних навичок. Може виявитися, що недостатність процесів управління проектами - питання не стільки бажання, скільки знань і досвіду. Іноді людям пропонують керувати проектами без будь-якого навчання або стажування. У цих випадках, вони приречені боротися з проектом з останніх сил, не маючи необхідних інструментів і знань. щоб управляти проектом ефективно. Найчастіше це трапляється, коли в організації відсутній Офіс Управління Проектами (Project Management Office, PMO) або інший орган, який відповідає за підготовленість керівників проектів.
Старші керівники вважають, що проектний менеджмент - це програмне забезпечення. Коли Ви ставите питання про проектний менеджмент перед деякими керівниками, вони спочатку думають, що Ви намагаєтеся впровадити якусь програму, що дозволяє Вам краще управляти проектами. Насправді, якби це був інструмент, Вам було б набагато простіше переконати керівництво в його цінності. Навіть той факт, що в деяких аспектах управління проектами (наприклад, розробка робочого плану та управління ним) можуть використовуватися інструментальні засоби, це ще не доводить значущість проектного менеджменту. Дійсна значущість полягає в упорядкованому використанні надійних, узгоджених процесів.
Учасники команди побоюються контролю. Багатьом людям подобається мати можливість працювати творчо, з мінімальною опікою. Вони побоюються, що методи формального управління проектами приведуть до щільного контролю, який позбавляє роботу креативності та запалу. Певною мірою вони праві. Дійсно, загальні процеси і процедури виключають креативність в областях, де Ви б і не хотіли її мати. Наприклад, Вам не потрібно креативність, щоб боротися з неконтрольованим розростанням обсягу проекту. Вам необхідно всього лише слідувати стандартним процесам, які вже впроваджені.
Керівництво побоюється втратити контроль. Якщо Ви дійсно бажаєте ефективно впроваджувати дисципліну управління проектами у Вашій компанії, Ви зобов'язані делегувати певний рівень повноважень і влади менеджерам проектів. Деякі керівники організацій і підрозділів не бажають розлучатися навіть з частиною своїх повноважень. Такі керівники можуть мати намір призначити менеджерів проектів, щоб ті координували роботи, але в той же час, збираються самі приймати всі рішення і здійснювати повний контроль. Формальне управління проектами буде не можливо в організаціях, де подібні страхи превалюють.
Деякі з наведених вище побоювань природні і логічні, хоча інші, все ж, емоційні та ірраціональні. Незважаючи на те, що можуть існувати реальні причини сумніватися в застосовності формального менеджменту проектів, вони повинні бути подолані. Критерій тут можливий тільки один: якщо наслідком формального менеджменту проектів стало збільшення термінів їх виконання, збільшення їх вартості і зниження якості результатів, що досягаються - не має сенсу його використовувати.
На практиці, вірно зовсім протилежне. Використання надійних методів і процесів управління проектами забезпечить Вам велику ймовірність завершення проекту в термін, в межах бюджету і з прийнятним рівнем якості.
Тільки, як було сказано, застосовуючи процеси управління проектами, будьте розумні. Не варто впроваджувати процеси вартістю 10 мільйонів, якщо Ваш проект коштує всього 10 тисяч. Розгляньте всі аспекти управління Вашим проектом і побудуйте процеси, адекватні Вашим конкретним потребам.
Можливості придбання методології
Щоб успішно впровадити методологію управління проектами, спершу усвідомте для себе цінність того, що вона належним чином буде застосовуватися на Ваших проектах. Щоб успішно впровадити на підприємстві методологію управління проектами, по-перше, вона повинна у Вас бути. По-друге, вона повинна володіти практичною цінністю саме для Вашого підприємства, тобто давати максимальну віддачу при управлінні проектами, які для Вас є типовими. У переважній більшості випадків неуспіх впровадження методології буває пов'язаний з розчаруванням, наступаючим від її невідповідності специфіці підприємства і виконуваних ним проектів. Існує мудре правило: Велика методологія - для великих проектів, мала методологія - для малих проектів. Відступ від цього правила веде до дискредитації самої ідеї постановки управління проектами.
Якщо Вам необхідна хороша методологія управління проектами, існує два основних джерела.
Створити її самостійно. Ви можете розробити індивідуальну методологію, ідеально відображає філософію і передовий досвід Вашої організації. Багато організацій з різним успіхом продовжують займатися цим і донині.
Звичайно, якщо Ви купуєте методологію, Вам все ще потрібно підганяти її під специфічні потреби Вашої організації. При цьому, здавалося б, виявляються переваги можливості №1. Але витрати часу і коштів на таку підгонку виявляються незрівнянно менше витрат на самостійну розробку якісної методології, в чому і полягає істотна перевага можливості №2.