Ще Альберт Ейнштейн помітив, що людям подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією відразу слід результат. Саме через віддаленість результату в часі людям властиво зволікати з виконанням великих і непростих завдань.
Важливим пунктом в системі планування є контроль за раціональним використанням робочого часу. Це дає керівникові можливість виявляти резерви для подальшого вдосконалення своєї роботи і раціонального використання робочого часу.
У процесі індивідуального планування і управління своєю діяльністю керівник краще пізнає свою роботу, ресурси і можливості співпраці; отримує обґрунтовані дані про свої права, обмеження та про використання робочого часу. В результаті керівник пізнає самого себе, що дозволяє не просто працювати, а досягти високих результатів.
Пропонуємо сформульовані нами десять "золотих" правил, виконання яких допоможе вам добитися кращої організації вашої роботи і успішного планування свого часу.
- Формуйте робочі блоки, в які ви будете включати виконання великих або подібних за характером завдань.
- Навмисно усамітнюйтеся і встановлюйте неприйомні години.
- При проведенні переговорів встановлюйте регламент, а також визначайте необхідні витрати часу для виконання певних завдань.
Тривалість виконання тієї чи іншої роботи зазвичай залежить від наявного в розпорядженні часу. Чи не кожна ділова людина скаржиться на занадто затяжні і малорезультативні переговори. Обговорювати слід все, що необхідно, але не більше години. Цього часу цілком повинно вистачити для того, щоб вислухати всі точки зору і прийняти основні рішення. Часом ділові зустрічі перетворюються на непотріб "балаканину". Найчастіше їх призначають на 10 годину ранку, і переговори тривають до обіду. Тим часом, якщо зустріч призначати на 11 годину ранку, то вона також неодмінно закінчиться до обіду, причому, можливо, з кращим результатом. Отже, слід встановлювати жорсткі часові рамки при проведенні переговорів, нарад і т.п. Час - гроші, і якщо останні постійно вважають, то витрати часу, в кінцевому підсумку теж мають своє грошове вираження, враховують вкрай рідко.
- Дотримуйтеся принципу встановлення пріоритетів при виконанні всіх видів робіт.
Ніхто не в змозі впоратися з усіма справами, які необхідно або хотілося б зробити. Широко поширеним явищем і проблемою є прагнення зробити відразу занадто багато справ. Однак в добі лише 24 години. Щоб якось розтягнути свій робочий день, деякі прихоплюють, в разі крайньої необхідності ще й частину ночі. Не забувайте, що стрес виникає не від того, що ми зробили, а від того, що ми не встигли зробити. Нас пригнічує свідомість того, що ми не встигли закінчити роботу. Єдина можливість впоратися з потоком завдань, ділових зустрічей, домовленостей - це чітко і однозначно встановити для них пріоритети, орієнтуючись на досягнення власних цілей і виконання дійсно важливих справ. Завдяки цьому можна найкращим чином використовувати кожен день, годину і хвилину. В першу чергу доцільно братися за ту справу, якій відводиться пріоритет № 1.
- По можливості виконуйте тільки дійсно важливі справи (Принцип Парето).
Вільфредо Парето в XIX в. виявив, що лише невелика частина результату будь-якої діяльності є справді щось важить. Так, наприклад, 80% успіху фірми досягається завдяки лише 20% клієнтів або тільки в 20% тексту статті або циркулярного листа міститься 80% всієї інформації. Якщо ми при читанні, на нарадах, при занесенні даних в комп'ютер і т.п. обмежимося тим, що є дійсно важливим, то, використавши лише 20% свого робочого часу, ми отримаємо 80% результату. Головна складність полягає в тому, щоб виявити ті 20%, від яких залежить успіх справи. В даному випадку мале вирішальним чином визначає багато!
- Повною мірою використовуйте делегування як оплачувану послугу.
- Великі завдання виконуйте невеликими частинами (тактика "нарізування салямі").
Ще Альберт Ейнштейн помітив, що більшості людей подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією відразу слід результат. Саме через те, що результат віддалений за часом, людям властиво "ухилятися" від великих і непростих завдань або зволікати з їх виконанням, інакше кажучи, відкладати їх "в довгий ящик". Навіть сильно зголоднівши, людина не в змозі з'їсти відразу цілого бика, він може щодня з'їдати приблизно два біфштекси. Цілі і проекти також слід ділити на невеликі порції і виконувати їх протягом досить тривалого часу, кожен день відводячи на цю роботу приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної мети виявляться і певні результати, які будуть стимулювати виконання решти завдань.
- Головні завдання виконуйте рано вранці (відчуття успіху).
- Свідомо враховуйте в робочих планах коливання рівня працездатності.
Матеріал публікується в скороченому перекладі з англійської.