Кожне засідання, нараду і ділова зустріч вимагають процедури протоколювання. У цьому матеріалі ми детально розглянемо зразки протоколів, а також розповімо про правила їх оформлення.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- в яких випадках потрібно протоколювання;
- які існують зразки протоколів;
- як здійснюється складання документа;
- оформлення і протоколювання.
У яких випадках потрібно протоколювання
Багато співробітників секретаріату не з чуток знають, що оформлення і складання протоколу є довгим і виснажливим заняттям. Пов'язано це з тим, що даний документ містить в собі величезну кількість інформації, обсяг якої не обмежується однією-двома сторінками. Крім того, щоб оформлення зразка протоколу було найбільш коректним, а сам документ більш інформативним, необхідно приступити до даного процесу якомога раніше. Однак для цього, перш за все, необхідно розуміти, в якому випадку буде потрібно складання даної документації. З цієї причини ми розглянемо основні події, в ході яких буде потрібно вести протокол (зразок доступний для скачування).
Відомо, що нарада є одним з найважливіших подій в життєдіяльності будь-якої організації. Воно може бути як плановими, які організовуються через певні часові проміжки, так і носити строковий характер.
Зручність проведення планових нарад (раз на місяць, квартал, півріччя) полягає в тому, що секретар має можливість завчасно скласти програму наради, визначити хід заходу, які виступають і кількість питань. Наявність такої інформації дозволяє завчасно приступити до оформлення форми протоколів.
В даному випадку важливо розуміти, що в ході наради завжди розглядаються поточні питання і завдання, які потребують вирішення. Саме це і є основою протоколу, а точніше, розглянуті питання, прийняті рішення, відповідальні особи і т.д.
Існують різні види даного заходу: засідання колегіальних органів, акціонерів, експертної комісії і т.д. При цьому в даному випадку абсолютно необов'язково наявність будь-яких поточних питань, які потребують вирішення. Навпаки, як правило, засідання носить більш розлогий і довгостроковий характер. Наприклад, в ході даного заходу можуть визначатися напрямок діяльності організації на найближчі роки, підведення підсумків ефективності підприємства і т.д. Простіше кажучи, нарада вирішує поточні питання, а на засіданні розглядаються загальні питання, що стосуються політики організації і її діяльності.
Важливо розуміти, що протокол засідання також повинен фіксувати хід заходу. При цьому в рамках події можуть бути відсутніми будь-які рішення, проте хід обговорення різних питань повинен бути відображений у відповідному документі.
Відзначимо, що засідання експертної комісії має проводитися регулярно (раз на рік) з метою розгляду щорічно виникаючих питань. Наприклад, засідання щодо розгляду нової номенклатури справ, опису особистих справ, документів, виділених до знищення і т.д. В даному випадку кожне прийняте рішення ЕК має фіксуватися в протоколі, в іншому випадку ті ж самі кроки знищення документів може стати незаконною при відсутності основного документа (в даному випадку протоколу). При цьому форма протоколу засідання комісії може практично не змінюватися з року в рік.
Читайте по темі в електронному журналі
Зразок протоколу засідання
Бланк протоколу зборів дуже схожий з документуванням засідання. Головна відмінність документів складається в самому заході: якщо в засіданні беруть участь відповідальні особи, то збори можуть відбуватися серед всіх працівників організації. З цієї причини кількість учасників події може в рази перевищувати аудиторію засідання, як і тривалість заходу. У зв'язку з цим доцільно фіксувати все, що відбувається за допомогою записуючих засобів. Надалі на їх підставі заповнюється заздалегідь складена форма протоколу зборів.
Відзначимо, що протокол зборів (зразок наведено нижче) не повинен містити докладні висловлювання всіх присутніх. Як правило рішення на заходах такого масштабу приймаються за допомогою голосування. В такому випадку протоколювання складається з озвучених питань і результатів голосування з прийнятими рішеннями.
Приклад протоколу зборів
зразки протоколів
Крім того, що протоколи, зразка яких ми розглянемо, розрізняються по різновиду заходи, вони також можуть мати повну і коротку форму. Пропонуємо розглянути, в чому полягають їх відмінності.
Коротка форма
Даний вид протоколювання містить інформацію про розглянутих питаннях і прийняті рішення. Також в короткому протоколі вказуються прізвища виступили і відповідальних за прийняті рішення осіб. Коротка форма не фіксує повних хід події, а лише дає інформацію про прийняття рішень з певних питань.
Короткий протокол зразок
повна форма
Дана форма протоколу містить більш детальну інформацію про хід заходу. Можна сказати, що в даному випадку в документі відображається в хронологічній послідовності всі подія. Крім того, повне протоколювання має на увазі і докладний виклад доповідей і виступів учасників, їх позицію, що пролунали думки і питання.
Повний протокол зразок
стенографічний форма
Представлений зразок протоколу заповнюється на підставі стенограми заходи або диктофонного запису. Обсяг даного документа значно перевищує вищевказані форми, так як дослівно описує захід. Простіше кажучи, всі висловлювання, доповіді і питання, озвучені в ході заходу, фіксуються в даній формі.
складання документа
Зразок складання протоколу передбачає розбиття тексту на дві частини: вступну та основну. Документ починається зі слова "голова". Воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери. Після тире вказують прізвище голови, ініціали. Так само оформляється слово «секретар». наприклад,
Голова - Матвєєв В.І. Секретар - Іванова СБ України.
Далі йде перерахування присутніх. Після необхідно перерахувати прізвища запрошених осіб із зазначенням їх посад. Також відзначимо, що на розширених зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх осіб їх склад вказується лише кількісно, а список прізвищ надалі прикладається до протоколу.
Зразок заповнення протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному пункті можуть бути такі частини: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ). Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка, і таким чином вони візуально розбивають текст.
Протокол (приклад складання)
Оформлення та протоколювання
Тільки правильно порядок оформлення протоколу (зразок наведено нижче) в повній мірі може забезпечити юридичну силу рішень, підставою для прийняття яких стало засідання, нараду або збори. В даному випадку основи оформлення і протоколювання допоможуть вам розібратися в даній процедурі.
Приклад оформлення протоколу є основним розпорядчим документом колегіального управління та майже завжди оформляється як багатосторінковий документ. Тому при оформленні першого листа необхідно використовувати загальний бланк організації або підприємства, а якщо зразок оформлення протоколу відсутній, то документ оформляється на аркушах паперу формату А4 з розташуванням реквізитів за зразком загального бланка.
Нижче представлений протокол, завантажити зразок якого ви можете за посиланням.